Projectmanager ondersteuning pDGH

Het Ministerie van Financiën heeft de ambitie om een toekomstbestendige en robuuste Informatiehuishouding (IHH) te realiseren. De afdeling IHH speelt hierin een cruciale rol. Zij ondersteunt medewerkers en processen met expertise, instrumenten en advies over informatiebeheer en stimuleert actief informatiebewustzijn binnen de organisatie. Deze inspanningen zijn onderdeel van de bredere doelstelling om de kwaliteit van beleidsdossiers binnen het ministerie structureel te verbeteren, in lijn met de verplichtingen onder de Archiefwet en de Wet open overheid (Woo).

Het programma ‘Beleidsdossiers op Orde’ heeft als doel de beleidsdossiers binnen pDGH (programma directoraat-generaal Herstel) te verbeteren, structureren en toegankelijk te maken. Dit is van groot belang voor de wettelijke en maatschappelijke vereisten van de hersteloperatie, die sinds 1 januari 2022 officieel van start is gegaan.

2. Functieomschrijving

Als Projectmanager ‘Beleidsdossiers op Orde’ werk je bij het programma directoraat-generaal Herstel (pDGH). In deze functie ben je verantwoordelijk voor het verbeteren en structureren van de beleidsdossiers binnen pDGH, zodat deze voldoen aan de geldende wet- en regelgeving. Je werkt in een dynamische en maatschappelijk urgente omgeving waar je de inhoud en uitvoering van dit project aanstuurt en begeleidt.

Hoofdtaken en verantwoordelijkheden:

• Analyseren en opstellen van een projectplan: Samen met het IHH-team analyseer je de huidige situatie bij pDGH en stel je een overkoepelend projectplan op. Het doel is dat alle medewerkers hun dossiers gaan beheren volgens de geldende richtlijnen. Je werkt agile en resultaatgericht.

• Onderzoek en vertalen van regelgeving: Je begeleidt het onderzoek naar de aard en omvang van informatie binnen het beleidsdepartement, verspreid over verschillende systemen zoals netwerkschijven, SharePoint en andere omgevingen. Je zorgt ervoor dat de informatie archiefwaardig is en dat deze duurzaam wordt opgeslagen, in lijn met de Archiefwet en interne kaders.

• Opschonen en classificeren van informatie: Je stuurt op het opschonen van overbodige informatie (zoals duplicaten en conceptversies) en maakt gebruik van tooling om onbeheerde informatie te classificeren en ordenen.

• Leiden en stimuleren van cultuurverandering: Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en het stimuleren van de cultuurverandering binnen pDGH. Dit omvat het verbeteren van het beheer van dossiers en zorgen voor de borging van deze verbeteringen na afloop van het project.

• Rapporteren aan het management: Je bent verantwoordelijk voor het rapporteren van de voortgang aan het MT-IHH, MT-CDIO, de directeur CDIO en MT-pDGH. Je bewaakt de voortgang van het project, signaleert knelpunten en afwijkingen, en neemt passende maatregelen.

• Uitwerken van beleidsnotities en samenwerkingsovereenkomsten: Je zorgt voor het uitwerken en opstellen van beleidsnotities, samenwerkingsafspraken en draagt bij aan besluitvorming.

• Zorg voor een warme overdracht: Je zorgt ervoor dat de resultaten van het project op een duurzame manier worden overgedragen aan de lijnorganisatie, zodat het beheer van dossiers in de toekomst wordt voortgezet.

3. Vereisten en Competenties

Kennis en ervaring:

• Ervaring in complexe trajecten op het gebied van digitale archivering en informatiebeheer.

• Inhoudelijke kennis van de Archiefwet en Wet open overheid (Woo), en ervaring met het toepassen van deze wetgeving binnen een overheidsorganisatie.

• Ervaring met projectmanagement in een veranderende en bestuurlijk complexe omgeving.

• Kennis van tools en technieken voor het classificeren en opschonen van informatie.

Competenties:

• Analytisch sterk: Je kunt snel verbanden leggen, problemen identificeren en tot de kern komen.

• Pragmatisch en oplossingsgericht: Je zoekt naar werkbare oplossingen voor complexe vraagstukken en weet het project op de juiste koers te houden.

• Leiderschap: Je bent in staat om het projectteam te leiden, bij te sturen waar nodig en iedereen te motiveren om gezamenlijke doelen te behalen.

• Communicatief vaardig: Je hebt uitstekende communicatieve vaardigheden en weet je adviezen en beleidsnotities helder over te brengen aan verschillende stakeholders.

• Resultaatgericht: Je streeft naar concrete resultaten en zorgt ervoor dat het project tijdig en volgens de afgesproken normen wordt afgerond.

4. Aanbod

• Uitdagende functie binnen een maatschappelijke urgente organisatie die zich richt op herstelmaatregelen.

• Samenwerking met diverse stakeholders binnen het ministerie en andere overheidsorganisaties.

• Werken in een dynamische, veranderlijke omgeving waarin je direct kunt bijdragen aan de verbetering van het informatiebeheer.

• Flexibele werkuren en de mogelijkheid om gedeeltelijk hybride te werken.

De wensen