Programmasecretaris voor de werkorganisatie Energietafel W-O - Freelance opdracht in Zwolle

Vanwege het vertrek van de huidige secretaris zoeken we in opdracht van de programmamanager van de Energietafel W-O een programmasecretaris voor deze Energietafel W-O. De secretaris valt daarmee onder de verantwoordelijkheid van de programmamanager.

Als programmasecretaris ondersteun je de werkorganisatie van de Energietafel W-O bij het uitvoering geven aan de opgaven. Je belegt de vergaderingen voor de ambtelijke- en bestuurlijke energietafels, de Stuurgroep, de Adviesgroep en het Kernteam en verzorgt de bijbehorende agenda’s, documenten en de verslagen. Deze overleggen vinden in een vaste volgorde plaats. Voor 2026 zijn 5 series van vergaderingen gepland. Naast deze gremia is er ook de werkgroep RSAB (raad/staten/AB-leden) die circa 2 maal per jaar bij elkaar komt. Ook daarvoor organiseer je op hun verzoek de overleggen.

Waar nodig organiseer je ook andere afspraken voor overleggen/bijeenkomsten waar meerdere deelnemers bij betrokken zijn. De vergaderingen zijn fysiek en vinden plaats in Zwolle en omgeving. Je bent tevens verantwoordelijk voor de archivering van de verslagen en andere documenten die van belang zijn. Je organiseert de online omgeving voor de leden van het Kernteam waar gezamenlijk aan documenten kan worden gewerkt. Daarnaast ben jij degene die belangrijke documenten checkt op onvolkomenheden.

Je werkt nauw samen met de programmamanager maar bent zelfstandig in het uitvoeren van je taken. Voor de organisatie ben je de spin in het web.

Zwolle is partner in de Energietafel West-Overijssel (voorheen Regionale Energie Strategie West-Overijssel) waarin 11 gemeenten, de provincie, waterschappen, netbeheerders en maatschappelijke partners samen aan de energietransitie werken. Zwolle vervult in dit samenwerkingsverband de rol van contractpartner en kasbeheerder.

Voor de Energietafel W-O staat het jaar 2026 en verder in het teken van het uitvoering geven aan de opgaven uit de Samenwerkingsagenda Energie W-O die begin 2026 door alle partners is vastgesteld . Onderwerpen in deze Samenwerkingsagenda zijn: warmte, netwerk, energie&ruimte, monitoring en participatie. Voor ieder onderwerp is beschreven aan welke (deel)opgaven de energieregio de komende jaren gezamenlijk werkt, wat het beoogd resultaat is en hoe ze dat gaat doen. De opgaven in de Samenwerkingsagenda zijn onderdeel van een grotere opgave voor heel Overijssel. De energieregio West-Overijssel werkt dan ook samen met de energieregio Twente.

Deze regionale samenwerking wordt georganiseerd door de werkorganisatie Energietafel W-O. Dit bestaat uit de Ambtelijke Energietafel, het communicatieplatform en het Kernteam. Het Kernteam is de centrale spil en bestaat uit een programmamanager, een programmasecretaris, een communicatieadviseur en thematrekkers voor de thema’s Warmte, Netwerk en Energie&Ruimte. Daarnaast zijn er verschillende projectleiders actief op projecten..

Het Kernteam kent een tweewekelijks afstemmingsoverleg waarin aanpak en proces gezamenlijk wordt vormgegeven en de voortgang wordt besproken. Afstemming met de partners vindt plaats via de Ambtelijke Energietafel (ambtelijke vertegenwoordiging van de partners) en de Bestuurlijke Energietafel (bestuurlijke vertegenwoordiging van de partners). De Stuurgroep (afvaardiging vanuit de Bestuurlijke Energietafel) stuurt op voortgang en het proces. Daarnaast zijn de maatschappelijk partners in de Adviesgroep vertegenwoordigd. De vraagstukken voor de verschillende opgaven worden in de verschillende gremia geagendeerd.

• De inschrijver voldoet aan de gestelde uitvoeringsvoorwaarde zoals bovenaan benoemd in de uitvraag.

• De kandidaat beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal MBO-niveau.

• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare relevante werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaris voor projecten en/of programma’s bij een overheidsinstelling.

• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• De kandidaat heeft minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de regio West-Overijssel en is bekend met (een deel van) de betrokken partners in de energieregio W-O, waarbij deze bekendheid expliciet is toegelicht in de werkervaring.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar met onderwerpen binnen de energietransitie.

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het werken voor bestuurlijke gremia, waarbij dit expliciet is toegelicht in de werkervaring.

• De kandidaat beschikt over een aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal HBO-bachelorniveau.

• Je bent communicatief vaardig zowel schriftelijk als mondeling.
• Je bent service gericht en overziet de taken in relatie tot de planning en verzorgt tijdig de benodigde stukken.
• Je weet e.e.a. goed te organiseren.
• Je werkt gestructureerd en nauwkeurig. Daarnaast ben je proactief en neemt actie waar nodig, werkt zelfstandig en hebt aan een half woord genoeg.
• We zijn een stevig team dat voor een forse opgave staat, enig gevoel voor humor is nodig om hier goed op aan te sluiten.

• Duur: Tot en met 31 december 2026
• Opties verlenging: 1 maal 12 maanden
• Uren per week: Gemiddeld 16 uur per week met een maximum van 592 uur
• Start: 16 maart 2026
• Opleidingsniveau: MBO+
• Regio: Overijssel

Werkdagen
Is hybride werken mogelijk: Ja
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Op donderdag werken we een dagdeel of een hele dag samen aan de opgaven en hebben we ons wekelijks afstemmingsoverleg. We vragen een flexibele inzet op de andere dagen om tussendoor af te stemmen, stukken te lezen en/of aan te leveren. Drukke en rustige periodes wisselen elkaar af.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op dinsdag 17 februari 2026. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op vrijdag 13 februari 2026 bericht.