Afdelingsondersteuner

Utrecht heeft jou nodig!

De gemeente Utrecht biedt ruimte aan iedereen. We zien talent als basis en diversiteit als kracht om samen betere resultaten te behalen. We zijn benieuwd naar wie jij bent. Voor jou bij het organisatieonderdeel Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) binnen het team Secretariaat. Dit team bestaat, met jou erbij, uit vijf medewerkers. Wij zijn elke dag druk bezig om verschillende teams te ondersteunen met secretariële en administratieve werkzaamheden.

Vastgoedorganisatie Utrecht (VGU) is de afdeling die optreedt als eigenaar van het maatschappelijke vastgoed van de Gemeente Utrecht. Van schoolgebouwen tot sportaccommodaties, van monumenten als de Domtoren tot buurthuizen en van (fiets)parkeervoorzieningen tot theaters en zwembaden. Het gaat om zo’n 1000 panden en zo’n 326 hectare grond. De opdracht van de VGU is om samen met partners en bewoners voldoende, duurzame eigentijdse voorzieningen voor maatschappelijke activiteiten te bouwen, te onderhouden en te renoveren. We doen dit vanuit de kernwaarden van de VGU: Betrouwbaar, Open, Veerkrachtig, Deskundig, Toekomstgericht.

Opdrachtomschrijving

Als afdelingsondersteuner ben je verantwoordelijk voor de administratieve, organisatorische en secretariële ondersteuning van de medewerkers binnen het organisatieonderdeel VGU.

Wat ga je doen?

• Ondersteunen van de medewerkers, vanuit een proactieve houding: signaleren en bespreken van zaken die spelen, waar mogelijk worden zaken zelfstandig opgepakt.
• Zorgen voor een goede voorbereiding, signalering en opvolging van gemaakte afspraken.
• Maken van complexe afspraken.
• Voorbereiden van de agenda van afdelingsoverleggen; je zorgt voor de verslaglegging en het uitvoeren van acties.
• Organiseren van bijeenkomsten en facilitaire ondersteuning.
• Zorgen voor een uniforme werkwijze.
• Vervangen van collega’s bij afwezigheid.
• Uitdenken en geven van verbeterpunten aan collega’s van het secretariaat; je geeft hierbij aan hoe verbeterpunten in de werkprocessen kunnen worden doorgevoerd.
• Beheren van de mailbox en hierin prioriteiten stellen, samen met collega’s.
• Coördineren van de indiensttreding van nieuwe collega’s.

Jij hebt/bent:

• Een afgeronde secretariële opleiding op MBO 4-niveau.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als ondersteuner in een dynamische werkomgeving.
• Ervaring met MS-Office pakketten en in staat om systemen snel eigen te maken.
• Een goede beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Daarnaast beschik je over de volgende competenties:

• Goede contactuele eigenschappen om contacten te onderhouden, zowel bestuurlijk, management als uitvoerend.
• Plannen en organiseren.
• Proactief.

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.

Goed om te weten

• Gesprekken zijn gepland op donderdag 27 februari 2025. De manager neemt contact op indien je wordt uitgenodigd voor een gesprek. Dit zal fysiek plaatsvinden.
• In het kader van de Wet DBA (Deregulering Beoordeling Arbeidsrelatie) is inschrijving door zzp’ers niet toegestaan.
• Het opvragen van referenties kan in een latere fase onderdeel zijn van de procedure.
• De weging van de antwoorden op de vragen in de uitvraag bepaalt de rangorde van de offertes op basis van prijs en kwaliteit. Hierbij hanteren we een weging van circa 25% voor het geoffreerde tarief en 75% voor de kwaliteit.
• Alleen de 5 hoogst scorende offertes worden nader gewogen op kwaliteit. Indien het aantal offertes de 10 niet overstijgt, kunnen alle offertes nader op kwaliteit beoordeeld worden.