Trainee Informatiebeheer & Digitale Archivering (Traineeship DIV) - Freelance opdracht in Diever

Als trainee maak je kennis met alle facetten van informatiebeheer. Je werkt mee in de dagelijkse werkzaamheden (o.a. post- en email registratie, interne archiefvragen), mail van het DIV-team en krijgt de ruimte om ervaring op te doen in zowel de dagelijkse praktijk als in organisatiebrede verbeterprojecten. De trainee maakt gedurende de opdracht integraal onderdeel uit van het team DIV en voert werkzaamheden uit onder begeleiding van ervaren collega's binnen de geldende processen, werkwijzen en kwaliteitsafspraken van de gemeente.

Gedurende het traineeship staan drie belangrijke opdrachten centraal.

Opdracht 1: Implementeren van het kwaliteitssysteem
Als medewerker draag je bij aan de implementatie van het kwaliteitssysteem binnen de organisatie. Je verdiept je in het handboek kwaliteitssysteem en werkt samen met collega's van DIV aan de afronding en vaststelling van het handboek. Vervolgens richt je i.s.m. collega DIV de benodigde kwaliteitscontroles in, zodat processen structureel kunnen worden gemonitord en verbeterd. Hierbij lever je een actieve bijdrage aan het borgen van kwaliteit, uniformiteit en naleving van afspraken binnen de organisatie.

Resultaat:

· Het kwaliteitssysteem is vastgesteld, geïmplementeerd en organisatiebreed geborgd.

· DIV-processen zijn beschreven, gestandaardiseerd en opgenomen in het kwaliteitssysteem.

· Kwaliteitscontroles zijn ingericht, waardoor naleving en verbeterpunten structureel worden gemonitord.

· Medewerkers werken volgens uniforme werkwijzen en kwaliteitsafspraken.

· De kwaliteit van dienstverlening en informatiehuishouding is aantoonbaar verbeterd.

· De organisatie voldoet beter aan relevante wet- en regelgeving en interne kwaliteitsnormen.

· Er is een basis gelegd voor continue verbetering en kwaliteitsbewust werken.

Opdracht 2: Opstellen en actualiseren van DIV-handboeken
Je bent verantwoordelijk voor het opstellen, beheren en actualiseren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies. Hierbij zorg je ervoor dat de documentatie aansluit bij actuele wet- en regelgeving, organisatiebeleid en werkprocessen. Je stemt wijzigingen af met betrokken collega's en draagt zorg voor een heldere, uniforme en toegankelijke vastlegging van afspraken. Daarmee lever je een belangrijke bijdrage aan de kwaliteit, transparantie en continuïteit van de dienstverlening.

Resultaat:

· Actuele en vastgestelde DIV-handboeken, procedures en werkinstructies.

· Uniforme en efficiënte werkwijzen binnen DIV.

· Verbeterde kennisborging en continuïteit door heldere procesdocumentatie.

· Een hogere kwaliteit van de informatiehuishouding door actuele en betrouwbare werkinstructies.

· Structureel beheer van handboeken en procedures, met tijdige actualisaties.

· Betere naleving van wet- en regelgeving en interne kwaliteitsafspraken.

Opdracht 3: Digitale archivering
Je draagt zorg voor de verdere ontwikkeling en verbetering van de digitale archivering binnen het team. Je adviseert over de inrichting van digitale archiefprocessen en ziet toe op de juiste toepassing van wet- en regelgeving, beleid en procedures. Daarnaast ondersteun je collega's bij het duurzaam toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar opslaan van informatie. Je signaleert knelpunten, doet verbetervoorstellen en levert een actieve bijdrage aan een toekomstbestendige informatiehuishouding.

· Resultaat:

· Digitale informatie wordt duurzaam, toegankelijk en compliant gearchiveerd.

· Archiveringsprocessen zijn ingericht en geborgd.

· De kwaliteit, volledigheid en vindbaarheid van digitale dossiers zijn verbeterd.

· Medewerkers worden ondersteund bij correct informatiebeheer.

· Risico’s binnen informatiebeheer worden beheerst en geminimaliseerd.

· De organisatie voldoet beter aan de eisen voor archiefbeheer en informatiehuishouding.

· Er zijn verbeteringen doorgevoerd voor toekomstbestendige digitale archivering.

• post- en email registratie
• interne archiefvragen
• mail van het DIV-team behandelen
• werken aan de implementatie van het kwaliteitssysteem
• werken aan de afronding en vaststelling van het handboek
• de benodigde kwaliteitscontroles inrichten
• het opstellen van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies
• het beheren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies
• het actualiseren van DIV-handboeken, procedures en werkinstructies
• wijzigingen afstemmen met betrokken collega's
• de verdere ontwikkeling en verbetering van de digitale archivering binnen het team
• adviseren over de inrichting van digitale archiefprocessen
• toezien op de juiste toepassing van wet- en regelgeving, beleid en procedures
• collega's ondersteunen bij het duurzaam toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar opslaan van informatie
• knelpunten signaleren
• verbetervoorstellen doen

Werken voor de Gemeente Westerveld betekent dat je terecht komt in een plattelandsgemeente in Zuidwest-Drenthe.
Een gemeente waar bestuur en organisatie samen streven naar een hoogwaardige dienstverlening waarbij we initiatieven van inwoners, ondernemers en organisaties stimuleren én faciliteren.
Wat kenmerkend is voor de Gemeente Westerveld zijn de korte lijnen, een informele werksfeer en weinig hiërarchie.
Na een warm onthaal introduceert jouw nieuwe team de organisatie en collega’s bij je.
Een team dat bestaat uit een mix van lerende en ervaren collega’s.
En natuurlijk lopen we dan ook even langs onze koffiecorners, het bedrijfsrestaurant en de verschillende lounge- en overlegplekken.

Je werkt mee in de dagelijkse werkzaamheden.
Je doet ervaring op in zowel de dagelijkse praktijk als in organisatiebrede verbeterprojecten.
De trainee maakt gedurende de opdracht integraal onderdeel uit van het team DIV en voert werkzaamheden uit onder begeleiding van ervaren collega's binnen de geldende processen, werkwijzen en kwaliteitsafspraken van de gemeente.

Je verdiept je in het handboek kwaliteitssysteem.
Je stemt wijzigingen af met betrokken collega's en draagt zorg voor een heldere, uniforme en toegankelijke vastlegging van afspraken.

Je ondersteunt collega's bij het duurzaam toegankelijk, vindbaar en betrouwbaar opslaan van informatie.

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal mbo-4 niveau
• Aantoonbare werkervaring met archiefwerkzaamheden
• Aantoonbare werkervaring met het inventariseren en beheren van archief- of informatiedossiers
• Aantoonbare werkervaring bij een overheidsorganisatie
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau
• Aantoonbare werkervaring bij een gemeente
• Aantoonbare werkervaring met administratieve processen en nauwkeurige dossiervorming
• Aantoonbare werkervaring met het digitaliseren van archief- of informatiedossiers

• Beschikt over goede mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden
• Beschikt over goede digitale vaardigheden
• Heeft een leergierige, proactieve en zelfstandige werkhouding
• Is in staat zowel zelfstandig als in teamverband te werken

Duur: 24 maanden
Opties tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend
Uren per week: 28
Start: Zo spoedig mogelijk
Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: In overleg, 75% op kantoor.

Gespreksdata: De gesprekken bij de opdrachtgever worden op een nader te bepalen moment gepland. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo spoedig mogelijkbericht.Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.