Assistent projectmanager/ projectsecretaris Vathorst

Ervaren assistent-projectmanager/projectsecretaris Vathorst (28 – 32 uur)

Veelzijdige functie waar je waarde kan toevoegen aan projecten binnen het ruimtelijke domein.

In het fysiek domein van Gemeente Amersfoort werk je aan de stad van morgen: een duurzame, gezonde en veilige omgeving voor iedereen die in Amersfoort woont, leeft en werkt. Heb jij ervaring met projecten op het gebied van gebiedsontwikkeling en ben je op zoek naar een veelzijdige functie waarin je veel kunt leren en waarde kunt toevoegen? Kom werken bij Gemeente Amersfoort en help onze projecten in de stad tot een succesvol einde te brengen.

Voor deze opdracht zoeken we een ervaren iemand die breed kan assisteren binnen de projecten en ook ervaring/affiniteit heeft met projectbeheersing binnen projecten die zijn ingericht volgens het Integraal Project Management (IPM) model.

Jouw rol

Algemeen De assistent projectmanager staat naast de (senior) projectmanager. Samen managen jullie de projecten waaraan jullie werken. Met jouw (project)inzichten help je de projectbetrokkenen om te komen tot succesvolle resultaten en bij afwezigheid van de projectmanager fungeer jij als eerste aanspreekpunt. Je krijgt veel verantwoordelijkheid en ruimte om je werk zelf in te delen. Hierdoor heb je afwisselende werkzaamheden en ben je zowel op inhoud als op proces intensief betrokken.

Voorbeelden van jouw werkzaamheden en verantwoordelijkheden:

• Je adviseert op inhoud en deeltaken en draagt bij aan en het (bege-)leiden van activiteiten, onderzoeken, bijeenkomsten of deelprojecten. Dit doe je in overleg met en onder verantwoordelijkheid van de (senior) projectmanager. Bij afwezigheid van de projectmanager fungeer jij als eerste aanspreekpunt.

• Je stelt de (project)planningen op en beheert ze. Daarbij signaleer je ook knelpunten en denk je mee over oplossingen.

• Je biedt brede ondersteuning binnen jouw projecten. Denk bijvoorbeeld aan het organiseren en voorbereiden van (projectgroep)bijeenkomsten, verslaglegging, het maken en bewaken van afspraken, het opzetten, beheren en archiveren van projectdossiers en het beheren en bewaken van de systemen die we gebruiken voor correspondentie en bestuurlijke besluitvorming.

• Je draagt bij aan inhoudelijke en procesmatig documenten, zoals projectplannen en beslisdocumenten, het opstellen van begeleidende stukken en het bewaken van de bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

• Je bewaakt, samen met de (senior) projectmanager, het financiële overzicht van de lopende projecten en de verantwoording van de besteding van overheidsgelden en subsidies.

• Je verzorgt, samen met communicatieadviseurs, de communicatie rond bijvoorbeeld participatie- en inspraaktrajecten. Je bereidt de bijeenkomsten voor en zorgt voor de informatievoorziening met in- en externe partijen.

Projectbeheersing

Je wordt betrokken bij diverse projecten binnen het programma Vathorst, met als belangrijkste de realisatie van de nieuwe ontsluitingsweg (circa 16 uur). Hiervoor zoeken we iemand die ervaring / sterke affiniteit heeft met projectbeheersing en deze rol kan pakken binnen het IPM-team in afstemming met de (senior) projectmanager. Dit bestaat uit de onderdelen financiën, planning en risico’s. Voor dit project is een financiële businesscase, een planning en een risicoanalyse opgesteld. De stukken moeten worden bewaakt en periodiek geactualiseerd (met ondersteuning van financieel adviseur/planeconoom en planner). Ook moeten te nemen besluiten (zowel op het niveau van het IPM-team als ook bestuurlijke besluiten) en te verstrekken opdrachten worden gespiegeld aan geld, tijd en risico’s.

Dit vraagt om een assistent projectmanager die, naast de genoemde algemene taken, ook:

• affiniteit heeft met financiën, weet hoe hij/zij een projectbegroting moet lezen en in staat is om budgetvragen te beantwoorden aan de hand van de opgestelde businesscase;

• de projectmanager assisteert bij het aansturen van de financieel adviseur en planeconoom om te komen tot een geactualiseerde businesscase en verschillen kan verklaren;

• een projectplanning begrijpt, gevoel heeft bij de te doorlopen stappen in een dergelijk project, stuurt op de voortgang en deze actief bewaakt;

• de projectmanager assisteert bij het aansturen een planner om te komen tot een geactualiseerde planning en verschillen kan verklaren;

• de risicoanalyse kan doorgronden, kan doorvragen op risico, oorzaak en gevolg, mee kan denken in de weging/kwantificering van risico’s en beheersmaatregelen en de risicoanalyse actief bewaakt;

• in samenwerking met de projectmanager en/of een begeleider van risicosessies een risicosessie kan voorbereiden en de resultaten daarvan kan verwerken in een geactualiseerde risicoanalyse.

Hier ga je aan de slag Amersfoort is een stad met ruim 160.000 inwoners, waar historie en vernieuwing hand in hand gaan. Een groeiende stad, die zich in hoog tempo ontwikkelt. Een stad vol duurzame en sociale initiatieven, waarin iedereen mee kan doen. In 2023 kreeg Amersfoort internationale erkenning als European City of the Year. Zo’n 1.500 collega’s zorgen dat Amersfoort een geweldige stad blijft om in te wonen, werken en leven. Dat doen we samen met de stad: met inwoners, ondernemers, vrijwilligers en partners. Collega’s waarderen de positieve, resultaatgerichte en collegiale werksfeer: we doen het samen. Daarbij krijg je alle ruimte om jouw functie en ontwikkeling zelf vorm te geven.

Met wie werk je samen

Jij gaat werken binnen de afdeling Programma’s en Projecten vanuit het Team Assistent Projectmanagers (TAP). Dit team bestaat uit ongeveer 25 assistent project- en programmamanagers. Jullie helpen elkaar door ervaringen en ideeën uit te wisselen en werken gezamenlijk aan de (door)ontwikkeling van het team. Ook werk je je nauw samen met collega’s van het team Projectmanagers Openbare Ruimte.

Verder werk je intern samen met (senior) programma/projectmanagers, medewerkers binnen de eigen afdeling, communicatiemedewerkers en medewerkers van de beheer- en beleidsafdelingen. Extern heb je contact met bewoners, diverse marktpartijen (aannemers, leveranciers, corporaties, ontwikkelaars) en andere overheden.