Projectleider Veiligheidsregio Limburg-Noord

Context en achtergrond opdracht 

In de periode 2020-2021 heeft de technische implementatie van Microsoft 365 (M365) plaatsgevonden binnen VRLN. Hierbij zijn alle afdelingen zoveel mogelijk één op één gemigreerd naar een nieuwe werkomgeving in Teams en SharePoint. Daarbij is de informatie van de netwerkschijf integraal meegenomen. De hoofdmoot van de migratie is eind 2021 afgerond.

Microsoft Teams en SharePoint zijn niet zomaar een vervanger van de netwerkschijf. Ze bieden een nieuwe manier van samenwerken met talloze mogelijkheden. Afgezien van de verdere inrichting, is de overgang ook vooral een kwestie van adoptie: ervoor zorgen dat eindgebruikers het platform kunnen en willen gebruiken. Voor beide is tot op heden beperkt aandacht geweest. Mede door corona lag de focus in FRIS op de technische implementatie.

VRLN ziet dat het een aantal risico’s met zich meebrengt als zonder kaders, afspraken en verdere inrichting verder wordt gewerkt. Namelijk:

·      Medewerkers raken het overzicht kwijt en werken veel minder efficiënt en effectief;

·      Teams gaan zelf aan de slag met de inrichting, naar eigen inzicht en niet volgens kaders;

·      Informatie gaat verloren in het steeds maar uitdijende samenwerkingsplatform (bloemkool);

·      Informatie blijft langer bewaard dan strikt noodzakelijk of wettelijk toegestaan, óf wordt onbedoeld of ongecontroleerd verwijderd (AVG en Archiefwet);

·      Beveiliging is niet dekkend of verschillend geregeld, (gevoelige) informatie is onbedoeld toegankelijk (BIO/NEN7510);

·      Op termijn oplopende kosten voor opslag in de cloud;

·      Slechte of geen eenduidige zoekresultaten.

Gezien de tijd die is verstreken sinds de technische implementatie, komen een aantal van deze risico’s in de praktijk al tot uiting. Hoe langer VRLN wacht, hoe groter de opgave om hier nog grip op te krijgen. De gebruikers hebben bovendien behoefte aan duidelijke kaders, richtlijnen en spelregels voor het werken met M365. De urgentie om met dit project aan de slag te gaan is dan ook hoog.

Opdrachtomschrijving

Het ontwikkelen én implementeren van een standaard samenwerkingsomgeving in Teams en SharePoint, binnen de context van:

·      Het M365 platform en de integratie met applicaties die daar deel van uitmaken;

·      Het informatie- en applicatielandschap van VRLN.

Het project moet de volgende resultaten en eindproducten opleveren:

·      Inpassing M365 in informatie- en applicatielandschap van VRLN (architectuur);

·      Kaders en richtlijnen voor werken met M365 vanuit diverse disciplines;

·      Inrichting van standaard werkomgevingen in Microsoft Teams en SharePoint;

·      Gebruikersadoptie en -training georganiseerd, inclusief handleidingen en instructies;

·      Governance en beheer (functioneel, technisch) en bijbehorende processen ingeregeld;

·      Aan de hand van een migratiestrategie het migreren van bestaande omgevingen.

De gebruikersadoptie is een continu proces dat ook ná afronding van het project aandacht nodig heeft, mede gezien de voortdurende doorontwikkeling van het M365 platform.

De scope van het project is ontwikkelen én implementeren van een standaard samenwerkingsomgeving in Teams en SharePoint, binnen de context van het M365 platform en het informatie- en applicatielandschap van VRLN.

De scope omvat een aantal onderdelen, namelijk:

·      Architectuur

·      Governance

·      Inrichting standaard werkomgevingen

·      Gebruikersadoptie en -trainingen voor het werken met de standaard werkomgeving

·      Migratie bestaande werkomgevingen

·      Communicatie

De focus ligt op een standaard samenwerkingsomgeving die passend is voor het grootste deel van de organisatie (80-20 regel). Sommige organisatieonderdelen zullen om meer functionaliteit vragen. Als de behoefte afwijkt van de standaard samenwerkingsomgeving én de kaders die zijn gesteld, dan vallen die buiten de scope van het project. In een later stadium zullen die behoeften geadresseerd moeten worden in een daarvoor bestemd gremium. De VRLN-brede kaders en richtlijnen die uit dit project voortkomen, zullen wel leidend zijn in die trajecten.