Projectsecretaris – cluster SB - Freelance opdracht in Rotterdam

Ben jij iemand die zich graag concern breed inzet, dwars door alle clusters heen? Werk jij graag aan complexe en integrale opgaven, samen met interne en externe partners? Weet jij een passende en professionele methodiek in te zetten en tegelijkertijd vanuit een flexibele houding en vernieuwende blik aan opgaven te werken? Dan is deze functie voor jou!

Jouw functie

Als projectsecretaris ben je het geweten van een project of programma. Je zorgt ervoor dat de project- of programmamanager een sparringpartner heeft waar hij op kan steunen. Naast dat je breed inzetbaar bent, neem jij je eigen kennisaccent en kwaliteiten mee in de opgaven. Je bent inhoudelijk betrokken, kan daarin adviseren en weet taken zelfstandig op te pakken. Je bent in staat om daar waar nodig de project- of programmanager tijdelijk te vervangen.

• Produceert in samenwerking met betrokken specialismen de relevante projectdocumenten, zoals projectplannen, offertes, voortgangsrapportages, notities, planningen, (uren)ramingen, risicoanalyses, opdrachten, correspondentie, agendaposten en andere beslisdocumenten en stemt opzet, inhoud en besluitvorming af met de project- of programmamanager.
• Verantwoordelijk voor voorbereiding, planning, agendering, verslaglegging van relevante overleggen of bijeenkomsten en het beheer van actie- en besluitenlijsten.
• Aanspreekpunt van het project of programma, ook m.b.t. bestuurlijke besluitvorming en weet daarmee regie te voeren op het bestuurlijke besluitvormingsproces.
• Bewaakt de voortgang van het project of programma op het gebied van de GOTRICK-aspecten, rapporteert daarover en adviseert de project- of programmamanager over de beheersing daarvan.
• Vergaart vanuit jouw specialisme actief kennis en informatie over relevante aspecten van het project of programma.
• Informeert en adviseert gevraagd en ongevraagd andere betrokkenen en geïnteresseerden binnen en buiten de project- of programmaorganisatie.
• Neemt actief deel aan de relevante overleggen en overlegt regelmatig over de voortgang in het project of programma en eigen werkzaamheden met de project- of programmamanager.

De afdeling

Je bent samen met diverse collega’s verantwoordelijk voor het beheer en onderhoud van de buitenruimte van Rotterdam. Bij de afdeling Gebiedsbeheer zorgen iets meer dan 200 collega’s, verdeeld over zes gebieden, voor dagelijks en planmatig beheer en onderhoud van de buitenruimte. Dat doen we gebiedsgericht: met ruimte voor de wensen van de Rotterdammer, en zoveel mogelijk integraal: zodat de straat zo min mogelijk open hoeft. Samenwerking, resultaatgerichtheid en communicatief vaardig zijn kernkwaliteiten van Gebiedsbeheer.

Onze organisatie

De gemeente Rotterdam is verdeeld in diverse clusters. Het cluster Stadsbeheer houdt de Rotterdamse buitenruimte in vorm. Met ruim 3000 collega’s zorgen we ervoor dat de stad een fijne, veilige en schone stad is om in te wonen, werken en recreëren. De sectoren Schone Stad, Openbare Werken en Toezicht & Handhaving dragen hier gezamenlijk zorg voor. Gebiedsgericht, met oog voor het ritme van de stad en samen met de Rotterdammers.

Vakmanschap staat bij ons hoog in het vaandel, gericht op het beste resultaat op straat. Efficiënt, duurzaam en innovatief. Altijd de verbinding zoekend met de behoefte van burgers, bedrijven en bezoekers. Daar wordt Rotterdam zichtbaar beter van!

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als projectsecretaris of een vergelijkbare rol. opgedaan in de afgelopen vijf jaar
• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding
• Je hebt werkervaring met projectmatig werken
• Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde

Wensen:

• Je hebt minimaal twee jaar werkervaring bij een gemeente met meer dan 160.000 inwoners
• Je hebt werkervaring met MS Office- 365 applicaties (Word, Outlook, Excel en Powerpoint, Teams, Sharepoint en One Drive)
• Je hebt werkervaring met het gebruik van AI-tools ter ondersteuning van verslagleggingen

Duur: 12 maanden
Opties tot verlenging: 2 x 6 maanden
Uren per week: 36
Start: Zo spoedig mogelijk

Gespreksdata: 02 sep. 2026 (wo.)