Projectondersteuner - Freelance opdracht in Hilversum
FlexSpot®Opdrachtomschrijving
Functie omschrijving
Je ondersteunt projectmanagers en/of projectteams in de organisatie die zich bezighouden met gebiedsontwikkelingen, anterieure projecten of gemeentelijke projecten. Je gaat ondersteunen op projectbeheersingsaspecten zoals de financiën, planning en documentmanagement. Van een aanzet tot een voortgangsrapportage tot aan een praktische basistaak om in het financieel systeem verplichtingen aan te maken, te coderen en de facturatie in het proces te bewaken. Je werkt samen met 4 collega-projectondersteuners. Jullie zijn elkaars back-up. Ook ben je bereid om aanwezig te zijn bij overleggen die in de avond of incidenteel in het weekend plaatsvinden. In verband met de ambtelijke fusie dit jaar met de gemeente Wijdemeren, kan je ook voor de projecten uit die gemeente ingezet worden.
Werkzaamheden
- Je beheert de agenda van het projectteam voor in- en externe overleggen.
- Je plant complexe afspraken tussen de gemeente, inwoners, bedrijven en organisaties.
- Je notuleert deze overleggen en stelt verslagen en actielijsten op.
- Je bewaakt mijlpalen en deadlines in het project en zorgt dat gemaakte afspraken na worden gekomen.
- Je houdt je bezig met het opzetten en onderhouden van digitale archieven in het zaaksysteem en in Teams.
- Je geeft ondersteuning op projectbeheersing en bereidt projectrapportages voor.
- Ook ondersteun je in de planning, plaatsing en verwerking van stukken in Ibabs.
- Je ondersteunt in de communicatie rond het project.
- Je houdt de mailbox van het project bij.
- Je verzorgt mailings aan bewoners en organiseert bijeenkomsten met externen/bewoners.
- Verder houd jij je bezig met het aanmaken van inkoopopdrachten, verplichtingen en coderen van facturen in Key2Financiën.
- Je toetst of de inkoopopdracht binnen de budgetten passen.
- Daarnaast ondersteun je in het omgevingsmanagement.
- Je houdt de eisen en wensen van stakeholders bij.
- Je bent de vraagbaak voor in- en externe contacten.
- Je regelt locaties voor vergaderingen.
- Je regelt eventueel de catering.
- Je zorgt ervoor dat externen zijn aangemeld via Topdesk.
De opdrachtgever(s)
Samen sterker!
Wijdemeren en Hilversum zijn vanaf 1 januari 2027 één gemeente. Zo kunnen we de dienstverlening aan onze 120.000 inwoners en bijna 20.000 bedrijven niet alleen blijven garanderen, maar ook verbeteren. Door onze krachten te bundelen, staan we sterker in het aanpakken van belangrijke uitdagingen, zoals wonen, natuur, economie en bereikbaarheid. Hilversum en Wijdemeren delen een historie en zijn al langer met elkaar verbonden.
De samenvoeging biedt nieuwe energie om die verbondenheid te versterken. De dorpen Ankeveen, Breukeleveen, 's-Graveland, Kortenhoef, Loosdrecht en Nederhorst den Berg behouden hun eigen karakter en vormen een waardevolle aanvulling op de meer stadse karakter van Hilversum. Van veen en water naar zand en heide. Die diversiteit maakt Hilversum aantrekkelijk om in te wonen, te werken én te recreëren.
Omschrijving kandidaat
- Je werkt samen met 4 collega-projectondersteuners.
- Jullie zijn elkaars back-up.
- Ook ben je bereid om aanwezig te zijn bij overleggen die in de avond of incidenteel in het weekend plaatsvinden.
- Je werkt samen met vier collega-projectondersteuners; jullie zijn elkaars back-up.
- Je bent bereid aanwezig te zijn bij overleggen die in de avond of incidenteel in het weekend plaatsvinden.
Functie eisen
Hieronder staan de eisen beschreven. Dit zijn knock-out criteria waaraan je minimaal dient te voldoen.
- Een aantoonbare afgeronde HBO bachelor opleiding
- Aantoonbare werkervaring met MS-Office en Share-point
- Beschikbaar per maandag 21 september 2026 voor minimaal 32 uur per week gedurende gehele opdracht inclusief mogelijke verlengingen
- Minimaal 50% van de werktijd op kantoor aanwezig zijn
- Kandidaat gaat akkoord met de gestelde detacheringsvoorwaarde
Wensen:
- Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar als projectondersteuner bij een overheidsinstelling
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring bij een gemeentelijke organisatie op het gebied van gebiedsontwikkeling/openbare ruimte
- Aantoonbare werkervaring met de systemen iBabs en Case
Competenties
- Goed kunnen plannen en organiseren
- Zelfstandig
- Hands-on mentaliteit
Extra info
Duur: 6 maanden
Opties tot verlenging: 2x 5 maanden
Uren per week: 36
Start: 2026-09-21T21:59:00Z
Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag tot en met vrijdag, in overleg
Gespreksdata: gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op maandag 24 augustus 2026, 13:00 uur
Maximum aantal kandidaten: 1
Reageer direct
De opdracht sluit: 15.08.2026. Hierna is het niet meer mogelijk om te solliciteren.
Sollicitatie procedure
Vind een opdracht die bij je past
Bekijk het actuele overzicht van beschikbare opdrachten en ontdek wat aansluit bij jouw profiel en ambities. Heb je iets interessants gevonden? Klik dan door voor meer informatie en details over de opdracht.
Solliciteer direct
Klaar om te solliciteren? Met één klik stuur je jouw profiel naar de opdrachtgever of partner.
Reactie van de opdrachtgever
Na je sollicitatie neemt de opdrachtgever of partner contact met je op. Je hoort of je wordt uitgenodigd voor een gesprek, of dat je eventueel in aanmerking komt voor een andere opdracht.
Start met je opdracht
Ben je geselecteerd? Gefeliciteerd! Je kunt snel aan de slag en samen met de opdrachtgever duidelijke afspraken maken over de startdatum, voorwaarden en verwachtingen.