Kwartiermaker (financiële) basisprocessen

Korte beschrijving speelveld

Gemeente Utrecht is één van de grootste gemeentes in Nederland. Het organisatieonderdeel Ruimte is een bijna 1000-mens grootte ontwikkelorganisatie binnen het fysieke domein. Het werkveld van Ruimte is zeer divers en richt zich zowel op gebiedsontwikkeling als op de ontwikkeling van gebiedsoverstijgende thema’s zoals duurzame energie en mobiliteit.

Ruimte is georganiseerd in verschillende afdelingen en verantwoordelijk voor gebiedsontwikkeling, beleid en bedrijfsvoering. De afdeling Bedrijfsvoering bestaat uit circa 100 medewerkers die werken in één van de drie clusters binnen de afdeling: Financiën en Inkoop, Informatie- en Procesmanagement en Bedrijfsondersteuning.

Opdrachtomschrijving

Binnen het cluster Bedrijfsondersteuning is een nieuw team basisprocessen geformeerd. Dit team richt zich in eerste instantie op een aantal financiële basisprocessen, zoals ‘van bestellen tot betalen’, het opstellen van (project)rapportages en het uitvoeren van administratieve taken op aangeven van Financieel Adviseurs. Deze taken zijn recent samengebracht met als doel de werkzaamheden te bundelen, de inhoudelijke kwaliteit van informatie te verbeteren, de afstemming te vereenvoudigen en efficiënter te werken.

Om het team en de taken goed te organiseren, is een kritische blik nodig op het efficiënt ontwikkelen van werkprocessen en de procesmatige verbinding met het team Financiën en Inkoop. Het team bestaat momenteel uit zeven mensen, met de verwachting dat uitbreiding noodzakelijk is om nieuwe werkzaamheden te borgen. Naast het structureren van de werkprocessen is aandacht nodig voor de teamontwikkeling. De kwartiermaker rapporteert aan de Manager Bedrijfsondersteuning.

Daarnaast wordt verwacht dat de kwartiermaker onderzoekt of andere, soortgelijke taken die momenteel versnipperd binnen Ruimte plaatsvinden, kunnen worden ondergebracht in het team Basisprocessen. Denk hierbij aan projectassistentietaken of andere administratieve basisprocessen die zich goed lenen voor centralisatie binnen één team.

De kwartiermaker heeft de taak om, naast de inrichting en aansturing van het huidige team, deze mogelijkheden te onderzoeken en een voorstel voor te bereiden voor de directie, inclusief benodigde capaciteit en financiering.

Taken en verantwoordelijkheden

• Opstellen van een jaarplan en samen met het team uitvoering geven aan dit plan.
• Efficiënter maken van de huidige werkprocessen volgens Lean-principes.
• Creëren van een bestendige positie voor het team binnen de organisatie.
• Ontwikkelen en begeleiden van medewerkers in de verandering.
• Vertegenwoordigen van het organisatieonderdeel Ruimte in concern-brede ontwikkelingen.
• Onderzoeken en opstellen van een implementatieplan voor de centralisatie van vergelijkbare taken binnen Ruimte.
• Onderzoeken en opstellen van een implementatieplan voor de centralisatie van aanvullende basistaken.

Je werkt zelfstandig, waar mogelijk met eigen middelen, en richt je werkzaamheden naar eigen inzicht in. De beoordeling van de werkzaamheden vindt plaats op basis van het behaalde resultaat.

Resultaat van de opdracht

Deze opdracht wordt als succesvol afgerond wanneer:

• De implementatieplannen zijn opgesteld en goedgekeurd.
• De huidige werkprocessen zijn geoptimaliseerd en Lean zijn ingericht.
• De teamstructuur is verstevigd en duidelijk gepositioneerd binnen de organisatie.

Jij hebt/bent:

• Minimaal hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 5 jaar aantoonbare ervaring met het opzetten en implementeren van repeterende werkprocessen binnen een organisatie (bij voorkeur een publieke organisatie).
• Aantoonbare ervaring met Lean management.
• Bij voorkeur ervaring met leidinggeven.
• Werkervaring binnen een overheidsinstantie.
• Bij voorkeur ervaring binnen het financiële domein.