Medewerker post- en archiefzaken

De kandidaat heeft de taak om poststukken en archieven doeltreffend te beheren en te organiseren. Als medewerker post- en archiefzaken speelt deze persoon een cruciale rol in het optimaliseren van de gemeentelijke administratie. Hun verantwoordelijkheid omvat het waarborgen van eenvoudige toegang tot essentiële informatie en het gestructureerd beheren van documenten. Hierdoor wordt een efficiënt functioneren van de administratieve processen binnen de gemeente mogelijk gemaakt.

Verantwoordelijkheden

• Postverwerking: Registreren en zo nodig scannen van de fysieke en digitale poststromen (inkomend en uitgaand).
• Kwaliteitscontrole: Bepalen van zaaktypen bij binnenkomst document, bepalen van de samenhang met bestaande zaken en van de bewaartermijn en het beheren van de kwaliteit van de informatie binnen het zaaksysteem.
• Archiefbeheer: Deelnemen aan archiefprojecten en ondersteunen bij voorkomende werkzaamheden binnen het team, zoals het uitlenen van bouwdossiers. 

De kandidaat is inzetbaar vanaf 15 januari 2025 tot en met 14 juli 2025 voor 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met de duur van maximaal 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de start- en einddatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• 'Bring your own device’ is van toepassing. Dit houdt in dat de kandidaat die de opdracht gegund krijgt zelf een mobiele telefoon inclusief abonnement moet meenemen voor alle zakelijke contacten. Ditzelfde geldt voor een laptop cq iPad.
• De kandidaat is inzetbaar vanaf 15 januari 2025 tot en met 14 juli 2025 voor 36 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd met de duur van maximaal 6 maanden. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de start- en einddatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
• Gezien de aard van de werkzaamheden, is het essentieel dat de kandidaat locatie aanwezig is. Thuiswerken behoort niet tot de mogelijkheden voor deze functie.
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring als medewerker DIV in de afgelopen 3 jaar.
• Minimaal een afgeronde opleiding op mbo niveau.
• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.
• Wie is tekenbevoegd (naam en functie)?
• Zelfstandigen zonder personeel (ZZP'ers) zijn gerechtigd om deel te nemen aan deze aanbestedingsprocedure, mits zij verklaren en aantonen dat de werkzaamheden niet als ZZP'er worden uitgevoerd, maar via een tussenkomst van een detacheringsbureau plaatsvinden. Deze bepaling is van toepassing omdat de werkzaamheden worden uitgevoerd onder toezicht en leiding van de gemeente Katwijk. De ZZP'er dient in zijn bieding: a. Te vermelden via welk detacheringsbureau de werkzaamheden zullen worden verricht; b. Een verklaring van het betreffende bureau te overleggen waaruit blijkt dat het bureau bereid is de ZZP'er voor deze opdracht te verlonen; c. Te verklaren dat het detacheringsbureau akkoord gaat met de algemene inkoopvoorwaarden van de gemeente Katwijk en dat de inkoopvoorwaarden van het bureau niet van toepassing zullen zijn op de opdracht. Gunning aan een ZZP'er vindt uitsluitend plaats onder de voorwaarde dat aan de bovengenoemde vereisten wordt voldaan. Indien niet aan deze vereisten is voldaan, behoudt de gemeente Katwijk zich het recht voor de inschrijving ongeldig te verklaren.

Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar op gebied van post- en archiefzaken binnen een overheidsorganisatie. Beschrijf je werkzaamheden duidelijk in het cv.
• Minimaal een afgeronde opleiding op mbo niveau in administratieve richting.

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op verborgen of stuur een e-mail naar  We helpen je graag verder!