Afdelingssecretaris realisatie landelijk

De afdelingssecretaris is de rechterhand van de afdelingsmanager Realisatie Landelijk (REAL) van
het Rijksvastgoedbedrijf. De afdeling Realisatie Landelijk leidt landelijke en complexe programma’s
op het gebied van onder andere duurzaamheid, de buitenruimte van ons vastgoed, brandveiligheid
en het onderhoud van pachtboerderijen. Verder houdt deze afdeling zich bezig met het beheer van
landelijke contracten. Vanaf 1 september is de afdelingsmanager van de afdeling REAL
waardestroommanager projecten. Dat wil zeggen dat deze manager afdelingsoverstijgend zich gaat
bezighouden met verbetering en het efficiënter maken van het proces van het beheer van onze
vastgoedportefeuille. Een andere belangrijk speerpunt voor de afdelingsmanager zijn de
geïntegreerde contracten, een werkwijze die zich onder andere richt op het bundelen van
contracten op het gebied van beheer en onderhoud voor een pand of complex gedurende een
langere termijn.

Vanwege de groei van het aantal programma’s is de huidige indeling van deze afdeling gedateerd.
De afdeling werkt aan de uitvoering van breed gedragen plannen voor een toekomstbestendige
afdelingsstructuur.

Algemeen
De afdelings- en projectsecretaris op wo-niveau voert zijn of haar werkzaamheden uit voor de
afdeling Realisatie Landelijk maar valt hiërarchisch onder het afdelingshoofd Bedrijfsvoering en
Uitvoeringsstrategie en is daarmee automatisch onderdeel van deze afdeling. Binnen deze afdeling
zijn de ondersteunende functies ondergebracht.

Specifiek
• Inhoudelijk ondersteunen, coördineren en adviseren over alle acties in het kader van de
pilots Geïntegreerde Contracten en bijbehorende vervolgstappen op strategisch en tactisch
niveau.
• Inhoudelijk ondersteunen, coördineren en adviseren over alle acties in het kader van de
waardestroom Projecten op strategisch en tactisch niveau.
• Inhoudelijk voorbereiden, adviseren en afhandeling van tweewekelijks MT afdeling REAL.
• Het actueel houden en bewaking en coördinatie van de voortgang van Obeya voor de
afdeling REAL. Het betreft een visueel overzicht met daarin de speerpunten, doelstellingen
en acties van onze directie, waaronder de afdeling REAL.
• Verbetering van de kwaliteit en consistentie van de verschillende managementrapportages
en het bewaken van de voortgang.
• Overige klussen ter (inhoudelijke) ondersteuning van de afdelingsmanager onder andere op
het gebied van de organisatieontwikkeling van deze afdeling.

 

Eisen

• Eis01: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde WO opleiding op het gebied van bestuurskunde, rechten, organisatiewetenschappen of vergelijkbaar.Toelichting: Deze afgeronde en erkende opleidingen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer het diploma is behaald. Bij het niet benoemen of het diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.


• Eis02: De aangeboden kandidaat beschikt over minimaal 3 jaar ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris.Toelichting: Deze kennis moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van het aantal jaren waarin de kennis is opgedaan en bij welke opdrachtgever, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.


• Eis03: De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen).Toelichting: De opdrachtnemer deelt zijn werkzaamheden zelfstandig in. Wel vindt, voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is, afstemming met het Rijksoverheid plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze optimaal zal verlopen. Indien noodzakelijk voor de werkzaamheden richt de opdrachtnemer zich naar de arbeidstijden bij het Rijksoverheid.


• Eis05: Benoem duidelijk in het CV bij de opleiding en werkervaringen aan welke eis (onder vermelding van het nummer van deze eis) hiermee wordt voldaan. Onder een CV verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat van maximaal 7 pagina's A4.


• Eis06: De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.


• Eis07: De aangeboden kandidaat gaat akkoord met de verplichte documenten genoemd onder de toelichting. Daarnaast dienen de genoemde documenten voor aanvang (en/of zo spoedig mogelijk) geüpload te worden in het digitale (leveranciers)dossier.Toelichting: De volgende documenten vormen samen de Offerteaanvraag: 1. Dit document, de Offerteaanvraag in de inhuurapplicatie; 2. Beschrijving van de opdracht; 3. Programma van eisen (bijlage 1 op het Aanbestedingsplatform); 4. Concept overeenkomst (bijlage 2 op het Aanbestedingsplatform); 5. ARVODI-2016 (bijlage 3 op het Aanbestedingsplatform); 6. Procedurevoorschriften (bijlage 5 op het Aanbestedingsplatform).
  
  Documenten: GVA verklaring, bewijs van verzekering, beroepsaansprakelijkheid (alleen voor ZZP/ZZP via intermediair), bedrijfsaansprakelijkheid, VOG verklaring, formulier Integriteitsverklaring, formulier nevenwerkzaamheden, bewijs KvK inschrijving en de bijlage Model Integriteitsverklaring Rijk voor externen.


• Eis08: In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.

Wensen

• Eis09: Wij verzoeken u graag te vermelden op welke basis u deze opdracht aanneemt.


• Wens01:
  De mate van ervaring als adviseur of (ambtelijk) secretaris
  
  Aspecten:
  • Ervaring met het opstellen van stukken.
  • Ervaring met het coördineren van verschillende informatiestromen.
  • Mate van ervaring met het onderscheiden van hoofd- en bijzaken
  • Mate van ervaring met structuur aanbrengen in processen om te komen tot een concreet eindproduct.
  • Ervaring met het schakelen tussen de verschillende (management)functies/ab-stractieniveaus binnen de ambtelijke organisatie


• Wens02:
  De mate van ervaring met procesoptimalisatie binnen de ambtelijke organisatie.
  
  Aspecten:
  • Kennis van Lean, aantoonbaar door (bijvoorbeeld) een Lean (Six Sigma) Green belt.
  • Ervaring met het verbeteren van de kwaliteit en consistentie van (management)rapportages en het bewaken van de voortgang.


• Wens03:
  De mate van ervaring met (vastgoed)processen
  
  Aspecten:
  • Mate van ervaring met inhoudelijk ondersteunen, coördineren en adviseren binnen verschillende (vastgoed)processen.
  • Mate van ervaring met procesmatig werken binnen de ambtelijke organisatie.

Nadat je hebt gesolliciteerd, neemt onze contactpersoon binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Wij hanteren een persoonlijke aanpak. Laat je gegevens achter via de "Direct solliciteren" button en wij lichten de opdracht graag persoonlijk aan je toe.   We helpen je graag verder!