Programmamanager (Basis op Orde) - Freelance opdracht

Context en aanleiding

Om de strategische doelstellingen uit de Meerjarenstrategie (MJS) te realiseren, is een stabiele, betrouwbare en toekomstbestendige interne dienstverlening onontbeerlijk, die het primaire proces en de opdrachtverantwoordelijken op een adequate en voorspelbare wijze ondersteunt. In dat kader is de visie Basis op Orde vastgesteld.

Binnen deze visie vormen ketengericht werken en de inrichting van een centraal Serviceplein het fundament voor de verdere professionalisering van de interne dienstverlening. De uitvoering van de visie beslaat meerdere jaren en betreft een expliciete, organisatiebrede veranderopgave. In 2026 ligt de nadruk op het inzichtelijk maken en realiseren van concrete quick wins en op het prioriteren en aanpakken van de meest urgente knelpunten die het primair proces ervaart in de interne dienstverlening.

Parallel hieraan wordt gewerkt aan het versterken van datagedreven werken en het verbeteren van processen en samenwerking tussen Bedrijfsvoering en het primair proces. Dit gebeurt via een samenhangend pakket van concrete, beheersbare verbeteringen in processen, systemen (met name AFAS) en governance. In de gekozen aanpak is nadrukkelijk ruimte voor gerichte experimenten, met als doel de visie Basis op Orde stapsgewijs te concretiseren en duurzaam te verankeren in de dagelijkse praktijk.

Doel van de functie

Het primaire doel van de functie in het eerste jaar is het realiseren van concrete verbeteringen in de interne dienstverlening door:

• Het oplossen van acute knelpunten die het primair proces ervaart;
• Het leggen van een duurzame basis voor ketengericht werken;
• Het inrichten en operationaliseren van het Serviceplein;
• Het realiseren van de CRM-module binnen AFAS als ondersteunend instrument.

De programmamanager vervult in deze fase nadrukkelijk een uitvoerende en veranderkundige rol, naast de programmatische verantwoordelijkheid. Tegelijkertijd bereidt de programmamanager de verdere meerjarige uitrol van het programma Basis op Orde voor, vastgelegd in een samenhangend en bestuurlijk gedragen programmaplan voor 2027 en verder.

Positie en rol

De programmamanager Basis op Orde is verantwoordelijk voor de inrichting, realisatie en borging van het meerjarige programma Basis op Orde, conform het vastgestelde visiestuk. De programmamanager opereert op het snijvlak van strategie, verandering en uitvoering en rapporteert aan een gedelegeerd opdrachtgever.

De programmamanager fungeert daarbij als verbindende schakel tussen beleid en uitvoering, en tussen Bedrijfsvoering, het primair proces en ondersteunende disciplines zoals ICT en informatiemanagement. De programmamanager overziet het geheel, brengt samenhang aan tussen parallelle initiatieven en weet afzonderlijke verbeteringen te verbinden tot een consistent en uitvoerbaar programma.

De programmamanager is een hands-on leidinggevende met uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk, en beschikt over ruime ervaring met complexe veranderopgaven binnen de bedrijfsvoering van de Rijksoverheid. Vanuit deze rol weet de programmamanager belangen te overbruggen, gezamenlijke doelen te articuleren en betrokkenen te verbinden, met als resultaat duurzame verbeteringen die daadwerkelijk worden gedragen en toegepast in de praktijk.

Scope (eerste jaar)

De scope van de opdracht omvat in ieder geval:

• Het realiseren van minimaal twee en maximaal vier geprioriteerde verbeteringen, zoals geïdentificeerd in het interne Klanttevredenheidsonderzoek (KTO) en voortkomend uit de AFAS-backlog.
• Het inrichten van een CRM-module in AFAS.
• Het actualiseren en verduidelijken van procesbeschrijvingen als gevolg van wijzigingen in bestaande processen, mede in relatie tot de AFAS-implementatie en het versterken van de productowner-rol.
• Het uitvoeren van kleinschalige experimenten om ketengericht werken en dienstverlening in de praktijk te toetsen en te verbeteren.
• Het actief creëren van draagvlak voor veranderingen binnen zowel Bedrijfsvoering als het primair proces.

Werkzaamheden eerste jaar

In het eerste jaar ligt het zwaartepunt bij de concrete inrichting en uitvoering van verbeteringen in de interne dienstverlening. Governance, cultuur en stakeholdermanagement zijn hieraan ondersteunend en randvoorwaardelijk.

1. Hands-on inrichting en uitvoering

• Inrichten en begeleiden van de implementatie van de CRM-module binnen AFAS.
• (Mede)inrichten en operationaliseren van het Serviceplein.
• Begeleiden van pilots binnen één of meer ketens (bijvoorbeeld Lead-to-Decharge).
• Opzetten van triage, workflows, KPI’s en dashboards.
• Organiseren en begeleiden van eerste PDCA-cycli en verbeterstructuren.
• Fungeren als sparringpartner voor ketenregisseurs en de productowner AFAS.

2. Governance, rollen en besluitvorming

• Implementeren van het vastgestelde governancemodel.
• Ondersteunen en versterken van ketenregisseurs, productowners en lijnmanagers.
• Voorbereiden en deelnemen aan de programboard.

3. Verandermanagement en cultuur

• Leiden van de organisatieverandering van silo- naar ketengericht werken.
• Creëren van draagvlak, eigenaarschap en gedeelde verantwoordelijkheid.
• Actieve communicatie over doelen, voortgang en behaalde resultaten.
• Aandacht voor houding en voorbeeldgedrag: samenwerken, leren en verbeteren.

4. Stakeholdermanagement

• Verbinden van Bedrijfsvoering, primair proces, ICT/AFAS en management.
• Optreden als gezaghebbend gesprekspartner voor directieraad, opdrachtverantwoordelijken, lijnmanagement en interne specialisten en key-users.
• Signaleren van spanningen tussen lijn en keten en deze constructief oplossen.