Workload Planner - Freelance opdracht in Utrecht

De afdeling ICT Beheer heeft behoefte aan meer inzicht in de actuele en toekomstige werkvoorraad in relatie tot de beschikbare capaciteit. De Workload Planner krijgt de opdracht om de workload en capaciteit binnen ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

Het beoogde resultaat van de opdracht is een actueel en betrouwbaar capaciteitsbeeld waarmee ICT Beheer inzicht heeft in de hoeveelheid werk, benodigde en beschikbare capaciteit, verwachte doorlooptijden en toekomstige knelpunten. Hiermee wordt de teamleiding in staat gesteld onderbouwde keuzes te maken over planning, prioriteiten en inzet van capaciteit.

• Inventariseren en structureren van het actuele onderhanden en geplande werk binnen ICT Beheer
• In kaart brengen van openstaande werkzaamheden, opdrachten, verzoeken en achterstanden
• Bepalen en/of ophalen van ureninschattingen en benodigde capaciteit per activiteit of opdracht
• Inventariseren van de beschikbare capaciteit binnen het team
• Afzetten van de benodigde capaciteit tegen de beschikbare capaciteit
• Berekenen en inzichtelijk maken van verwachte doorlooptijden
• Signaleren van capaciteitsknelpunten, achterstanden en risico's voor de planning
• Inzichtelijk maken van de gevolgen van nieuwe werkzaamheden en gewijzigde prioriteiten voor capaciteit en doorlooptijd
• Opstellen en onderhouden van workload-, capaciteits- en planningsrapportages
• Periodiek actualiseren van werkvoorraad, capaciteit en verwachte doorlooptijden
• Bespreken van analyses en bevindingen met teamleiding en betrokken medewerkers
• Ondersteunen bij het stellen van prioriteiten en het opstellen van een realistische planning
• Documenteren van uitgangspunten, ureninschattingen, capaciteitsgegevens en de gehanteerde planningsmethodiek
• Inrichten en documenteren van een structurele en overdraagbare werkwijze waarmee ICT Beheer na afloop van de opdracht zelfstandig workload en capaciteit kan blijven monitoren

Veiligheidsregio Utrecht is een samenwerkingsverband van en voor de 26 Utrechtse gemeenten. Wij zorgen elke dag voor de veiligheid van alle mensen die in de regio wonen en verblijven. Dat doen wij met onze centralisten op de 112-meldkamer, onze brandweermensen en onze collega’s van risicobeheersing, crisisbeheersing en de geneeskundige hulpverleningsorganisatie in de regio.

Wij zijn er voor de mensen in de samenleving, die rekenen op onze professionaliteit. Onze ambitie is om dat met onze partners steeds beter te doen.

Je krijgt de opdracht om de workload en capaciteit binnen ICT Beheer inzichtelijk te maken en een structurele werkwijze voor workload- en capaciteitsplanning in te richten.

De VRU vraagt bij aanvang van de opdracht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Hiervan moet een kopie, samen met het tonen van een ID-bewijs, worden overhandigd op de eerste werkdag.

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
• Aantoonbare werkervaring met planning, capaciteitsplanning, workloadmanagement, projectplanning en/of projectadministratie
• Aantoonbare werkervaring met het inventariseren, structureren en analyseren van werkvoorraden en/of werkzaamheden
• Aantoonbare werkervaring met Excel en/of vergelijkbare rapportage- of planningstools
• Beschikbaar per 1 oktober 2026 voor de volledige duur van de opdracht, alle mogelijke verlengingen en het gevraagde aantal uren per week

Wensen:

• Aantoonbare werkervaring met workloadplanning, capaciteitsplanning, resourceplanning of vergelijkbare werkzaamheden
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten en onderhouden van rapportages waarmee werkvoorraad, capaciteit, voortgang en/of doorlooptijden inzichtelijk worden gemaakt
• Aantoonbare werkervaring binnen een ICT-, ICT-beheer- of vergelijkbare technisch-operationele omgeving
• Aantoonbare werkervaring met het analyseren, structureren en rapporteren van gegevens met behulp van Excel, Power BI en/of vergelijkbare tools
• Aantoonbare werkervaring met het zelfstandig inrichten of verbeteren van een planning- en/of capaciteitsproces

• Analytisch vermogen – kan grote hoeveelheden informatie structureren en vertalen naar bruikbare stuurinformatie
• Plannen en organiseren – brengt werkzaamheden, capaciteit, afhankelijkheden en deadlines gestructureerd samen
• Nauwkeurigheid – werkt zorgvuldig en zorgt voor betrouwbare en actuele informatie
• Proactiviteit – signaleert tijdig knelpunten, afwijkingen en risico's en onderneemt hierop actie
• Zelfstandigheid – kan de opdracht zelfstandig structureren en uitvoeren
• Communicatieve vaardigheden – kan gericht doorvragen bij medewerkers en bevindingen helder toelichten
• Resultaatgerichtheid – werkt toe naar concrete, bruikbare en overdraagbare resultaten
• Organisatiesensitiviteit – begrijpt belangen en afhankelijkheden binnen de organisatie en weet hier effectief mee om te gaan
• Oordeelsvorming – kan op basis van beschikbare gegevens realistische conclusies trekken over workload, capaciteit en planning
• Overzicht – is in staat hoofd- en bijzaken te onderscheiden en een integraal beeld van werkzaamheden en capaciteit te creëren

Duur: Tot en met 31 december 2026
Opties tot verlenging: 3x 2 maanden
Uren per week: 36
Start: 2026-10-01T21:59:00Z
Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma – Di – Wo – Do – Vr.

Gespreksdata: gesprekken bij de VRU worden gepland op woensdag 16 september 2026, tussen 9:00 uur en 15:00 uur