Programma management officer Horizon

Opdrachtomschrijving
De programma management officer is verantwoordelijk voor de ondersteuning van de realisatie en implementatie, zowel organisatorisch als functioneel/technisch en wordt aangestuurd door en is rechterhand van de programmamanager. De programma management officer is verantwoordelijk voor de ondersteuning zodat de resultaten conform afgesproken eisen (tijd, kwaliteit en budget) worden opgeleverd, werkt nauw samen met de programmadirecteur, programmamanager en de projectleiders en stuurt de verschillende betrokken partijen/personen aan. De werkzaamheden omvatten onder meer het ondersteunen van:

• het verder inrichten en uitbouwen van het project management office voor het programma Horizon
• het bewaken en uitvoeren van de werkzaamheden binnen de scope van het programma en de vooraf gestelde randvoorwaarden van tijd en budget en conform vooraf gestelde kwaliteitseisen en in afstemming met het programmabureau en programmamanager
• het voeren van een gedegen stakeholdermanagement
• het zorgen voor een goede (middelen)planning, de inzet van personeel en de aansturing van het programma en bijbehorende projecten
• het definiëren en bewaken van randvoorwaarden die het functioneren van het team mogelijk maken
• het signaleren van factoren die bedreigend zijn voor de continuïteit en/of de kwaliteit van het programma en het ondernemen van actie ter voorkoming en beheersing van deze risico's
• het bewaken van de kwaliteit van het proces en de op te leveren producten binnen het programmateam
• het aansturen van de te contracteren rijks- en externe leveranciers en het monitoren van de voortgang bij deze leveranciers
• het afstemmen en monitoren van de voortgang
• het bewaken van programmabudget (financiële rapportage) en de business case
• het adequaat escaleren van problemen
• het overleg voeren met diverse belanghebbenden
• rapportages aan de stuurgroep

Achtergrond opdracht
De directie UDAC/Informatie en Exploitatie (IenE) verbindt vanuit helikopterview data, systemen en mensen. IenE zorgt voor slimme integratie van systemen binnen en buiten het departement, heeft veel kennis en zit vroeg aan tafel bij de vorming van beleid. Het team projecten zorgt voor de programma- en projectmanagement van alle veranderingen binnen IenE met een I-component.

Deze aanvraag betreft het programma Vernieuwing Generieke Processen (Horizon). Dit programma optimaliseert de generieke financiële bedrijfsvoeringprocessen in samenhang met de modernisering van het ondersteunende bedrijfsvoeringsysteem van IenW. Als onderdeel van de opdracht moeten de volgende doelen worden bereikt:

• Een modern, op basis van best practices, standaard IenW bedrijfsvoeringsysteem dat IenW's generieke processen efficiënt en effectief ondersteunt en waarmee de continuïteit op de korte én lange termijn geborgd is.
• Vereenvoudigde, uniforme, standaard en optimaal ingerichte bedrijfsvoeringprocessen ondersteund binnen de mogelijkheden van het standaard Bedrijfsvoeringsysteem.
• Het systeem mag niet de reden zijn voor een ADR bevinding.
• De medewerkers zijn zorgvuldig begeleid bij het adopteren van de nieuwe manier van werken. De oplossingen zijn geborgd door de kennis.


Eisen

Uitsluitend Nederlandstalige cv’s met een max van 5 pagina’s kunnen meegenomen worden in de selectie.


Minimaal in bezit van een HBO diploma
IPMA-C of gelijkwaardig certificaat
Min. 3 jaar aantoonbare ervaring met project-/programmamanagement op het gebied van systeemimplementaties, procesoptimalisaties
en bijbehorende verandering
Min. 3 jaar aantoonbare ervaring met het uitvoeren van veranderopdrachten bij de (Rijks)overheid
Min. 3 jaar ervaring met stakeholdermanagement



Wensen

• Ervaring met het begeleiden van en creeren van draagvlak bij medewerkers, management en bestuurlijk management.
• Gedeeltelijk vanuit huis werken behoort in overleg tot de mogelijkheden (hybride werken).
• Voor deze functie gaan wij uit van ongeveer 3 dagen per week aanwezigheid op locatie, aangezien de opdracht gaat over verandermanagement, het meenemen van de organisatie(onderdelen) en realiseren van actieve betrokkenheid van stakeholders, bijvoorbeeld in de vorm van workshops op locatie, en het creëren van draagvlak waarvoor aanwezigheid ook gewenst is.


Competenties


• Organisatie- en bestuurssensitiviteit
• Omgevingsbewust
• Netwerken
• Overtuigingskracht / motiveren
• Creativiteit
• Besluiten nemen / daadkrachtig
• Draagvlak creëren
• Samenwerken
• Plannen en organiseren
• Projectmatig werken
• Resultaatgerichtheid
• Schriftelijke, mondelingen en digitale communicatie- en adviesvaardigheden - effectieve interventies

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.