Programma- en projectsecretaris wijkvernieuwing Merenwijk fase 1 - Freelance opdracht in Leiden

Cluster Beheer is verantwoordelijk voor het beheer van de openbare ruimte en de sportaccommodaties. Samen met partners en bewoners wordt gewerkt aan een schone, hele en veilige stad waar het prettig wonen, werken en recreëren is. Het cluster bestaat uit zes afdelingen: Regie Integraal Beheer, Werkvoorbereiding en Toezicht, Bedrijfsvoering en Ontwikkeling Beheer en drie uitvoerende afdelingen op het gebied van civiel en cultuurtechniek, inzameling en reiniging, en sport. In totaal werken binnen het cluster ongeveer 350 medewerkers.

De kerntaak van de afdeling Regie Integraal Beheer is de regie op het beheer en onderhoud van alle domeinen van de openbare ruimte en sport. Dit gebeurt integraal, duurzaam en waar mogelijk wijkgericht. Er wordt zo veel mogelijk planmatig gewerkt op basis van meerjarenbeheerplannen en geldende beleidskaders. De afdeling fungeert als schakel tussen beleidsafdelingen en uitvoering en is procesverantwoordelijk voor beheer en onderhoud binnen deze domeinen. Het team werkt resultaatgericht, flexibel en dynamisch en ondersteunt elkaar om optimale resultaten voor de stad te behalen.

De functie van senior Programma- en projectsecretaris richt zich op duurzame, integrale wijkvernieuwingsprojecten waarin ondergrondse en bovengrondse klimaatadaptieve maatregelen worden genomen, biodiversiteit wordt versterkt, ruimte wordt gemaakt voor energietransitie en waar mogelijk circulair wordt gewerkt. De eerste fase heeft betrekking op de buurten Horsten, Rodes en de Rondweg. Vanuit eerdere pilotprojecten is veel ervaring opgedaan die wordt benut in lopende en nieuwe projecten.

De senior Programma- en projectsecretaris vormt een spilfunctie binnen de interne organisatie tussen de verschillende afdelingen voor deelgebieden die nog in planontwikkeling zijn en waarvan het bestuurlijke besluitvormingsproces nog moet worden doorlopen. De projectsecretaris ondersteunt de projectmanager hierbij. Daarnaast vormt hij de schakel tussen de overige projectteamleden en is hij verantwoordelijk voor de beheersingsaspecten organisatie, kwaliteit, informatie, tijd, geld, risico en communicatie, zowel voor het programma als voor de deelprojecten.

De senior Programma- en projectsecretaris onderhoudt contact met alle betrokkenen binnen de organisatie en zorgt voor de juiste en tijdige afstemming tussen alle partijen. Er wordt veel waarde gehecht aan het vermogen om snel te schakelen wanneer zich situaties voordoen tussen het projectteam, de ambtelijke opdrachtgever, de budgethouders, de projectcontroller en het bestuurlijk niveau waarin gestuurd moet worden tussen verschillende belangen. Daarnaast verzorgt hij ondersteunende werkzaamheden voor de projectteams en ondersteunt hij de projectmanager in diens rol als manager projectbeheersing.

• Je hebt een afgeronde hbo-opleiding

• De uiterlijke startdatum is 2 februari 2026

• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring als projectsecretaris, waarbij je aantoonbare ervaring hebt opgedaan met programma’s

• Je hebt minimaal 3 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als projectsecretaris

• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring binnen een gemeentelijke organisatie als programmasecretaris

Wensen

• Je hebt bij voorkeur een afgeronde hbo-opleiding in de richting van project- en programmamanagement

• Je hebt ervaring met het coördineren en professionaliseren van werkprocessen binnen programma’s en beschrijft minimaal één concreet voorbeeld waarin je deze werkprocessen hebt gecoördineerd, geprofessionaliseerd en uitgewerkt in deelprojecten

• Je hebt ervaring met het zelfstandig doorlopen van programmatrajecten en geeft een voorbeeld van een volledig programmatraject dat je zelfstandig hebt begeleid, inclusief jouw rol en verantwoordelijkheden

• Je hebt ervaring met het bewaken van voortgang van programma’s en deelprojecten en rapporteerde hierover aan minimaal drie van de volgende: projectmanager, ambtelijke opdrachtgever of budgethouder

• Je hebt ervaring met het opstellen en bewaken van capaciteitsplanningen en urenoverzichten, inclusief rapportagevorm

• Je hebt ervaring met het opstellen en presenteren van voortgangsrapportages en geeft een voorbeeld van een situatie waarin je deze rapportages presenteerde aan projectmanager, programmamanager of bestuurlijke opdrachtgever ter voorbereiding op besluitvorming

• Je hebt ervaring met het voorbereiden van stukken voor bestuurlijke besluitvorming en beschrijft hoe je politieke sensitiviteit toepaste in jouw werk

• Je hebt ervaring met programma’s en projecten in de planontwikkelingsfase en geeft hiervan een concreet voorbeeld

• Je hebt kennis van en ervaring met integrale duurzame wijkvernieuwingsprojecten en benoemt projecten waarin je hierbij betrokken was

• Je hebt affiniteit met klimaatadaptatie en licht toe hoe je deze affiniteit in jouw werk hebt toegepast

De initiële duur van de overeenkomst bedraagt twee (2) jaar, 32-36 uur per week, met optie tot verlenging van maximaal twee (2) maal een (1) jaar. De aanvangsdatum van de overeenkomst ligt naar huidig inzicht op 2 februari 2026

24 december 2025 tussen 09:00 en 12:00 Gesprekken kandidaten