Functieomschrijving:
Doel van de opdracht: Voor de invoering van een nieuw zaaksysteem en het verder professionaliseren van de informatiehuishouding is EZK op zoek naar implemenatieconsultants met een hands-on mentaliteit en flexibilieit van inzet bij de gebruikers. Je bent in eerste instantie onderdeel van het begeleidingsteam die bij de directies van het kerndepartment zorgen voor de vertaling van de werkprocessen naar het gebruik van SIRIS. SIRIS is het document management systeem dat per 4 januari in gebruik is genomen. Je werkt zeer nauw samen met de DI adviseurs, business analisten onder begeleiding van procesbegeleiders. Het dienstonderdeel Directoraat Generaal Klimaat en Energie en Directoraat Generaal Groningen en Ondergrond, bestaande uit ongeveer 550 medewerkers, heeft Siris per 1 juli in gebruik genomen. Om de medewerkers gedurende de eerste maanden van de implementatie extra ondersteuning en begeleiding te bieden, is er behoefte aan drie implementatie ondersteuners. De implementatie ondersteuners zullen fungeren als aanspreekpunt en zorgen voor uitleg en hulp bij het gebruik van het Siris-systeem.
Taken en verantwoordelijkheden:
- Fungeren als aanspreekpunt voor medewerkers van het Directoraat-Generaal Klimaat en Energie bij vragen en problemen met betrekking tot het gebruik van het Siris-informatiesysteem.
- Proactief rondlopen op de werkvloer om medewerkers te ondersteunen en problemen tijdig te identificeren en op te lossen.
- Geven van uitleg en demonstraties van de functionaliteiten van het Siris-systeem aan medewerkers.
- Assisteren bij het oplossen van technische problemen en doorverwijzen naar de juiste IT-ondersteuning indien nodig.
- Assisteren bij het oplossen van vraagstukken in de werkwijze door te analyseren, voorstellen te doen voor verbetering en werkafspraken te maken.
- Documenteren van veelvoorkomende problemen en vragen, en rapporteren aan het projectteam.
- Opstellen van doelgroep-specifieke instructies, inclusief de werkafspraken die gelden voor het Directoraat.
Achtergrond opdracht
Per 1 januari 2023 is het Ministerie van EZK/LNV overgestapt naar het nieuwe informatiesysteem genaamd Siris. Dit systeem is geïmplementeerd om de informatiehuishouding te verbeteren, waarbij het opslaan, beheren en verstrekken van digitale informatie binnen de organisatie wordt geoptimaliseerd. Het vorige systeem, DoMuS, voldeed niet meer aan de eisen van het werk en de nieuwe wetgeving, zoals de Wet open overheid en de nieuwe Archiefwet. Siris biedt een betere mogelijkheid om informatie op te slaan, te vinden en te delen, met als doel meer transparantie en openheid te bevorderen. Het programma heeft de ambitie om te zorgen voor een optimale ondersteuning van het werkproces van de medewerkers van het kerndepartement van EZK en LNV. Dit wil zeggen dat alle documenten die nodig zijn voor een bepaald werkproces voor de medewerker op het juiste moment en in de juiste vorm beschikbaar zijn. Werkprocessen worden geoptimaliseerd samen met de belanghebbenden van het proces. Dit heeft geleid tot nieuwe werkafspraken, verbeteringen in de processtappen, standaardisatie van soortgelijke processen, meetbaarheid van de voortgang binnen de processen, duidelijkheid over verantwoordelijkheden, verbetering van afhandeltijden en de vertaalslag hiervan naar het ondersteunende zaaksysteem van Opentext. De kerndepartementen van het ministerie van EZK en LNV zijn sinds 4 januari over op het systeem SIRIS dat de toekomstgerichte informatiehuishouding ondersteunt. Het programma bevindt zich in de nazorgfase. De start van het programma is onrustig geweest door onvolkomenheden in proces en systeem. Inmiddels zijn de eerste verbeteringen doorgevoerd maar dat heeft niet geleid tot voldoende begrip van en vertrouwen in het systeem met de bijbehorende werkwijze. Daarom is nu een begeleidingstraject gestart om de directies te helpen hun werkprocessen te vertalen naar de nieuwe werkwijze en systeem. De implementatie consultant maakt deel uit van dit begeleidingstraject en zijn direct op de werkvloer aanwezig om het gebruiksgemak te vergroten door de collega’s actief te begeleiden.
Over de klant:
Het Ministerie van Economische zaken staat voor een duurzaam ondernemend Nederland. We zetten ons in voor een uitstekend ondernemersklimaat en een sterke internationale concurrentiepositie. Door de juiste randvoorwaarden te creëren en door ondernemers de ruimte te geven om te vernieuwen en te groeien. Door aandacht te hebben voor onze natuur en leefomgeving. Door samenwerking te stimuleren tussen onderzoekers en ondernemers. Zo bouwen we onze topposities in landbouw, industrie, diensten en energie verder uit en investeren we in een krachtig en duurzaam Nederland.
Eisen:
- Informatiemanagement, procesmangement, procesachitectuur, informatie analyse
- Business analyse
- Aantoonbare ervaring met procesmanagement en digitalisering van processen.
- Aantoonbaar ervaring met uitleggen van processen, richtlijnen aan collega's op de werkvloer.
Wensen:
- Ruime ervaring met het gebruik van informatiesystemen binnen een overheidsorganisatie (2 jaar)
- Uitstekende communicatieve vaardigheden en het vermogen om technische informatie begrijpelijk over te brengen aan gebruikers op verschillende niveaus. (3 jaar)
- Proactieve houding en vermogen om snel te schakelen tussen verschillende taken. (2 jaar)
- Probleemoplossend vermogen en geduld bij het begeleiden van medewerkers bij het gebruik van het Siris-systeem. (2 jaar)
Arbeidsvoorwaarden:
Interesse?
Stuur ons dan uiterlijk 25 november 2024, voor 17.00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.
Let op: De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door partner. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Rogier Reijgwart