Business Analist Defdoc

Intro
Voor Ministerie van Binnenlandse Zaken zijn wij op zoek naar een Business Analist Defdoc

Startdatum: Z.S.M.
Duur opdracht: 12 maanden, met optie tot verlenging
Aantal uren per week: 36 uur
Standplaats: Den Haag, Hybride
Reageren voor: 07 april 2025 09.00h

Opdrachtgever:
De Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH) is hét expertise- en dienstencentrum voor de Rijksoverheid. Wij ondersteunen overheidsorganisaties die hun informatiehuishouding (IHH) op orde willen brengen met passende en innovaties diensten en expertise. Wij adviseren en ondersteunen hierbij departementen bij het op orde brengen van hun informatiehuishouding, evenals bij de uitvoering van de WOO. Op deze manier dragen wij met veel collega’s vanuit de uitvoering actief bij aan het verder op orde brengen van de informatiehuishoudingsopgave van het Rijk.
Hierbij staan de behoeften van de afnemers centraal. De afdeling Advies bevindt zich onder de unit Innovatie & Vernieuwing.
Deze afdeling bestaat uit Informatieadviseurs die zich voornamelijk focussen op inhoudelijk IHH-advies bij verschillende opdrachtgevers binnen het Rijk, zoals het ministerie van BZK, SZW en Defensie.

RvIHH is momenteel op zoek naar informatieadviseurs die via RvIHH worden ingezet voor het Ministerie van Defensie. Het Ministerie van Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde, als basis voor informatie gestuurd werken en meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het 
programma Defensie Open op Orde (DOO, 2021-2028) de regie en coördinatie voert. Met resultaten die zich als een olievlek over de gehele organisatie verspreiden. Het programma DOO is opgebouwd langs vier pijlers, die gezamenlijk zullen leiden tot het behalen van de gestelde doelstellingen van het programma: 
1. Informatiehuishouding(IHH): hier vallen veel IT-projecten onder. Deze actielijn 
heeft als doelstelling Defensie binnen 5 jaar naar een hoger volwassenheidsniveau 
van informatiehuishouding te tillen.
2. Informatieverstrekking (IV): dit betreft voornamelijk het opvolgen van de Wet 
Open Overheid. De doelstelling is binnen 5 jaar voldoen aan de wet- en regelgeving 
omtrent actieve openbaarmaking.
3. I-vakmanschap: is gekoppeld aan alle te bereiken effecten van het programma 
Defensie Open op Orde en richt zicht op de menselijke transitie (mindset, kennis, 
houding en gedrag).
4. Signalen herkennen en menselijke maat (SHMM): werkt aan het veranderen 
in een responsieve organisatie die signalen tijdig (h)erkent, opvolgt en de 
menselijke maat hanteert.
Voor de actielijn I-vakmanschap is een programmaplan geschreven, waarin de volgende vijf 
projectlijnen aan bod komen: algemeen (actielijnbreed), leiderschap, bewustzijn, opleiden & 
trainen en borgen. Voor deze specifieke opdracht zijn we opzoek naar een ervaren I-Adviseur die 
een rol kan spelen binnen de actielijn I-vakmanschap, specifiek gericht op het project bewustzijn.

Team/omgeving/afdeling
Binnen RvIHH kom je terecht bij de Afdeling Advies waar je met je collega Informatieadviseurs adviesdiensten omtrent IHH verleent aan opdrachtgevers binnen het Rijk. Je bent onderdeel van de I-adviespool waardoor je kunt sparren met collega’s over vraagstukken die je tegenkomt binnen jouw opdracht. Hoofdtaak 1 (HT1) van het ministerie van Defensie is: het beschermen van ons grondgebied en dat van onze bondgenoten. De doelen en acties van Defensie Open op Orde (DOO) leveren een bijdrage aan HT1. Want DOO maakt van informatie onze kracht door het fundament voor een gezaghebbende 
informatiepositie te realiseren. Uit deze single source of truth moet iedereen vol vertrouwen kunnen putten om die informatie in meerdere contexten toe te passen: operationeel/militair, politiek/bestuurlijk en maatschappelijk. Defensie Open op Orde draait om het verbeteren van de informatiehuishouding, de informatieverstrekking, signaalherkenning en het informatie-vakmanschap van medewerkers. Informatie moet bruikbaar en vindbaar zijn. Zo vergroot Defensie haar wendbaarheid en versterkt ze zowel haar commandovoering als bedrijfsvoering.
Daarnaast helpt een betere informatiehuishouding om transparanter te zijn. Defensie wil transparant zijn waar dat kan, en investeert daarom in het voldoen aan de eisen van de Wet open overheid (Woo). Defensie  stimuleert het intern en extern delen van niet-vertrouwelijke informatie. Hierbij is oog voor wat er 
leeft, en zorgen we voor goed contact met elkaar en onze omgeving. Er wordt geïnvesteerd in IT-systemen en het informatie-vakmanschap van medewerkers om deze manier van werken te faciliteren. Hierdoor kunnen beslissingen worden genomen op basis van de beste en meest actuele 
informatie, én wordt de informatievoorziening aan het parlement en de samenleving beter. 

Project
Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken en 
meer openheid. Een omvangrijk proces waarop het programma Defensie Open op Orde (DOO, 
2021-2028) de regie en coördinatie voert. DefDoc is één van de projecten die binnen dit 
programma valt. Het nieuwe documentmanagement en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) 
DefDoc is een intuïtief en gebruiksvriendelijk systeem dat aansluit bij de dagelijkse 
werkzaamheden en stukkenstromen en de gebruikers daadwerkelijk ondersteunt bij het uitvoeren 
van het werk. Het systeem vervangt de huidige oplossing Xpost. Het systeem dient bij te dragen 
aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, 
beleid en besluitvorming. Daarmee kan het als hulpmiddel dienen voor de politieke en 
maatschappelijke verantwoording en transparantie voor Defensie. In 2021 is binnen Defensie 
gestart met de realisatie van dit nieuwe DMS/RMA systeem. De implementatie bij verschillende 
Defensieonderdelen is in volle gang voor de komende 2-3 jaar.
Het project is opgebouwd langs vier sporen:
1. Realisatie IT-voorziening;
2. Implementatie bij de beheerorganisatie van JIVC/Informatiebeheer
3. Implementatie binnen de Bestuursstaf (afgerond)
4. Implementatie Defensiebreed
De Business Analist gaat met meerdere business analisten aan de slag in één van de 
implemenatieteams voor de Defensiebrede uitrol (uiteindelijk ruim 20.000 gebruikers). De looptijd 
van een hoofdproject is ten miste één jaar.

Opdrachtomschrijving
De werkzaamheden vinden plaats binnen het landelijke IT-implementatieproject DefDoc, een document- en recordsmanagementsysteem (DMS/RMA) dat binnen Defensie breed wordt uitgerold. De informatieadviseur of business analist werkt op het snijvlak van techniek, gebruikersadoptie, procesverbetering en verandercommunicatie. De kandidaat ondersteunt organisatieonderdelen bij de voorbereiding, acceptatie en ingebruikname van het systeem en werkt hierbij nauw samen met technische en functionele teams, zoals JIVC, IV-organisaties en functioneel beheer.
Het gaat nadrukkelijk om een opdracht binnen een IT-context, waarin communicatie, opleiding en veranderaanpak ondersteunend zijn aan de implementatie van een ICT-systeem.
De hoofdtaken hangen af van het projectteam en jouw expertise, maar bestaan 
bijvoorbeeld uit:
• (Mede-)opstellen van plannen van aanpak, implementatie- en veranderplannen;
• Ophalen en analyseren van wensen & eisen bij directies ten aanzien van 
informatiebehoeften;
• Het uitwerken & documenteren van wensen & eisen en deze vertalen naar nieuwe 
processen en werkwijzes;
• Faciliteren van workshop, presentaties en trainingen; 
• Ontwikkelen van opleidingsmaterialen (techniek, bewustwording en vakmanschap);
• Ondersteunen van de transformatie;
• Testen van nieuwe functionaliteiten;
• Uitwerken van user stories;
• Kandidaat is pro-actief en bezit over sterke communicatieve vaardigheden, kan schakelen 
met diversiteit aan belanghebbende en is een teamspeler;
• Kandidaat beheerst Nederlandse taal, vloeiend in woord en geschrift;
• Algehele ondersteuning aan het programmamanagement.

Kennis, ervaring, competenties en vaardigheden
– Kandidaat beschikt over hbo- of wo werk- en denkniveau;
– Kandidaat heeft aantoonbare kennis van en ervaring met informatiehuishouding en 
informatiegestuurd werken;
– Kandidaat heeft werkervaring op het gebied van business analyse en procesanalyse 
(bijvoorbeeld via lean-methodiek)
– Kandidaat heeft ervaring met verandertrajecten en gebruikersadoptie binnen een ITu0002implementatieomgeving;
– Kandidaat heeft ervaring met het werken met technische systemen, bij voorkeur binnen 
documentair informatiebeheer (zoals DMS/RMA);
– Kandidaat heeft ervaring met het faciliteren en organiseren van workshops, trainingen en 
presentaties;
– Kandidaat is proactief, communicatief vaardig en kan schakelen met verschillende 
belanghebbenden;
– Kandidaat is flexibel inzetbaar en combineert thuiswerken met minimaal 2 dagen per week 
op locatie (Den Haag of elders in het land).

Functie eisen:
– Kandidaat beschikt over minimaal HBO werk- en denkniveau.
– Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als 
businessanalist. (aantoonbaar in CV)
– Kandidaat heeft minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met verander-of implementatietrajecten. (aantoonbaar in CV)
– Kandidaat heeft ervaring met het begeleiden van medewerkers bij procesveranderingen of het vergroten van bewustwording rond 
informatiehuishouding. (aantoonbaar in CV)
– Kandidaat is beschikbaar om minimaal twee dagen per week op locatie in Den Haag of elders in het land te werken.

Functie wensen:
– Mate waarin de kandidaat aantoonbare ervaring heeft met 
informatiehuishouding, informatiemanagement en verandercommunicatie.
– Mate waarin de kandidaat aantoonbaar ervaring heeft met het begeleiden 
van workshops, trainingen of verandersessies.
– Mate waarin de kandidaat beschikt over de gevraagde communicatieve 
vaardigheden, proactiviteit en organisatiesensitiviteit.
– Ervaring met projectmatig werken en methodieken zoals Lean, Agile of 
vergelijkbaar (certificering is een pré, geen harde eis).

Interesse? Graag ontvangen wij het volgende:
– Wanneer je kan starten incl. je beschikbaarheid in aantal uren per week.
– Je meest recente cv.
– Een uurtarief op basis van aantal beschikbare uren van de opdracht.