Technisch administratief medewerker - Freelance opdracht in Middelburg

Tijdelijke versterking van het HWBP-projectteam als technisch administratief medewerker. Je ondersteunt het projectteam bij dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden en draagt bij aan een goede voortgang en ondersteuning van het project.

Voor het HWBP-projectteam is tijdelijk behoefte aan aanvullende capaciteit in de vorm van een technisch administratief medewerker. De medewerker ondersteunt het projectteam bij de dagelijkse administratieve, organisatorische en secretariële werkzaamheden en draagt bij aan een goede voortgang en ondersteuning van het project.

De werkzaamheden worden uitgevoerd binnen het HWBP-projectteam. De technisch administratief medewerker werkt nauw samen met de verschillende leden van het projectteam en heeft vanuit de werkzaamheden contact met diverse interne en externe betrokkenen.

De verwachte duur van de inzet bedraagt 4 maanden.

De werkzaamheden worden uitgevoerd onder hiërarchische aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met het HWBP-projectteam. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de benodigde afstemming binnen het projectteam vindt de samenwerking fysiek plaats op de werklocatie in Zeeland. Vanwege het belang van continuïteit, kennisborging en nauwe samenwerking met interne stakeholders is sprake van een structurele rol binnen het team die volledige inbedding in de organisatie vereist.

• voorbereiden, plannen en organiseren van projectteamvergaderingen en overige overleggen
• notuleren van projectteamvergaderingen en zorgdragen voor een correcte verslaglegging
• vastleggen en bewaken van afspraken, actiepunten en besluiten
• organiseren en coördineren van overleggen met interne en externe partijen
• verzamelen en verspreiden van relevante vergaderstukken en informatie
• verrichten en administratief verwerken van bestellingen
• ondersteunen bij het beheren en structureren van projectdocumentatie
• verwerken en bijhouden van informatie in Microsoft 365 en SharePoint
• ondersteunen van projectteamleden bij voorkomende administratieve en secretariële werkzaamheden
• signaleren van openstaande acties, ontbrekende informatie en naderende deadlines

Waterschappers zijn doeners. Met de voeten -soms letterlijk- in de klei. Iedere Zeeuw is dagelijks afhankelijk van ons werk. En onze rol krijgt nog meer impact als je kijkt naar de enorme uitdagingen door klimaatverandering, zoals de zeespiegelstijging en beschikbaarheid van zoetwater. Om Zeeland veilig te houden en het welzijn van haar inwoners te waarborgen, zoeken wij collega’s die mee willen bouwen aan onze prachtige provincie.

Je werkt binnen het HWBP-projectteam en hebt nauw contact met verschillende leden van het projectteam en diverse interne en externe betrokkenen.

Je werkt onder hiërarchische aansturing van de opdrachtgever en in nauwe samenwerking met het HWBP-projectteam. Vanwege de aard van de werkzaamheden en de benodigde afstemming vindt de samenwerking fysiek plaats op de werklocatie in Zeeland. De rol vereist continuïteit, kennisborging en volledige inbedding in het team.

De technisch administratief medewerker stemt de werkzaamheden, planning en prioriteiten af met de opdrachtgever en de betrokken leden van het projectteam.

• De kandidaat voegt een persoonlijke motivatie toe van maximaal 400 woorden waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht. De motivatie is door de kandidaat zelf geschreven. Voeg de geschreven motivatie samen met het cv en upload deze als één document
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
• Aantoonbare werkervaring met Microsoft 365, waaronder in ieder geval Outlook, Word en Teams
• Kandidaat is bereid en in staat om gedurende de opdracht op de door opdrachtgever vereiste werkdagen fysiek aanwezig te zijn op de werklocatie in Zeeland
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als projectondersteunend, administratief en/of secretarieel medewerker
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met het ondersteunen van een project- of programmateam
• Aantoonbare ervaring met zowel het organiseren van overleggen als het notuleren en bewaken van actiepunten
• Aantoonbare werkervaring met SharePoint voor document- en/of informatiebeheer
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring binnen een overheidsorganisatie en/of technische of infrastructurele projectomgeving

• Uitdrukkingsvaardigheid (mondeling)
• Uitdrukkingsvaardigheid (schriftelijk)
• Klantgericht
• Resultaatgericht werken
• Samenwerken
• Plannen en organiseren

Duur: 4 maanden
Opties tot verlenging: Mogelijk maar nog niet bekend
Uren per week: 25
Start: Zo spoedig mogelijk
Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: in overleg

Gespreksdata:
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op een nader te bepalen moment. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen zo snel mogelijk bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.