Managementsecretaresse

Organisatietalent

Jij bent een organisatietalent pur sang met een frisse, open blik en integere persoonlijkheid. Als managementsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Jij zorgt ervoor dat zij hun rol optimaal kunnen vervullen en hun tijd efficiënt en effectief kunnen inzetten. Dit doe je door alle (digitale) correspondentie slim te organiseren en agenda’s af te stemmen. Door alle vragen, documenten en andere vormen van informatie te filteren en te stroomlijnen. Je speelt flexibel in op ad hoc situaties en bewaakt deadlines. Je plant en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten.

Je kijkt ook kritisch mee in processen en bent pro actief als het gaat om aandragen van verbeteringen. Je bent het eerste aanspreekpunt voor het plannen van afspraken met de afdelingshoofden. Iedereen weet jou te vinden, zowel interne collega’s als de buitenwereld benaderen jou voor het inplannen van afspraken. De diversiteit aan mensen waarmee je werkt is groot en hier word jij blij van. Altijd een stap vooruit denken en het overzicht bewaren zijn vaardigheden die je goed ontwikkeld hebt in jouw loopbaan.

Het team

Als managementsecretaresse ondersteun je afdelingshoofden op secretarieel, organisatorisch en administratief gebied. Dat doe je in nauwe samenwerking met je twee collega-secretaresses. Als team vullen jullie elkaar aan en ondersteunen jullie elkaar. Hierdoor ben je goed op de hoogte van wat er in de gemeente en in de organisatie speelt.

Jouw werkweek

Het klinkt cliché, maar geen dag is hetzelfde. Je weet nooit wat je te wachten staat en al is je to do list nog zo lang, je weet van aanpakken.

Je hebt de lead in het agendabeheer. Je plant de afspraken in en bereidt afspraken voor door ook het reserveren van de juiste ruimte, materialen en IT faciliteiten. Complexe agenda’s managen vind je een uitdaging. Je denkt mee en pakt ook proactief zaken op die via de mail binnenkomen.

De eisen