Documentenbeheer -cluster ZN C KRW/Grensmaas

Opdrachtomschrijving:
Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren, metadateren, ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen. Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.
Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:
-het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;
– het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;
– het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;
– Instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren.
– het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;
– het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen.
– het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;
– Toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken).
– het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B);
– het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.
– het bewaken dat de projecten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (digitaal/analoog).

Resultaat opdracht
1. Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata);
2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur);

Meest essentiële competenties
-Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
-Dienstverlenende en klantgerichte instelling
-Hands-om mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
-Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder: • Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen • Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
-Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
-Nauwkeurigheid
-Omgevingsbewustzijn (Je weet wat er binnen de organisatie speelt)
-Pro-actieve instelling
-Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
-Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
-Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)