Agile (SAFe) Coach

Opdrachtomschrijving

De afdeling Plannen & Bedrijfsvoering richt zich op het verbeteren van werkprocessen en het verhogen van wendbaarheid door de implementatie van SAFe, het inrichten van JIRA, en Lean Portfoliomanagement. In samenwerking met DPLAN wordt integraal portfoliomanagement ingericht, waarbij strategische doelen effectief worden vertaald naar uitvoering. Door het organiseren van PI-sessies, retrospectives en workshops worden teams ondersteund in hun agile werkwijze, met als resultaat efficiëntere processen, verbeterde samenwerking en een hogere teamtevredenheid. Deze opdracht draagt bij aan een toekomstbestendige, wendbare bedrijfsvoering binnen JIVC en Defensie als geheel.

Taak:

De opdracht richt zich op het inrichten, implementeren en optimaliseren van verschillende processen en tools binnen de afdeling Plannen & Bedrijfsvoering. Dit omvat:

• Inrichten van JIRA voor een efficiënte ondersteuning van werkprocessen en workflows binnen de afdeling.
• Implementeren van SAFe door processen, rollen en kaders te introduceren en integreren in de dagelijkse praktijk.
• Organiseren en orkestreren van Program Increment (PI)-sessies binnen de afdeling en in samenwerking met DPLAN.
• Inrichten van Lean Portfoliomanagement, in samenspraak met DPLAN, om strategische doelen effectief te vertalen naar uitvoering.
• Organiseren van retrospectives om de teamhappiness en samenwerking binnen de afdeling te verbeteren.
• Bijdragen aan de kaders en richtlijnen binnen JIVC, met een focus op portfoliomanagement en agile werken.

Actie:

De kandidaat werkt nauw samen met de afdeling Plannen & Bedrijfsvoering, leidinggevenden en andere stakeholders zoals DPLAN, om bovenstaande taken te realiseren. Hierbij worden workshops georganiseerd, frameworks geïmplementeerd, trainingen gefaciliteerd en tools geoptimaliseerd.

Resultaat:

• JIRA is volledig ingericht en afgestemd op de processen van de afdeling Plannen & Bedrijfsvoering.
• SAFe is succesvol geïmplementeerd, inclusief PI-sessies, en er is een duidelijke structuur voor de agile werkwijze binnen de afdeling.
• PI-sessies verlopen gestructureerd en leveren waardevolle input voor portfoliomanagement alsmede de besturing van de afdeling Plannen & Bedrijfsvoering.
• Lean Portfoliomanagement is ingericht en afgestemd op strategische doelstellingen in samenwerking met DPLAN.
• De teamhappiness is verbeterd dankzij structurele retrospectives en concrete verbeteracties.

Achtergrond opdracht

Binnen JIVC, de IT-organisatie van het Ministerie van Defensie, is de afdeling Plannen & Bedrijfsvoering bezig met het verbeteren van haar werkprocessen en het verhogen van haar wendbaarheid. Dit wordt ondersteund door de implementatie van SAFe (Scaled Agile Framework) en het inrichten van Lean Portfoliomanagement. Daarnaast is er behoefte aan een gestroomlijnde organisatie van PI-sessies en een verbeterde teamdynamiek door middel van retrospectives. Dit betreft een uitvraag waarvan de huidige Nadere Overeenkomst (NOK) niet meer wordt gecontinueerd. Laat u zich door deze situatie niet weerhouden om toch passende kandidaten aan te bieden. De opdracht wordt gegund aan de beste kandidaat in deze uitvraag en bovendien (gelet op de grote capaciteitsvraag van Defensie) worden met regelmaat de nummer 2, nummer 3 etc. in de rangorde ook gegund.

Eisen

• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring als Agile SAFe-coach
• Kandidaat heeft tenminste een afgeronde WO-opleiding of Bachelor degree. 
• Kandidaat is tenminste SAFE Program consultant gecertificeerd. 
• Kandidaat is tenminste SAFE Lean Portfolio Management gecertificeerd
• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring met Agile werkmethodieken inclusief PI-sessies en retrospectives (5 jaar)
• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring met JIRA en het configureren daarvan binnen complexe organisaties (5 jaar)
• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten van JIRA en/of andere portfoliotools (5 jaar)
• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring met het opzetten en uitvoeren van Lean Portfoliomanagement (5 jaar)

Wensen

• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring met (Inzicht in de) structuur en processen van grote overheidsorganisaties, bij voorkeur binnen Defensiecontext.
• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring met het organiseren en faciliteren van workshops en sessies, zoals PI-sessies en retrospectives.
• Kandidaat heeft tenminste 5 jaar aantoonbare werkervaring in sterk stakeholdermanagement en communicatie, zowel intern als extern.

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.