Management Assistent - Freelance opdracht in Utrecht

Tijdelijke ondersteuning Officemanagement – focus op agendabeheer & administratieve werkzaamheden

Voor onze afdeling Officemanagement zoeken we tijdelijk versterking. We zoeken een ervaren Management Assistent die snel kan schakelen, vooruitdenkt, overzicht houdt en zelfstandig werkt. Je ondersteunt drie managers: de manager Inkoop & Facilitair, de manager Administratie (Finance) en de manager Control. De werkzaamheden bestaan voornamelijk uit agenda- en emailbeheer naast uitvoer van lichte administratieve taken zoals het boeken van facturen en organiseren van bijeenkomsten. Deze positie komt tijdelijk vrij vanwege ziekte. Omdat onduidelijk is hoe het herstel zich ontwikkelt, zoeken we iemand die flexibel is- en mogelijk langer beschikbaar.

• Je beheert de agenda’s van drie managers en zorgt dat afspraken, reis & werktijd goed gepland, afgestemd en voorbereid in de agenda's staat.
• Je ondersteunt de managers bij het afhandelen van e-mails.
• Je voert lichte administratieve taken uit, zoals het verwerken van documenten, facturen en bijhouden van overzichten;
• Je helpt bij het voorbereiden van vergaderingen of bijeenkomsten en zorgt dat benodigde stukken tijdig beschikbaar zijn;
• Je springt bij waar nodig is in het kernteam en denkt mee over praktische oplossingen.

Portaal is één van de grootste woningcorporaties van het land, verspreid over het midden van Nederland.
De vijf regiokantoren in Leiden, Utrecht, Amersfoort, Arnhem en Nijmegen zijn primair gericht op de verhuur van de woningen en de verbetering van de leefbaarheid in die regio’s.
Het centrale ontmoetingspunt van de organisatie is het Huis van Portaal in Utrecht.

Portaal is een ambitieuze woningcorporatie. We bouwen, beheren en renoveren woningen, en zetten ook een stap verder. We dragen bij aan goed samenleven in de wijken.
Dat doen we door ons in te zetten voor inclusieve buurten en verduurzaming van onze woningen. Daar worden onze huurders uiteindelijk beter van.

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• De kandidaat beschikt over eigen elektronische apparatuur
• Een ervaren Management Assistent (3 tot 5 jaar recente werkervaring) die direct zelfstandig aan de slag kan;
• Iemand die flexibel, proactief en oplossingsgericht is;
• Een teamspeler die ook goed zelfstandig werkt;
• Beschikbaarheid op korte termijn voor een periode van ongeveer 6 maanden;
• Beschikbaar voor 24 tot 28 uur per week;
• Discreet, professioneel en communicatief sterk;
• Iemand die iedere dag het beste uit de dag haalt voor jezelf, je managers en natuurlijk onze bewoners.

Startdatum: 01-12-2025
Einddatum: 01-04-2026
Optie tot verlengen: Ja
Aantal uur per week: 24-28 uur
Toelichting: Thuiswerken beperkt en in overleg, mogelijk na inwerkperiode