Senior Managementassistent - Freelance opdracht in Rotterdam

Jij wil met jouw organisatorisch talent onze afdeling, en daarmee de stad, graag vooruithelpen. Jij levert graag je bijdrage in een dynamische werkomgeving, als spin in het web kom jij graag de afdeling Ruimte Woning & Milieu versterken

Jouw functie
Als managementassistent biedt je ondersteuning aan en ontzorg de teamleiders, het hoofd van de afdeling en de experts. Je bent de spin in het web, die alle ballen hoog weet te houden en het overzicht niet verliest.

Dit doe je door:
• De agenda van je teamleider up-to-date te houden. Je hebt te maken met complex agendabeheer (volle en diverse agenda’s).
• Prioriteren en beantwoorden van e-mail van het management.
• Registratie van ziek- en betermeldingen en verlofaanvragen van medewerkers
• Beheer van de mailbox en agenda van het secretariaat.
• Op orde houden van ondersteunende faciliteiten. Zoals het aanmaken van een bestelformulier voor borrels, reserveren van vergaderkamers en aanvragen van overige faciliteiten.
• Ondersteuning bij lezingen en participatiebijeenkomsten. Zoals contact met sprekers, posters laten maken, uitnodigingen versturen, ondersteuning tijdens presentaties.
• Ondersteuning bij buitenlandse dienstreizen. Zoals dienstreisformulier opstellen, trein- of vliegtickets boeken, hotel reserveren, contact met de organisatie.
• Ondersteuning van het bestuurlijk proces.
• Tijdschrijven voor teamleiders en afdelingshoofden.
• Aanmelden en ontvangen van bezoekers en (buitenlandse) delegaties.

Je werkt binnen het team Milieu & Financiën, samen met ongeveer twintig collega’s die zich inzetten voor wat noodzakelijk is én voor wat mogelijk is om de stad leefbaar te houden. Het team ondersteunt het college bij het realiseren van milieudoelstellingen en levert strategische en beleidsmatige adviezen aan het gemeentebestuur. Daarnaast beheert het team alle milieubudgetten en vervult het de rol van programmamanager op onder meer luchtkwaliteit en bodemsanering. Ook vertegenwoordigt het team de gemeente in nationale en internationale netwerken en treedt het namens Rotterdam op als opdrachtgever van de gemeenschappelijke regeling DCMR. Deze organisatie voert wettelijke milieutaken uit, verzorgt vergunningverlening, toezicht en handhaving, geeft technische en inhoudelijke adviezen, beheert de meldkamer en brengt de milieukwaliteit in beeld.

Werken voor de gemeente Rotterdam

Werken voor Rotterdam betekent werken in de tweede stad van Nederland, een stedelijke omgeving met complexe fysieke vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. De stad kent unieke kenmerken, zoals de aanwezigheid van de haven en de Maas. De afdeling Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad, met aandacht voor inwoners en bezoekers. Binnen Stadsontwikkeling worden ruimtelijke en economische investeringen geïnitieerd en begeleid, waarbij de organisatie optreedt als publieke ontwikkelaar én als kwaliteitsbewaker. Door middel van verkeersbeleid en duurzame infrastructuur blijft de stad bereikbaar. Handhaving van regels zorgt voor veilige en prettige woonomstandigheden. Daarnaast verzorgt de afdeling het vastgoed waarin belangrijke publieke diensten en voorzieningen worden gehuisvest. Samen met publieke en private partners geeft Stadsontwikkeling vorm aan de stad en draagt zij eraan bij dat Rotterdam zich blijft ontwikkelen en vitaal blijft.

De managementassistent is een echt organisatietalent, trots op de functie, en iemand die zich niet gauw uit het veld laat slaan. Je bent een spin in het web, flexibel met een proactieve instelling, kan goed schakelen en organiseren en bent gewend om in een team te werken. Je bent accuraat, dienstverlenend en kan ook goed je grenzen aangeven. In verband met het onderling kunnen vervangen, ben je, mits bijtijds aangegeven, flexibel in het wisselen van een werkdag. En verder willen we dat de managementassistent zelfstandig en oplossingsgericht werkt. Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.

• Je hebt minimaal 5 jaar werkervaring als managementassistent, opgedaan in de afgelopen 10 jaar.
• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding in de richting van Officemanagement.
• Je hebt minimaal drie jaar kennis van en werkervaring met Microsoft Office (Word, Excel, Outlook en PowerPoint) opgedaan in de afgelopen vier jaar.

Wensen
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring bij een overheidsorganisatie.
• Je hebt werkervaring met het ondersteunende systeem Oracle
• Je hebt werkervaring met het verbeteren van de werkprocessen.

Werklocatie

• Wilhelminakade 179, Rotterdam

Thuiswerkbeleid

• 50% op kantoor en 50% thuis

• Maandag is een vaste kantoordag

Startdatum

• Zo snel mogelijk, naar verwachting begin januari 2026

Aantal medewerkers

• Twee

Uren per week

• 28 tot 36 uur

Duur van de opdracht

• Zes maanden

Verlengingsopties

• Twee keer zes maanden

Data voor verificatiegesprek

• Week 50, op locatie of via MS Teams

De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.