Medewerker Bestuurssecretariaat/ Kabinetsmedewerker

Organisatie
Krimpen aan den IJssel is een ondernemende gemeente die graag vooruit denkt en doet. Met zo’n 180 medewerkers zorgen we voor een gemeente waar het fijn wonen, werken en leven is. Onze organisatie is continu in beweging. We zoeken naar nieuwe manieren van (samen)werken, gaan uit van zelforganisatie en zijn steeds meer gericht op resultaat in plaats van tijd. De organisatie is verdeeld in 25 thuisteams die gevormd zijn rondom inhoudelijke thema’s. We zoeken naar nieuwe manieren van (samen)werken, gaan uit van zelforganisatie en zijn steeds meer gericht op resultaat in plaats van tijd. 

Opdracht
Als medewerker bestuurssecretariaat/ kabinetsmedewerker werk je samen met je collega’s aan secretariële en ondersteunende taken. Dit doe je voor het college van burgemeester en wethouders.

Je werkt in eerste instantie voor de burgemeester en kabinetszaken en daarnaast ben je ook inzetbaar voor de  wethouders. Dit houdt dus in dat je flexibel inzetbaar bent bij meerdere bestuurders. Verder ben jij een teamspeler waar jouw collega’s op kunnen rekenen en draag je bij aan een efficiënt bestuurssecretariaat!

Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het beheren van complexe agenda’s, organiseren van in- en externe afspraken en deze voorbereiden;
• Je beheert documenten en de informatievoorziening binnen de organisatie (we werken met o.a. Notubiz, Djuma, TopDesk en Perfect View);
• Je draagt zorg voor het afhandelen van correspondentie;
• Je bent de contactpersoon van interne en externe contacten en fungeert als eerste aanspreekpunt;
• Je zorgt voor ontvangst en begeleiding van gasten;
• Kabinetszaken met o.a. aanvragen Koninklijke onderscheidingen, jubilea, organisatie veteranenbijeenkomst;
• Voor deze functie is het belangrijk dat je beschikbaar bent op de vrijdagen (in ieder geval in  de ochtend). De overige dagen en uren bespreken we in overleg.

Houd er rekening mee dat de functie tijdelijk voor 32 uur per week is in verband met ziekte binnen het team. De duur ervan is niet bekend. Hierna zal de functie teruggezet worden naar 16-24 uur per week.

De eisen

De wensen