Adviseur contractmanagement-zd sluizen

Rijkswaterstaat staat voor een grote onderhoudsopgave. Sluizen, bruggen, tunnels en viaducten die in de jaren vijftig en zestig zijn gebouwd, zijn toe aan renovatie en vervanging. Zo ook in de regio Zee en Delta waar een vijftal sluizen toe zijn aan ingrijpende onderhoudsmaatregelen. Dat vraagt, naast flinke investeringen, om menskracht en specifieke kennis. Om dit te realiseren zoekt het projectteam een ervaren Adviseur Contractmanagement. Zo lever jij als adviseur een wezenlijke en sturende bijdrage aan de bereikbaarheid van regio Zee en Delta. Benieuwd naar meer informatie over onze opgave? Kijk dan op: www.rws.nl/bereikbaarzeeland.

Als Adviseur Contractmanagement speel je een cruciale rol in het administratieve beheer en de kwaliteitsborging van contractdocumenten. Je zult verantwoordelijk zijn voor het screenen van documenten binnen het inkoop- en contractmanagement (ICM) proces op aspecten zoals format, uniformiteit, ondertekening en lay-out. Vervolgens zorg je ervoor dat deze documenten op de juiste manier worden opgeslagen in systemen zoals Hummingbird of Connect, in nauwe samenwerking met het documentbeheerteam. Daarbij draag je proactief bij aan het signaleren en oplossen van ontbrekende of incorrect gearchiveerde documenten om de kwaliteit en structuur van het Documentbeheer te verbeteren.

Tijdens audits ben jij degene die de benodigde documenten verzamelt en controleert, zodat deze gereed zijn voor interne en externe beoordelingen. Je werkt nauw samen met ICM-collega’s om te zorgen dat alle benodigde informatie tijdig beschikbaar is, waardoor audits efficiënt en soepel verlopen.

Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij lopende projecten, waarbij je verantwoordelijk bent voor het beheer van VISI, het systeem waarin documenten worden geregistreerd en geborgd. Je zorgt ervoor dat de juiste documenten op tijd bij de behandelaars terechtkomen en volgt de gestelde acceptatietermijnen nauwlettend. Indien nodig, onderneem je actie door navraag te doen bij behandelaars om ervoor te zorgen dat het proces vlekkeloos verloopt.
Tot slot ben je continu bezig met het verbeteren van processen. Je bedenkt en implementeert een systematische aanpak voor het screenen van contracten en documenten op volledigheid en juistheid. Hierbij werk je samen met het contractmanagementteam om verbeteringen door te voeren in het archiveringsproces, wat bijdraagt aan een efficiëntere en effectievere werkwijze binnen de organisatie.

Leiding en toezicht:
De adviseur Contractmanagement ontvangt leiding van de Contractmanager ZD B Sluizen.

Meest essentiële competenties:

De belangrijkste competenties voor deze rol zijn:
• Nauwkeurigheid en oog voor detail – Het zorgvuldig screenen en controleren van documenten op format, uniformiteit, en juistheid vraagt een scherp oog voor detail;
• Kwaliteitsbewustzijn – Je waarborgt de kwaliteit van contractdocumenten en zorgt ervoor dat alles conform de richtlijnen wordt opgeslagen en beheerd;
• Procesmatig werken – Het vermogen om bestaande processen te volgen, te bewaken en waar nodig te verbeteren is cruciaal;
• Organisatorische vaardigheden – Goed kunnen organiseren en beheren van documentatie, deadlines, en auditprocessen;
• Proactieve houding – Zelfstandig verbeteringen initiëren en problemen vroegtijdig signaleren binnen het contractbeheerproces;
• Communicatieve vaardigheden – Duidelijke en effectieve communicatie met collega's en stakeholders, zowel mondeling als schriftelijk, om benodigde documenten op te vragen en te verstrekken;
• Samenwerken – Je werkt nauw samen met verschillende teams, waarbij samenwerking cruciaal is voor succes;
• Zelfstandig werken – In staat om zonder constante begeleiding je verantwoordelijkheden uit te voeren en prioriteiten te stellen;
• ICT-vaardigheden – Ervaring met documentmanagementsystemen (zoals Hummingbird of Connect);
• Resultaatgerichtheid – Gericht op het tijdig en correct afronden van taken en het naleven van deadlines, met oog voor de doelstellingen van de organisatie.

Eisen

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over kennis en werkervaring als projectondersteuner, contractmanagementondersteuner of adviseur contractmanagement.


• Kandidaat beschikt aantoonbaar over kennis van en werkervaring met het werken binnen een IPM team.

Wensen

• Ervaring met documentmanagementsystemen, zoals Hummingbird, Connect of vergelijkbare systemen.


• Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en werkervaring met het administratief ondersteunen van processen binnen een project.


• Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Nadat je hebt gesolliciteerd, neemt onze contactpersoon binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Wij hanteren een persoonlijke aanpak. Laat je gegevens achter via de "Direct solliciteren" button en wij lichten de opdracht graag persoonlijk aan je toe.   We helpen je graag verder!