Adjunct-secretaris - Freelance opdracht in Gelderland
ArtEZOpdrachtomschrijving
Rolomschrijving en taakafspraken
Adjunct-secretaris
Locatie: standplaats Arnhem
Startdatum: zo snel mogelijk
Einddatum: 31-5-2027, optie tot verlengen 2x 3 maanden
Aantal uren: 32 per week
In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris, in eerste instantie tijdelijk. Doel van deze tijdelijke uitbreiding is mede om het gewenste takenpakket en omvang voor een structurele versterking van de afdeling scherp te krijgen.
Als adjunct-secretaris fungeer je als rechterhand van de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming.
Taken en verantwoordelijkheden
Locatie: standplaats Arnhem
Startdatum: zo snel mogelijk
Einddatum: 31-5-2027, optie tot verlengen 2x 3 maanden
Aantal uren: 32 per week
In het kader van een recent adviesrapport over de organisatiestructuur van ArtEZ wordt het Bestuursbureau versterkt. Om de bestuurssecretaris en beleidsadviseur/adjunct-secretaris meer ruimte te geven voor strategische advisering van het College van Bestuur en de organisatie in den brede, wordt de afdeling uitgebreid met een adjunct-secretaris, in eerste instantie tijdelijk. Doel van deze tijdelijke uitbreiding is mede om het gewenste takenpakket en omvang voor een structurele versterking van de afdeling scherp te krijgen.
Als adjunct-secretaris fungeer je als rechterhand van de bestuurssecretaris. Je maakt deel uit van het Bestuursbureau, dat naast deze nieuwe functie bestaat uit de bestuurssecretaris, een beleidsadviseur/adjunct-bestuurssecretaris, drie managementassistenten, de ambtelijk secretaris MR, een coördinator medezeggenschap en de Functionaris Gegevensbescherming.
Taken en verantwoordelijkheden
- Voorbereiden en verslagleggen van de vergaderingen van het College van Bestuur, in goede afstemming met de managementassistenten, de bestuurssecretaris en de aandragers van agendapunten.
- Communiceren van besluiten aan betrokkenen en de organisatie.
- Uitzetten, bewaken en uitvoeren van actiepunten.
- Mede voorbereiden van de Planning- & Controlgesprekken met de verschillende eenheden van ArtEZ (in afstemming met de bestuurssecretaris, concern controller en de afdeling Control & Advies) en het verzorgen van de verslaglegging hiervan.
- In voorkomende gevallen ondersteunen van andere vergaderingen en overleggen op instellingsniveau.
- In samenwerking met collega’s van het bestuursbureau of andere afdelingen inhoudelijk en procesmatig voorbereiden en opstellen van bestuursbesluiten op verschillende terreinen.
- Op eigen initiatief of op verzoek voorstellen doen voor het vormgeven en verbeteren van besluitvormings- en organisatorische processen, inclusief archivering van besluiten en documenten.
- Het toevoegen van een juridische blik op verschillende terreinen, waarbij waar nodig gespecialiseerd extern juridisch advies wordt ingewonnen.
Gewenst profiel
Je hebt
Je hebt
- Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding
- Enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs
- Affiniteit met de kunsten
- Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels in woord en geschrift
- Zorgvuldig en werkt met oog voor detail
- Integer; je kunt goed omgaan met vertrouwelijke informatie
- Flexibel; je kunt goed kunnen inspelen op onverwachte omstandigheden;
- Zelfstandig, proactief en resultaatgericht;
- Een goede planner, die hoofd- en bijzaken onderscheidt en gemakkelijk de juiste prioriteiten stelt.
Opdrachtvereisten
De opdrachtgever heeft eisen en wensen doorgegeven waaraan een kandidaat moet voldoen. Hieronder vind je een overzicht van de belangrijkste punten, zodat je een goed beeld krijgt van de opdracht.
Eisen opdrachtgever
- Hbo+ werk- en denkniveau, bij voorkeur een juridische opleiding
- Enkele jaren werkervaring als secretaris of beleidsmedewerker, bij voorkeur in het hoger onderwijs
- Uitstekende beheersing van het Nederlands en goede beheersing van het Engels
Wensen opdrachtgever
- Affiniteit met de kunsten
Sollicitatie procedure
Reactie
Start opdracht
Vind een opdracht die bij je past
Bekijk het actuele overzicht van beschikbare opdrachten en ontdek wat aansluit bij jouw profiel en ambities. Heb je iets interessants gevonden? Klik dan door voor meer informatie en details over de opdracht.
Solliciteer direct
Klaar om te solliciteren? Met één klik stuur je jouw profiel naar de opdrachtgever of partner.
Reactie van de opdrachtgever
Na je sollicitatie neemt de opdrachtgever of partner contact met je op. Je hoort of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, of dat je eventueel in aanmerking komt voor een andere opdracht.
Start met je opdracht
Ben je geselecteerd? Gefeliciteerd! Je kunt snel aan de slag en samen met de opdrachtgever duidelijke afspraken maken over de startdatum, voorwaarden en verwachtingen.
Veelgestelde vragen
De adjunct-secretaris is verantwoordelijk voor het voorbereiden en verslagleggen van vergaderingen van het College van Bestuur, het communiceren van besluiten, het uitvoeren van actiepunten en het voorbereiden van beleidsdocumenten.
Een hbo+ werk- en denkniveau is vereist, bij voorkeur met een juridische opleiding en enkele jaren relevante werkervaring, bij voorkeur in het hoger onderwijs.
Zorgvuldigheid, integriteit, flexibiliteit, zelfstandigheid en goede planningsvaardigheden zijn cruciaal.
De functie is gevestigd in Arnhem en is tijdelijk tot 31-5-2027, met mogelijke verlengingen.