Records Manager – cluster MO - Freelance opdracht in Rotterdam

Achter goede dienstverlening schuilt goed informatiebeheer. Als Records Manager DIVA speel jij een sleutelrol in de inrichting van de digitale informatiehuishouding binnen Maatschappelijke Ontwikkeling. Je vertaalt complexe vraagstukken naar heldere adviezen en begeleidt teams bij veranderingen in hun manier van werken. Daarmee bouw je mee aan een organisatie die grip houdt op haar informatie.

Jouw functie

Bijdragen aan up-to-date en professioneel informatiebeheer bij de gemeente Rotterdam en specifiek bij cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO), dat is waar jij voor gaat. Jij weet als geen ander om collega’s binnen het cluster te overtuigen van het belang van goede digitale dossiervorming en de systemen die hiervoor nodig zijn. Jij krijgt bij ons de kans om de digitale informatiehuishouding binnen het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling verder op de kaart te zetten en het bewustzijn rondom digitale dossiervorming in al zijn facetten te vergroten. Je doet dit door je bezig te houden met de implementatie van hét document managementsysteem (DMS) binnen de Gemeente Rotterdam: DIVA. Als records manager DIVA ben jij een centrale speler in het succesvol implementeren van het DMS DIVA binnen cluster MO.

• Informatieanalyses uitvoeren, om de organisatie zo inzicht te geven in de huidige staat van hun informatiehuishouding.
• Ordeningsstructuren ontwerpen, om zo de informatieopslag te laten voldoen aan wet- en regelgeving.
• Bevindingen samenbrengen in een overtuigend advies, om de informatiehuishouding van de organisatie te verbeteren.
• Het begeleiden van de datamigratie naar het DMS DIVA.
• Zo borgen we, samen met jou, dat de informatie binnen de Gemeente Rotterdam volledig, vindbaar en veilig is én voldoet aan wet- en regelgeving.

De afdeling

Je komt te werken op de afdeling Clusterondersteuning MO (CMO). De afdeling CMO levert effectieve en efficiënte ondersteunende producten en diensten die het cluster MO versterken om haar doelen te bereiken voor de Rotterdammer. Als betrouwbare partner zijn we wendbaar, vakbekwaam en klantgericht. We ondersteunen het cluster bij het kiezen, sturen en bijsturen en dat doen we in samenwerking met de directies en onze partners. Het is een diverse en dynamische afdeling waar veel verschillende disciplines bij elkaar komen en met elkaar samenwerken. Als nieuwe records manager DIVA voel jij je hier natuurlijk helemaal op je gemak.

Onze organisatie

Rotterdam is dé stad waar jij je thuis voelt. Dit zorgt dat jij in jouw werk altijd voor het beste resultaat gaat. Resultaat dat behaald wordt dankzij uitstekende adviesvaardigheden en een goede samenwerking met collega’s. Jij komt met ideeën op de proppen die je op overtuigende wijze overbrengt. Deze concepten bedenk jij met in jouw achterhoofd de organisatie en de burgers van Rotterdam. Nieuwe inhoudelijke ontwikkelingen zie jij als een kans en zeker niet als een bedreiging. Dynamiek, complexiteit en diversiteit in een grote organisatie, daar loop jij voor warm.

Je bent iemand die hoofd- en bijzaken van elkaar weet te onderscheiden en complexe informatievraagstukken terugbrengt tot een helder en praktisch advies. Je begrijpt dat goed informatiebeheer niet alleen draait om systemen en regels, maar vooral om mensen en werkwijzen. Daarom weet je gemakkelijk te schakelen tussen verschillende belanghebbenden, luister je naar wat er speelt binnen de organisatie en maak je duidelijk waarom bepaalde keuzes nodig zijn.

Je werkt gestructureerd en houdt overzicht, ook wanneer meerdere trajecten tegelijkertijd lopen. Daarbij ga je zorgvuldig om met gevoelige informatie en heb je oog voor de wettelijke kaders waarbinnen de gemeente opereert. Je bent analytisch sterk, legt snel verbanden en weet risico’s en verbeterkansen te signaleren. Daarnaast durf je bestaande werkwijzen kritisch te bekijken en kom je met praktische oplossingen die aansluiten bij de organisatie. Je staat open voor nieuwe inzichten, leert van ervaringen en weet jouw ideeën zowel mondeling als schriftelijk helder over te brengen. Met een combinatie van inhoudelijke deskundigheid, overtuigingskracht en tact weet je anderen mee te nemen in veranderingen die bijdragen aan een betere informatiehuishouding.

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt werkervaring met datamigratie-trajecten vanaf een netwerkschijf
• Je hebt werkervaring bij een gemeente of een andere overheidsinstantie
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Je hebt een hbo-opleiding afgerond in de richting van informatiebeheer of archiefwetenschappen
• Je hebt werkervaring met het ontwerpen van mappenstructuren en dossiervorming binnen een Document Management Systeem
• Je hebt werkervaring binnen het sociale domein
• Je hebt werkervaring in een adviserende rol
• Je hebt werkervaring met de Archiefwet en VNG Selectielijsten
• Je hebt werkervaring bij een gemeente met meer dan 200.000 inwoners, bij een ministerie of bij de Rijksoverheid

Duur: 9 maanden
Opties tot verlenging: 2 x 6 maanden
Uren per week: 36
Start: Zo spoedig mogelijk

Gespreksdata: 04 sep. 2026 (vr.), 12:00