Documentenbeheer -PPO Lelystad en Utrecht

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:
Je werkt aan het project Suurhoffbrug (A15), een cruciale verbinding voor de regio. De Suurhoffbrug is de toegangspoort naar de Maasvlakte en vormt een belangrijke schakel tussen het westen van Voorne-Putten en de Botlek, Europoort en Rotterdam. Door de toename van het steeds zwaarder wordende vracht- en personenautoverkeer is de brug toe aan vervanging. In 2021 hebben we een extra boogbrug geplaatst naast de oude brug, waardoor het verkeer nu over twee bruggen rijdt en het gewicht verdeeld wordt. Rond 2030 wordt de Suurhoffbrug vervangen door een nieuwe oeververbinding. Het project bevindt zich momenteel in de planstudiefase. Er is bovendien een belangrijk raakvlak met ProRail, aangezien de nieuwe brug afhankelijk is van de naastgelegen spoorbrug.

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, met dateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
> het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
> het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem; > het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
> instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
> het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
> het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen; > het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
> toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken);
> het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
> het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur).