Secretaris KCIO - Freelance opdracht in Gelderland

Deze opdracht betreft een tijdelijk en afgebakend project binnen de landelijke reactieorganisatie voor de opvang van ontheemden uit Oekraïne. De werkzaamheden vallen buiten de reguliere organisatie en taken van het NIPV en zijn bedoeld om tijdelijke, specialistische capaciteit in te zetten die niet structureel beschikbaar is. Het NIPV faciliteert de reactieorganisatie.
De opdrachtnemer wordt ingezet als zelfstandig professional en levert advies, coördinatie en procesmatige ondersteuning met een duidelijk resultaatgericht karakter. De werkzaamheden worden uitgevoerd zonder inbedding in de lijnorganisatie. De opdracht loopt parallel aan de Richtlijn Tijdelijke Bescherming (RBT), die geldt tot 4 maart 2027.

Het KCIO (Knooppunt Coördinatie Informatie Oekraïne) is een centraal knooppunt in Nederland dat de coördinatie en informatie-uitwisseling regelt tussen het Rijk, regio's (gemeenten/veiligheidsregio's) en partnerorganisaties voor de opvang en spreiding van ontheemden uit Oekraïne, door het monitoren van opvangplekken, het faciliteren van bovenregionale verplaatsingen via het LCVS en het delen van kennis en informatie. De opdracht bevindt zich in de afrondingsfase richting maart 2027. Focus ligt op: governance‑afronding, evaluatie (lessons learned), borging van kennis en processen, en zorgvuldige overdracht naar de staande organisatie(s).

Wij zoeken een ervaren secretaris met aantoonbare ervaring in crisisorganisaties of grootschalige maatschappelijke projecten. De kandidaat is in staat om bestuurlijke processen te ondersteunen, verslaglegging op strategisch niveau te verzorgen en een spilfunctie te vervullen in een complex netwerk van (25) gemeentelijke samenwerkingsverbanden en het Rijk. De secretaris zorgt voor de bestuurlijke en organisatorische ruggengraat van de afrondingsfase en strak besluitvormingsproces, aantoonbare dossiervorming, hoge kwaliteit van stukken, voortgangsbewaking, en begeleidt gestructureerde uitvoering van de eindevaluatie. De secretaris werkt nauw samen met de liaison bedrijfsvoering en vervangt deze in voorkomende gevallen.

• De kandidaat dient per 05-03-2026 (of zoveel eerder als mogelijk) beschikbaar te zijn.
• De kandidaat is 30 uur per week beschikbaar en bereid tot hybride werken (landelijk overleg; periodiek aanwezig op locatie). U heeft bovenstaande gelezen en gaat hiermee akkoord.
• De selectiegesprekken worden gevoerd op 23-02-2026. Het verzoek is om deze data vrij te houden.
• De kandidaat beschikt over kennis van AVG/Woo/Archiefwet en informatie-beheer/dossiervorming. Dit staat duidelijk in het CV vermeld.
• De kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring in een crisisorganisatie of vergelijkbare context (bijvoorbeeld COVID-19, rampenbestrijding, opvang/asiel/ketenpartners). Dit moet blijken uit het CV.
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring (in de afgelopen 8 jaar) met bestuurlijke processen en verslaglegging op hoog niveau. In het CV staat een duidelijke beschrijving waar deze ervaring is opgedaan en op welk niveau.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met crisisbeheersing en/of veiligheidsregio’s en interbestuurlijke samenwerking. Dit moet blijken uit het CV.

Wensen

• De kandidaat heeft ervaring met beslisnota’s en bestuurlijke verslaglegging. Dit blijkt uit een toelichting in het CV.
• De kandidaat heeft ervaring met evaluaties (opzet, uitvoering, rapportage) en kennisborging/overdracht. In het CV staat een duidelijk beschrijving van deze ervaring en waar deze ervaring is opgedaan.

Mocht u voor dit interview worden uitgenodigd dan toetsen wij de volgende competenties in dit interview:

• Omgevingssensitief & bestuurlijk scherp; snapt politieke/bestuurlijke verhoudingen.
• Structuur & voortgangsgericht; bewaakt deadlines en kwaliteit onder druk.
• Communicatief sterk (helder, bondig, diplomatiek).
• Analytisch & integraal; verbindt inhoud, proces en governance.
• Proactief, punctueel, betrouwbaar (afspraak = afspraak).
• Faciliterend leider: brengt mensen bij elkaar en houdt de lijn vast.

• Start opdracht: 5-03-2026 (of zoveel eerder als mogelijk)
• Einde opdracht: 04-03-2027, met optie tot maximaal 2 verlengingen van elk 4 maanden
• Aantal uren: 30 uur per week
• Standplaats: Driebergen-Zeist / Hybride*