PROEVE: Portfoliomanager BZK

Beste lezer, momenteel zijn wij bezig met de Proeve van Bekwaamheid voor de aanbesteding van Buitenlandse Zaken. Hiervoor hebben wij een aanvraag in behandeling waarop wij passende kandidaten moeten aanbieden. Dit mag met een geanonimiseerd cv. We zoeken een Assistent Data Portfoliomanagement (ADP) voor 36 uur per week. Hebben jullie een collega, beschikbaarheid maakt niet uit, die past op deze rol? Of sluit jouw werkervaring aan? We ontvangen dan graag diens cv.

Waarom reageren?
Zo krijgen wij een beter beeld van jullie kennis en expertise op dit gebied en kunnen we, in geval van gunning, een samenwerking aangaan en mooie plaatsingen realiseren binnen deze aanbesteding. 

Hieronder volgt de uiteenzetting van de aanvraag; 

Opdracht
Het Data Competence Center (DCC) binnen de directie VHEV (Van Heinde En Verre) van het Ministerie Grenzeloos (MG) is op zoek naar een ‘hands-on’ Assistent Data Portfoliomanagement (ADP). Een collega die niet alleen informatie ten behoeve van besluitvorming goed in kaart weet te brengen en te onderhouden, maar ook organiseert en doet wat nodig is om de informatie vanaf de werkvloer te verkrijgen, deels door op de werkvloer mee te draaien. De ADP legt verantwoording af aan het clusterhoofd DCC en wordt door deze direct procesmatig en inhoudelijk aangestuurd.

Op dit moment gaat het portfoliomanagement over twee DevOps-projecten: Datalab en BIA. In de daaraan gekoppelde projectteams worden dagelijks en doorlopend besluiten van diverse aard genomen. Keuzes in het kader van het portfolio worden per kwartaal (in overleg met alle stakeholders) voor het daaropvolgende kwartaal gemaakt. Als basis voor de besluitvorming zal hiervoor een portfoliokwartaalrapportage worden gebruikt. De gekozen portfoliolijn en de daarbij genomen besluiten worden in een portfolionotitie gevat en is leidend voor de Product Owner en uitvoering door de projectteams. Goede werking van deze cyclus kan niet zonder goede aansluiting op het dagelijks verloop en daarin gegenereerde informatie. Die dagelijkse informatiestroom moet op georganiseerde en voor besluitvorming bruikbare wijze in een portfoliokwartaalrapportage terecht komen. Deze rapportage moet naast een gedegen overzicht ook een advies of richting kunnen geven voor keuzes en te stellen prioriteiten in dit portfolio.

De beoogde ADP is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, implementeren en onderhouden van het dataportfolio in afstemming met de stakeholders op het gebied van kwaliteit, risico’s, budget, tijdigheid en samenhang met andere projecten, trajecten en diensten. Daarnaast assisteert de ADP het Management Information & Insights team, dat werkt aan de ambitie van MG om de informatie gestuurde, data-gedreven organisatie verder door te ontwikkelen. Om dit te verwezenlijken loopt een diversiteit aan business intelligence & analytics en data science projecten die grotendeels in elkaar verweven zijn. In het licht van deze doorontwikkeling is te verwachten dat binnen een jaar een derde project zal gaan starten dat ook binnen de scope van de ADP zal vallen.

De ADP organiseert zelfstandig de data en informatie die nodig zijn voor het dataportfolio. Een deel van die data en informatie wordt efficiënt opgehaald bij de projectteams door daarin deels mee te draaien. De activiteiten van de ADP dienen daarmee zowel het doel van het dataportfolio, als de ondersteuning van de projectteams. Concreet: de ADP organiseert bijvoorbeeld (reguliere) bijeenkomsten en afstemmomenten, waarin de daaruit verkregen informatie en inzichten (via rapportage) zowel het projectteam als de ADP dienen. Dit ‘on the job’ voorkomt dat extra informatiekoppelingen moeten worden georganiseerd, geheel in de Agile gedachte. Hiermee komt de ADP niet onder formele aansturing van de projectleiders. Wel zullen de projectleiders de activiteiten van de ADP in het kader van het ook hen te dienen doel op hun behoefte willen afstemmen. Deze afstemming en synergie is nadrukkelijk onderdeel van de kwaliteit van de uitvoering door de ADP. Daarnaast kunnen projectleiders aanwijzingen geven daar waar namens/voor het clusterhoofd wordt gesproken (zie hieronder ‘werkomgeving’).

De opdracht betreft in het kort volgende taken/resultaatgebieden:

Brengt het totaal van de onderdelen van de verschillende elementen van het dataportfolio (projecten, diensten, contracten etc.) in kaart t.b.v. het monitoren van de kwaliteit en de onderlinge samenhang;
Inventariseert in het kader van portfoliomanagement kansen en risico’s van nieuwe initiatieven en plannen voor de portfolio’s.
Bewaakt de samenhang van lopende en toekomstige initiatieven met de ontwikkelingen aan de vraagzijde en de geformuleerde IV-strategie;
Bewaakt het totaal van de trajecten, projecten, diensten in het portfolio, de onderlinge samenhang (met het I-portfolio van MG) en de bijdrage ervan aan de strategie en de prioriteiten;
Assisteert en adviseert de portfoliomanager over aanpassing en bijsturing;
Verzorgt de capaciteitsplanning op de projecten en geeft het absorptievermogen aan;
Signaleert overschrijdingen in termen van doorlooptijd, capaciteit of geld en maakt afspraken over oplevering;
Voert een ondersteunend hulpmiddel in c.q. maakt hier gebruik van voor het beheer van de portfolio’s (Fortes Change Cloud);
Organiseert activiteiten in het kader van informatievergaring zodanig, dat ze zowel doelen voor het dataportfolio dienen, als ondersteuning bieden aan de projectteams, onder andere met excellente processen, rapportages, organisatie, verslaglegging en andere elementen van projectbeheersing. Een en ander dient in afstemming met de projectleiders plaats te vinden.
Werkomgeving
In het Data Competence Center (DCC) zijn Datalab en BIA de twee projecten in het DCC Portfolio. Om dit portfolio op gedegen wijze aan te kunnen sturen zijn specifieke portfolio-processen/-activiteiten nodig. De projecten maken ook deel uit van een overkoepelend i-portfolio. Beide portfolio’s maken daardoor regelmatig van dezelfde personele capaciteit gebruik. Ter zake onderlinge samenwerking en afstemming tussen de portfolio’s is dan ook essentieel.
Projecten worden binnen het DCC opgenomen in een Portfolioboard. De uitvoering van de projecten is een vorm van DevOps. Dit betekent een iteratieve (Agile) werkvorm voor zowel ontwikkeling als beheer, waarbij het clusterhoofd, naast lijnverantwoordelijkheid voor het DCC, in relatie met de projectteams ook de rol heeft van Product Owner.
Een projectteam bestaat uit een zelfsturend DevOps team, met daaromheen een vorm van administratieve ondersteuning. Dit geheel valt onder de zorg van een Projectleider, die in gevallen waarin efficiëntie en gemak van korte lijnen dat wijst, dan wel de situatie dat vergt, ook kan optreden namens/voor de Product Owner. Primair bewaken de projectleiders de grote lijnen en stemmen af met stakeholders.

Eisen

Certificaten: Managing Successful Programs Foundation, Foundation Certificate in Portfolio en Programme and Project Offices.
Certificaten: ITSM Foundation, ITIL Foundation, SAFe PO/PM, Agile PgM en Agile projectmanagement foundation.
Ervaring

Minimaal een HBO diploma
Minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring op het vlak van portfolio management;
Minimaal 2 jaar relevante en aantoonbare ervaring van het ondersteunen van projecten;
Ervaring met Data projecten
Je hebt een hands-on mentaliteit en kan daarnaast goed structureren en documenteren
Aantoonbare ervaring met het opstellen van (financiële) rapportages
Aantoonbare ervaring met het opstellen van integrale planning en deze bewaken
Je hebt veel gevoel voor onderlinge samenwerking (ook buiten eigen kaders)
Je hebt aantoonbare ervaring met projectmatig werken
Ervaring met Fortes Change Cloud
Kennis of ervaring portfolio management: Management of portfolio’s (MOP) foundation