Recordsmananger / BBO-specialist - Freelance opdracht

Als BBO-specialist bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken sta je midden in een van de meest inhoudelijk uitdagende archieftrajecten binnen de rijksoverheid. Je beoordeelt papieren archieven op beperkingen van de openbaarheid voordat ze worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Zorgvuldig, methodisch en met oog voor wat er wettelijk en inhoudelijk op het spel staat.

Over de opdrachtgever

Het Ministerie van Buitenlandse Zaken is de spil in de communicatie tussen de Nederlandse regering en de rest van de wereld: ambassades, permanente vertegenwoordigingen en consulaten-generaal verspreid over alle continenten. Het ministerie voert een actief diversiteitsbeleid en werkt aan een inclusieve organisatie waarin verschillen juist worden benut. Je werkt bij een opdrachtgever die zowel internationaal georiënteerd als maatschappelijk bewust is.

Jouw uitdaging

De papieren archieven van vóór 2013 (het jaar dat BZ digitaal ging archiveren) liggen bij de Rijksorganisatie voor Informatiehuishouding (RvIHH). Voordat die archieven naar het Nationaal Archief worden overgebracht, moet per deelarchief wettelijk worden vastgelegd welke stukken niet openbaar toegankelijk mogen worden en hoe lang die beperking geldt. Dit wordt vastgelegd in een Besluit Beperking Openbaarheid (BBO).

Jij organiseert en verzorgt het volledige BBO-proces namens het ministerie. Je bent de schakel tussen BZ, RvIHH en het Nationaal Archief. Je taken:

• Je houdt het overzicht bij van al het blijvend te bewaren papieren archief dat nog niet is overgebracht, en van de procesfasen waarin de verschillende inventarissen zich bevinden in het BBO-proces.
• Je werkt volgens een planning en met oplevertermijnen.
• Je beoordeelt de beperkingen van openbaarheid in de verschillende inventarissen, onder meer door de archieven op locatie in te zien bij RvIHH in Apeldoorn of Winschoten.
• Je stelt de duidingen vast en legt deze voor aan het Nationaal Archief.
• Je bespreekt het advies van het NA met het plaatsvervangend clusterhoofd IDI/IM en past zo nodig de duidingenlijst aan.
• Je stelt het Besluit Beperkingen Openbaarheid op en zorgt in samenwerking met Directie Juridische Zaken voor publicatie van het besluit.
• Je stelt de Verklaring van Overbrenging (VVO) op en controleert op tijdige overbrenging door RvIHH aan het Nationaal Archief.

Dit ben jij

Je hebt een HBO-opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaar, en je weet precies hoe informatie- en recordsmanagement werkt binnen de rijksoverheid. Je begrijpt de samenhang tussen archiefketen, wetgeving en uitvoeringspraktijk. Je werkt gestructureerd, bewaakt je eigen planning en verliest het eindresultaat niet uit het oog. Je bent integer, samenwerking gaat je goed af, en je weet hoe je je beweegt in een politiek-bestuurlijke omgeving. Competenties die bij deze rol horen: analyseren, samenwerken, organisatiesensitiviteit, omgevingsbewustzijn, kwaliteitsgerichtheid, plannen en organiseren, voortgangscontrole en integriteit.

Eisen

• Werk- en denkniveau: HBO-opleiding in informatiemanagement of vergelijkbaar.

Professionele kennisgebieden (wensen):

• Kennis van relevante wet- en regelgeving en in de organisatie geldende procedures rond informatie- en recordsmanagement en de vaardigheid in het toepassen daarvan.
• Inzicht in (organisatorische) samenhangen tussen het eigen werkterrein en de daarop van invloed zijnde werkprocessen.
• Vaardigheid in het opstellen van (deel)producten ten behoeve van het recordsmanagement.
• Vaardigheid in het geven van (operationeel) advies.
• Kennis van de ordenings- en ontsluitingsmethoden en –technieken, zoals selectielijsten en classificatieschema’s.
• Vaardigheid in het interpreteren van gegevens, leggen van verbanden, geven van advies en het opstellen van geaggregeerde overzichten en informatie.
• Kennis van digitale informatie- en archiveringssystemen.

Competenties: Analyseren, Samenwerken, Organisatiesensitiviteit, Omgevingsbewustzijn, Kwaliteitsgerichtheid, Plannen en organiseren, Voortgangscontrole, Integriteit.

De opdracht in het kort

• Startdatum: 1 juni 2026
• Einddatum: 31 mei 2027 (met opties op verlenging tot uiterlijk 31 mei 2029)
• Inzet: 36 uur per week
• Locatie: Den Haag (hybride werken bespreekbaar)
• Veiligheidsonderzoek vereist
• Selectiegesprekken: 26 mei 2026, 09.00–12.00 uur