Projectmanager World Hydrogen Summit - Freelance opdracht in Rotterdam

Als projectmanager vervul je een centrale regisseursrol binnen een complex internationaal stakeholderveld. Je werkt nauw samen met RX Global (organisator van de World Hydrogen Summit), Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), Gemeente Rotterdam, Provincie Zuid-Holland en de ministeries van Klimaat en Groene Groei (KGG) en Buitenlandse Zaken (BZ).

Daarnaast werk je intern binnen het Havenbedrijf Rotterdam samen met het event team, communicatiecollega’s en de business managers van Havenbedrijf Rotterdam. Waar deze teams verantwoordelijk zijn voor respectievelijk de eventuitvoering, look & feel van de stand, communicatie, pers en speechschrijven, zorg jij voor de integrale regie, afstemming en samenhang tussen alle betrokken partijen (in- en extern).

Daarbij zorg je ervoor dat bestuurders, directieleden, business managers en partners optimaal worden ondersteund bij hun deelname aan de Summit en dat kansen op het gebied van samenwerking, investeringen, internationale relaties en projectontwikkeling maximaal worden benut.

Samen zorg je ervoor dat Rotterdam tijdens de Summit zichtbaar is als dé plek waar de volledige waterstofketen samenkomt, waar strategische samenwerkingen ontstaan, investeringen worden aangetrokken en zakelijke deals worden gesloten.

Resultaat van de opdracht
De kandidaat realiseert de integrale voorbereiding, regievoering en uitvoering van de betrokkenheid van Havenbedrijf Rotterdam aan de World Hydrogen Summit (WHS), waarbij de volgende concrete resultaten worden opgeleverd:

1. Integraal Summit-programma en stakeholderregie

• Een integraal programmaoverzicht voor de deelname van Havenbedrijf Rotterdam aan de WHS, waarin alle relevante activiteiten, verantwoordelijkheden, besluitmomenten, stakeholdercontacten en afhankelijkheden zijn opgenomen en afgestemd.

• Een afgestemde governance- en overlegstructuur tussen Havenbedrijf Rotterdam, RX Global, RVO, Gemeente Rotterdam, Provincie Zuid-Holland, KGG, BZ en overige betrokken partners.

• Een aantoonbaar afgestemd stakeholderoverzicht inclusief contactstrategie voor de belangrijkste interne en externe stakeholders.

2. Bestuurlijke en directieondersteuning WHS

• Een volledig voorbereide en afgestemde WHS-agenda voor CEO en COO, inclusief afsprakenoverzicht, programmadeelname, prioritaire stakeholdergesprekken en benodigde briefingdocumentatie.

• Voor iedere bestuurlijke afspraak of bijeenkomst zijn tijdig voorbereidingsdocumenten en actielijsten beschikbaar gesteld aan betrokkenen.

3. Ondersteuning businessdoelstellingen

• Een afgestemd overzicht van de doelstellingen van Havenbedrijf Rotterdam tijdens de WHS, vertaald naar boodschap en inhoud op de beurs en het congres, en naar een concreet afspraken- en stakeholderprogramma.

• Organisatie en coördinatie van de Havenbedrijf stand op de beursvloer, relevante zakelijke ontmoetingen voor de directieleden, de organisatie van (internationale) delegatiebezoeken en netwerkactiviteiten die bijdragen aan de vooraf vastgestelde commerciële, strategische en internationale doelstellingen van Havenbedrijf Rotterdam.

5. Integrale uitvoering tijdens de Summit

• Een gecoördineerde uitvoering van alle congres- en beursonderdelen van de WHS waarbij Havenbedrijf Rotterdam een rol speelt. Waarbij operationele knelpunten tijdig worden gesignaleerd en opgelost en stakeholders conform planning worden gefaciliteerd.

• Continu inzicht voor opdrachtgever in voortgang, risico's, besluitpunten en benodigde acties.

6. Eindoplevering
Na afloop van de World Hydrogen Summit levert de kandidaat een evaluatie- en overdrachtsrapportage op met daarin:

• Een terugkoppeling op de realisatie van de vooraf vastgestelde doelstellingen, mijlpalen en een terugkoppeling op budget en in- en externe samenwerking;

• Overzicht van uitgevoerde activiteiten en georganiseerde stakeholdermomenten;

• Belangrijkste opbrengsten, samenwerkingskansen en vervolgstappen;

• Aanbevelingen voor toekomstige deelname aan de World Hydrogen Summit.

De opdracht is succesvol afgerond wanneer een integraal en door betrokken stakeholders afgestemd WHS-programma is gerealiseerd, een succesvolle standdeelname is gerealiseerd, de bestuurlijke deelname van CEO en COO volledig is voorbereid en uitgevoerd, de overeengekomen delegatie- en stakeholderprogramma's zijn georganiseerd en uitgevoerd, en een eindrapportage met gerealiseerde resultaten, opbrengsten en vervolgstappen is opgeleverd.

• Verantwoordelijk voor de voorbereiding, coördinatie en uitvoering van de betrokkenheid van Havenbedrijf Rotterdam aan de World Hydrogen Summit.
• Regie voeren op de voorbereiding en afstemming van de WHS-agenda van de CEO en COO van Havenbedrijf Rotterdam.
• Ondersteunen en faciliteren van business managers bij stakeholdermanagement, internationale ontmoetingen, delegatiebezoeken en zakelijke netwerkmomenten.
• Regie voeren op de samenwerking tussen het eventteam, de communicatieafdeling, business managers en externe partners en zorgdragen voor samenhang in programmering, communicatie en stakeholderactiviteiten.
• Een integraal programmaoverzicht voor de deelname van Havenbedrijf Rotterdam aan de WHS, waarin alle relevante activiteiten, verantwoordelijkheden, besluitmomenten, stakeholdercontacten en afhankelijkheden zijn opgenomen en afgestemd.
• Een afgestemde governance- en overlegstructuur tussen Havenbedrijf Rotterdam, RX Global, RVO, Gemeente Rotterdam, Provincie Zuid-Holland, KGG, BZ en overige betrokken partners.
• Een aantoonbaar afgestemd stakeholderoverzicht inclusief contactstrategie voor de belangrijkste interne en externe stakeholders.
• Een volledig voorbereide en afgestemde WHS-agenda voor CEO en COO, inclusief afsprakenoverzicht, programmadeelname, prioritaire stakeholdergesprekken en benodigde briefingdocumentatie.
• Voor iedere bestuurlijke afspraak of bijeenkomst zijn tijdig voorbereidingsdocumenten en actielijsten beschikbaar gesteld aan betrokkenen.
• Een afgestemd overzicht van de doelstellingen van Havenbedrijf Rotterdam tijdens de WHS, vertaald naar boodschap en inhoud op de beurs en het congres, en naar een concreet afspraken- en stakeholderprogramma.
• Organisatie en coördinatie van de Havenbedrijf stand op de beursvloer, relevante zakelijke ontmoetingen voor de directieleden, de organisatie van (internationale) delegatiebezoeken en netwerkactiviteiten die bijdragen aan de vooraf vastgestelde commerciële, strategische en internationale doelstellingen van Havenbedrijf Rotterdam.
• Een gecoördineerde uitvoering van alle congres- en beursonderdelen van de WHS waarbij Havenbedrijf Rotterdam een rol speelt.
• Waarbij operationele knelpunten tijdig worden gesignaleerd en opgelost en stakeholders conform planning worden gefaciliteerd.
• Continu inzicht voor opdrachtgever in voortgang, risico's, besluitpunten en benodigde acties.
• Na afloop van de World Hydrogen Summit levert de kandidaat een evaluatie- en overdrachtsrapportage op met daarin:
• Een terugkoppeling op de realisatie van de vooraf vastgestelde doelstellingen, mijlpalen en een terugkoppeling op budget en in- en externe samenwerking;
• Overzicht van uitgevoerde activiteiten en georganiseerde stakeholdermomenten;
• Belangrijkste opbrengsten, samenwerkingskansen en vervolgstappen;
• Aanbevelingen voor toekomstige deelname aan de World Hydrogen Summit.

Het Havenbedrijf Rotterdam is actief voor heel de haven. Het Havenbedrijf Rotterdam werkt aan het versterken van de concurrentiepositie van de Rotterdamse haven. De haven van vandaag én morgen. Alle (inter)nationale ondernemingen die hier actief zijn, hebben het allergrootste belang bij een bereikbare en duurzame ‘Port of Rotterdam’, die kan blijven groeien. Het Havenbedrijf biedt klanten daarom alles wat nodig is voor de vlotte en veilige doorvoer en bewerking van grondstoffen en goederen. Ook heeft het oog voor de werk- en leefomgeving in de haven én investeert het doorlopend in bestaand en nieuw havengebied.

Je werkt nauw samen met RX Global (organisator van de World Hydrogen Summit), Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), Gemeente Rotterdam, Provincie Zuid-Holland en de ministeries van Klimaat en Groene Groei (KGG) en Buitenlandse Zaken (BZ).

Daarnaast werk je intern binnen het Havenbedrijf Rotterdam samen met het event team, communicatiecollega’s en de business managers van Havenbedrijf Rotterdam. Waar deze teams verantwoordelijk zijn voor respectievelijk de eventuitvoering, look & feel van de stand, communicatie, pers en speechschrijven, zorg jij voor de integrale regie, afstemming en samenhang tussen alle betrokken partijen (in- en extern).

Om deze opdracht succesvol uit te voeren zoeken wij een projectmanager die zich gemakkelijk beweegt binnen een complex publiek-privaat stakeholderveld. Je bent een natuurlijke verbinder die uiteenlopende belangen weet samen te brengen en partijen mobiliseert om gezamenlijke resultaten te behalen. Je kunt acteren op strategisch, tactisch en operationeel niveau.

Je beschikt over ervaring in een coördinerende, regisserende of programmatische rol en bent in staat resultaten te realiseren zonder directe hiërarchische sturing. Je bent organisatiesensitief, bestuurlijk vaardig en weet effectief te schakelen tussen inhoudelijke experts, business managers, management, directieleden, bestuurders en externe stakeholders.

• Minimaal HBO werk- en denkniveau
• Minimaal 5 jaar ervaring in een coördinerende, regisserende en/of programmatische rol
• Aantoonbare ervaring met complexe projecten en samenwerkingen in een bestuurlijke en publiek-private omgeving
• Ervaring met grootschalige evenementen, congressen, internationale conferenties of vergelijkbare trajecten
• Ervaring met bestuurlijke trajecten en het voorbereiden van bestuurders, directieleden en delegaties op hoog niveau
• Uitstekende beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift

Wensen:

• Kennis heeft van of affiniteit heeft met de waterstofsector, industrie en energietransitie

Duur: 9 maanden
Opties tot verlenging: Ja, eventueel verlengbaar voor World Hydrogen Summit 2028 en 2029
Uren per week: 20
Start: 2026-10-01T21:59:00Z
Werkdagen: Maandag; Dinsdag; Woensdag; Donderdag; Vrijdag