Interim afdelingshoofd - Freelance opdracht in Utrecht

Algemeen
De afdeling OK-centrum valt binnen de zorgeenheid Acute, Operatieve en Intensieve zorg waaronder ook de intensive care, de spoedeisende hulp, de centrale sterilisatie afdeling en de afdeling zorglogistiek en capaciteitsmanagement vallen.

De OK zit in een complex organisatie-veranderproces waarin de afdeling te maken heeft met forse arbeidsmarktkrapte. In dit kader is er in de zomer 2025 een OK behoudplan medewerkers ontwikkeld, gericht op gezonder en slimmer werken op de OK. Het achterliggende doel van het behoudplan is om, samen met de medewerkers en leiding, verbeteringen aan te brengen in arbeidsomstandigheden, werk- en dienstendruk, slimmer plannen en roosteren en het inzetten van andere functiegroepen ter ondersteuning. Dit met als doel een aantrekkelijke werkgever te zijn en te worden en hiermee beter nieuwe medewerkers aan te trekken en huidige medewerkers te behouden.

Om het OK behoudplan uit te voeren is een projectstructuur ‘Gezond en slim werken op de OK’ opgezet welke bestaat uit een projectmanager, vier werkgroepen (die verbetervoorstellen inventariseren en uitwerken) en een klankbordgroep medewerkers. De werkgroepen zijn samengesteld uit leidinggevenden en medewerkers en worden voorgezeten door een afdelingshoofd OK.

Inmiddels hebben de werkgroepen concrete voorstellen onder de medewerkers en leiding geinventariseerd en uitgewerkt. Een aantal van deze voorstellen kunnen en zullen in de 1e helft van 2026 worden geimplementeerd.

Doelen/resultaten interim afdelingshoofd OK
De doelen zullen nader in overleg moeten worden ingevuld. Vooruitlopend moet worden gedacht aan de volgende hoofdlijnen.

De doelstelling van het project Gezond en slim werken op de OK 2026 is het structureren en begeleiden van de implementatie van de gekozen voorstellen uit de vier werkgroepen, zodanig dat de betreffende voorstellen ingevoerd worden en praktisch werkend worden gemaakt. Daarbij is het ook de bedoeling dat de OK organisatie en de OK leiding in staat is om uiteindelijk zelfstandig (nieuwe) voorstellen te implementeren in de organisatie.

Het op te leveren resultaat is dat de gekozen voorstellen alle werkend, structureel bestendig en met voldoende draagvlak uiterlijk eind juni 2026 zijn ingevoerd en waarmee de zittende afdelingshoofden meer tijd en ruimte krijgen voor hun dagelijkse leidinggevende verantwoordelijkheden.

Profiel interim afdelingshoofd OK
Het interim afdelingshoofd OK werkt naast de twee aanwezige afdelingshoofden OK (in vaste dienst). De afdelingshoofden OK zijn in het project Gezond en slim werken op de OK betrokken maar hebben daarnaast ook de verantwoordelijkheid voor de dagelijkse leiding en dagelijkse bedrijfsvoering. Zij hebben daarvoor tijd en ruimte nodig om goed te kunnen doen. De OK afdelingshoofden geven ieder leiding aan een groep van teamhoofden OK.

Het accent van het interim afdelingshoofd ligt grotendeels op het project Gezond en slim werken en met name op implementatiemanagement. De implementatie raakt vaak meerdere onderdelen van de organisatie en vraagt om zorgvuldige coördinatie. Verschillende stakeholders moeten worden meegenomen, heldere afspraken over de veranderingen zijn cruciaal en de focus ligt op het creëren van draagvlak en betrokkenheid. Alle betrokkenen moeten vanaf het begin goed worden meegenomen in de voorgestelde veranderingen. De afdelingshoofden spelen hierin een centrale rol. Dit betekent overzicht houden, structuur aanbrengen en het proces efficiënt en zorgvuldig begeleiden. Niet alleen op planning en organisatie maar juist ook op het scheppen van draagvlak en betrokkenheid en het leren en bestendigen van ervaringen.

Structuur, wendbaarheid en samenwerking zijn de fundamenten voor elk succesvol implementatieproject. Het gaat veel dieper dan de pure inhoud. Uitgangspunt is dat een goede projectstructuur niet alleen de basis legt voor een voorspelbaar proces, maar juist ook ruimte biedt voor creativiteit en samenwerking. We leren voortdurend van elkaar en van onze ervaringen. Dit kunnen we in het project bijvoorbeeld uitvoeren door middel van kennissessies of ervaringssessies waarbij (tussentijdse) resultaten goed worden geevalueerd en waar nodig bijgestuurd.

Implementatie heeft te maken met gedrag, mensen betrekken en meekrijgen, bespreekbaar maken van motivaties en beweegredenen en het waarom. In de implementatie moet kennis worden uitgewisseld, ervaring worden opgedaan, geleerd en (vaak) anders gewerkt gaan worden. Ook moet het eigenaarschap voor de nieuwe situatie worden begelegd en verankerd.

Dit vraagt van de OK leiding naast implementatie-structurering, dat voorstellen en veranderingen niet alleen worden ‘uitgerold’ maar ook verankerd. Veel aandacht voor draagvlak, betrokkenheid en afspraken over eigenaarschap.

• Kennis en ervaring met verandermanagement

Wensen:

• Bij voorkeur leidinggevende ervaring in een OK of eventueel algemene ziekenhuiservaring

Persoonlijk leiderschap
Essentiele competenties en vaardigheden voor het interim afdelingshoofd:

• Mensgericht / coachend leidinggeven
• Organisatie sensitief
• Voorbeeldfunctie voor medewerkers en collega leidinggevenden
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie
• Plannen en organiseren
• Onderscheid kunnen maken tussen belangrijk en urgent is, uit de waan van de dag komen

Groepsgericht leiderschap
Essentiele competenties en vaardigheden voor het interim afdelingshoofd:

• Gericht op onderlinge samenwerking, in staat om vakgebieden/portefeuilles, verantwoordelijkheidsgebieden onderling met collega leidinggevenden af te stemmen
• In staat om samen met de afdelingshoofden een doel en resultaat te formuleren, voor zowel de korte en middellange termijn. In staat om perspectief te bieden en te verduidelijken
• Elkaar op een volwassen manier kunnen aanspreken
• Gericht op continu verbeteren in dagelijkse werkprocessen / innovatie / uitproberen

Empowering van het team (zowel medewerkers als collega leidinggevenden)
Essentiele competenties en vaardigheden voor het interim afdelingshoofd:

• Positieve energie en spirit in het team. Stimuleren tot verbetering en ontwikkeling
• Vertalen van het doel en perspectief naar het dagelijks werk
• Betrokkenheid naar elkaar en de organisatie

Startdatum: Z.S.M.
Einddatum: 30-06-2026
Optie tot verlengen: Ja
Aantal uur per week: 32 uur