Managementassistent

Utrecht heeft jou nodig! Utrecht is de snelst groeiende stad van Nederland met een verwachte groei naar 450.000 inwoners in 2040. Het organisatieonderdeel Werk en Inkomen (W&I) richt zich op het vergroten van de zelfstandigheid van de huidige én toekomstige Utrechters. Hierbij ondersteunen wij werkzoekenden richting de arbeidsmarkt en het weer meedoen in de maatschappij. Op deze manier leveren wij een bijdrage aan de leefbaarheid en sociale samenhang in de stad.

Als Managementassistent werk je bij het organisatieonderdeel Werk en Inkomen binnen het team Officemanagement. Binnen dit team zijn 6 medewerkers elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden.
Binnen het Officemanagement wordt met elkaar hard gewerkt, maar er is zeker ruimte voor humor en collega’s staan voor elkaar klaar. Er heerst een fijne werksfeer en je komt in een warm bad terecht.

Je taken zijn:
Het Officemanagement van W&I is (vanwege verlof) op zoek naar een tijdelijke collega waar het team op kan bouwen en die zich niet laat afschrikken door een zeer hectische en dynamische omgeving. De werkzaamheden zijn divers en kunnen soms op ad hoc basis gevraagd worden. Je ondersteunt 2 managers op administratief, secretarieel en organisatorisch gebied in de breedste zin van het woord.

Concreet houdt dit in dat jij:
•    Met plezier de complexe agenda en volle mailboxen van de managers beheert en in staat bent te prioriteren en daarover helder communiceert. Het stellen van prioriteiten in de workload van de managers is hierin erg belangrijk;
•    Afspraken maakt, zowel intern als extern;
•    Ervoor zorgt dat de benodigde vergaderstukken uit de mailbox in IBABS komen te staan en dat de Outlookagenda en IBABS perfect op elkaar aansluiten;
•    Je pakt HRM-ondersteunende taken. Dit zijn bijvoorbeeld afspraken maken met de bedrijfsarts, zaken regelen bij indiensttreding van nieuwe medewerkers en administratieve ondersteuning bij mutaties voor medewerkers;
•    Projecten/evenementen en vergaderingen organiseert en ondersteunt;
•    Wanneer nodig, de vervanger bent van je collega’s binnen het OM bij verlof en ziekte;
•    Overige administratieve taken die aan de orde komen (zoals bloemen bestellen en lunch regelen).

Jij hebt:
•    Goede communicatieve vaardigheden en goede contactuele eigenschappen op zowel bestuurlijk-, management- als uitvoerend niveau;
•    Proactieve houding, waardoor jij initiatief toont in het oppakken van werk en graag meedenkt;
•    Flexibel bent en dus snel kunt schakelen tussen taken;
•    Ervaring met MS-Officepakketten, vooral Outlook, MS Teams en staat open om nieuwe systemen snel te leren. We werken met verschillende systemen, waaronder SAP, UBEOO en Ibabs;
•    Je brengt MBO+/HBO werk en denkniveau mee;
•    Je hebt ruime ervaring als managementassistent (of vergelijkbaar) in een complexe
omgeving;
•    Een uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel in woord als in
geschrifte.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen?  Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten: 
Gesprekken zijn gepland op donderdag 24 oktober. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit kan of fysiek of digitaal plaatsvinden.

Bij voorkeur ben je op woensdag vrij bij een opdracht van 32 uur per week.

Door de weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag wordt de rangorde van de offertes in prijs/kwaliteit bepaald. Alleen van de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op de kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt kunnen alle offertes nader op de kwaliteit beoordeeld worden.

Bij gebleken geschiktheid bestaat er een kans dat er nog een kandidaat uit deze procedure wordt aangenomen.

Wanneer de hierboven beschreven opdracht door omstandigheden niet binnen de voorziene periode kan worden afgerond behoudt Gemeente Utrecht zich in alle geval het recht voor de opdracht te verlengen tot het moment dat een zorgvuldige afronding en overdracht kan worden gerealiseerd.

De gemeente Utrecht behoudt zich het recht voor om gedurende de eerste 3 maanden na gunning, bij gebleken ongeschiktheid of tussentijdse beëindiging, de opdracht te gunnen aan de nummer 2 aanbieder of opvolgend.

Eisen

• Geef hier twee recente en relevante referenties op.Let op: dit criterium betreft een zogenaamde knock-out criterium. Dit betekent dat uw offerte enkel wordt beoordeeld wanneer onderstaande informatie volledig is ingevuld. Voor deze opdracht is het noodzakelijk om twee recente en relevante referenties aan te leveren. Hierbij gaat het om de volgende informatie:
  
  Referentie 1
  1. Naam organisatie:
  2. Naam contactpersoon:
  3. Afdeling en functie contactpersoon:
  4. Telefoonnummer contactpersoon:
  
  Referentie 2
  1. Naam organisatie:
  2. Naam contactpersoon:
  3. Afdeling en functie contactpersoon:
  4. Telefoonnummer contactpersoon:
  
  Met het indienen van de referenties geeft u akkoord aan de Gemeente Utrecht om contact op te nemen met de referenten.


• Je beschikt over minimaal MBO 4 werk- en denkniveau:

Wensen

• Aantal jaren werkervaring in een soortgelijke functie:- 0 tot 2 jaar
  - 2 tot 5 jaar
  - Meer dan 5 jaar


• Beschrijf jouw dagelijkse werkzaamheden bij jouw huidige/vorige werkgever in een soortgelijke functie.


• Beschrijf kort en bondig jouw werkervaring met complex agendabeheer en beheer van de mailbox.


• Heb je een secretariële opleiding gedaan?


• Heb je ervaring met MS-Officepakketten, met name met Outlook en Teams?


• Schrijf een motivatie t.b.v. deze opdracht en ga in op het gestelde profiel. (max 1/2 a4). Graag ontvangen wij een door de kandidaat zelf geschreven motivatie.


• Voeg hier je CV toe.
  Je CV is max 3 pagina's enkelzijdig en toont een volledig overzicht van je werkzaamheden tot dusver.

Nadat je hebt gesolliciteerd, neemt onze contactpersoon binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Wij hanteren een persoonlijke aanpak. Laat je gegevens achter via de "Direct solliciteren" button en wij lichten de opdracht graag persoonlijk aan je toe.   We helpen je graag verder!