Kwartiermaker Directiesecretariaat en Administratieve Organisatie

Opdrachtgever voor deze opdracht is de AP.
De AP is de Nederlandse toezichthouder op de naleving van de Algemene verordening
gegevensbescherming (AVG), de Uitvoeringswet AVG (UAVG) en de EU-Richtlijn
Gegevensbescherming opsporing en vervolging, geïmplementeerd in de Wet politiegegevens (Wpg)
en de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens (Wjsg). Daarnaast is de AP sinds begin 2023 van
start gegaan met nieuwe, coördinerende taken die een impuls moeten geven aan het toezicht op
de ontwikkeling en het gebruik van algoritmes.
De wereld waarbinnen de AP zich begeeft bestaat uit burgers wier persoonsgegevens worden
verwerkt en hun belangenbehartigers (zoals advocatuur, belangenorganisaties, ngo’s en de
Consumentenbond), politiek en overheid (beleidmakend, wetgevend en controlerend),
privaatrechtelijke en uitvoerende publiekrechtelijke organisaties die persoonsgegevens verwerken,
de media, de collega-toezichthouders in Europa vertegenwoordigd in de European Data Protection
Board (EDPB), de European Data Protection Supervisor (EDPS), nationale toezichthouders en
inspecties op belendende gebieden (denk bijvoorbeeld aan de AFM, de ACM en de Rijksinspectie
Digitale Infrastructuur) en de rechterlijke macht.
De taken en bevoegdheden van de AP zijn primair in het EU-recht gelegen: het Handvest van de
grondrechten van de Europese Unie en het Verdrag van Lissabon waarborgen en eisen
onafhankelijkheid ten opzichte van Europese en nationale overheden voor het uitvoeren van die
taken.

Omschrijving van de opdracht:

De aanleiding/ achtergrond van de Opdracht
Wegens de recente herstructurering van de directie, is de AP voor SBT op zoek naar een
kwartiermaker die het directiesecretariaat en de administratieve organisatie kan inrichten en laten
aansluiten op de nieuwe organisatiestructuur.
De twee afdelingen Systeemtoezicht houden toezicht op de opzet, reikwijdte en werking van de
interne privacy toezicht bij organisaties. Dit met als doel om de naleving van de privacywetgeving
te bevorderen. Eén afdeling richt zich met name op het bedrijfsleven en de andere op de overheid
en publieke sector.
De derde afdeling is Beveiliging en Technologie (B&T) en vormt het kenniscentrum voor
technologische expertise binnen de AP. De medewerkers van de afdeling worden bij alle
werkzaamheden van de AP ingezet waar technologische analyse noodzakelijk is. Samen vormen
deze afdelingen, de directie Systeemtoezicht, Beveiliging en Technologie.
Scope van de Opdracht
De kwartiermaker voert de opdracht uit voor de directie SBT. Het is een afwisselende opdracht.
De kwartiermaker heeft veel contacten met collega’s binnen en buiten de directie en komt in
aanraking met alle onderwerpen die bij de AP actueel zijn.
Het directiesecretariaat wordt opnieuw opgezet. Het bereidt wekelijkse overleggen voor, legt
daarvan verslag, voert actiepunten uit, stelt beleidsmatige documenten op voor de directie SBT en
verzorgt diverse rapportages. Omdat de AP werkt met een nieuw zaaksysteem zal het nodig zijn
dat de kwartiermaker een deel van de totstandkoming van die rapportages opnieuw gaat opzetten,
in nauw overleg met het ontwikkelteam van het systeem. Het directiesecretariaat bewaakt verder
de interne bedrijfsvoering van de directie, bijvoorbeeld op gebied van financieel beheer. Ook speelt
het directiesecretariaat een belangrijke rol bij de interne communicatie binnen de directie.
Bijvoorbeeld door het mede-organiseren van directiebijeenkomsten.
De administratieve organisatie bevat ook de processen binnen de afdelingen die bijvoorbeeld nodig
zijn om de brondata te verzamelen t.b.v. verantwoordingsrapportages.

Doelstelling
Ontwerpen en inrichten van het directiesecretariaat en de administratieve organisatie van de
directie SBT.
Output
Inventarisatie en prioritering van de processen die dienen te worden ingeregeld;
Ontwerp van de rollen, taken en verantwoordelijkheden en processen in het
directiesecretariaat en bredere administratieve organisatie;
Roadmap implementatie van geprioriteerde processen;
Van de geselecteerde processen:
o Processchema en –beschrijving;
o Afstemming met/ bijstelling van RASCI indien van toepassing;
o Opzet en implementatie van proces in relevante systemen;
o Besluit rollen, taken en verantwoordelijkheden;
o Beschikbaar maken van de producten (bijvoorbeeld documentatie en training) om
proces te kunnen implementeren;
o Uitvoer implementatie.

Rol
Ontwerp en realiseren van producten;
Waar input van anderen nodig is, uitzetten en bewaken van de activiteiten;
Zorgdragen voor oplossen van issues bij het realiseren van de doelstellingen.
De kwartiermaker werkt nauw samen met stafleden en de drie afdelingshoofden in de directie. De
directeur SBT is de opdrachtgever.
Afgerond als
De geprioriteerde processen beschikbaar zijn (en zijn geïmplementeerd). Hierbij kan ook een
afronding worden geformuleerd bij een bepaalde mijlpaal op de roadmap, of zonder de
implementatie die dan door een lijnfunctionaris wordt uitgevoerd.
Wel of geen zelfstandig professional
De opdracht leent zich voor inzet van een zelfstandig professional en Inschrijver mag daarom een
zelfstandig professional aanbieden.
Looptijd
De beoogde ingangsdatum van de Overeenkomst is 3 maart 2025. Het is mogelijk dat de
daadwerkelijke ingangsdatum hiervan afwijkt als gevolg van vertraging in de procedure.
De Overeenkomst heeft een looptijd voor de duur van de Opdracht. De einddatum van de Opdracht
is naar verwachting 30 juni 2025 en is uiterlijk 31 oktober 2025.
Opdrachtgever heeft de mogelijkheid om de Overeenkomst tussentijds op te zeggen conform het
bepaalde in de Overeenkomst.

Eisen ten aanzien van de Opdracht
Onderstaande eisen gelden ten aanzien van (de uitvoering van) de Opdracht.
Acceptatie van de eisen vindt plaats in de tenderomgeving van Mercell Source-to-contract. Indien
Inschrijver deze acceptatie niet afgeeft dan wel anderszins uit de Inschrijving moet worden
opgemaakt dat niet volledig wordt voldaan aan alle eisen, wordt de Inschrijving terzijde gelegd en
niet meer betrokken in de offerteprocedure.

• Afgeronde hbo-/wo-opleiding.
  
• Minimaal 3 jaar werkervaring in een soortgelijke functie.
  
• Minimaal 3 jaar ervaring met projectmatig werken (in het bezit van eenPrince2-
  certificaat).
  
• Minimaal 3 jaar ervaring met Planning & Control cyclus