Projectleider GCMS WID-scan - Freelance opdracht in Drenthe

Opdrachtomschrijving
Voor het project 'GCMS WID-scan' met als doel het verkrijgen van een WID-scan van alle huidige medewerkers (Douane, Toeslagen en Belastingdienst), voor de aanvraag van een RIN-nummer (Rijks Identificatie Nummer). Hiertoe wordt een app gebruikt waarmee medewerkers zelf hun ID kunnen scannen en gegevens kunnen doorgeven. Daarnaast wordt op een beperkt aantal lokaties een fysieke mogelijkheid voor het laten scannen van ID-gegevens ingericht. In een korte periode van z'n 3 maanden, april-juni 2026, dienen alle 35.000+ medewerkers hun gegevens te hebben doorgegeven, waarna een RIN-nummer wordt toegekend. Dit is een grote en complexe operatie die gedetailleerd dient te worden voorbereid en uitgevoerd. De beoogd projectleider leidt dit project en heeft een klein team van implementatie- en communicatie-adviseurs waarmee hij/zij dit project uitvoert. De benodigde applicaties voor het scannen en verwerking van ID-gegevens wordt nu ontwikkeld en wordt ter beschikking gesteld. Het end-to-end testen van de applicaties, samen met de gebruikersprocessen, valt wel in het project. Het project valt onder een groter programma voor het realiseren van een nieuwe oplossing voor toegang en identificatie. De projectmanager leidt, samen met het kleine projectteam, de volgende taken uit (geen uitputtende lijst):

• Opstellen projectplan en aansturen van het deelprojectteam;
• Opstellen en beheren van het bestand met uit te nodigen medewerkers;
• Ontwerp proces voor uitnodigingen, inclusief alle uitzonderingen;
• Implementatie van de scan app EN de fysieke kantoor scan in samenwerking met de implementatieadviseur;
• Communicatie naar alle medewerkers (algemeen over naderende uitnodigingen en individueel over specifieke uitnodiging) en overige stakeholders en projecten;
• Monitoren van de uitvoering: het proces van uitnodigen, het werkelijk scannen van ID-gegevens en ontvangen van scan-resultaten en het verstrekken van rijkspas;
• Rapporteren over de status, voortgang en afwijkingen;
• Inrichten van processen en communicatie voor het beantwoorden vragen/klachten/problemen via verschillende kanalen;
• Opstellen scripts/gebruiksinstructies voor inzetten van de app en voor het gebruik van de fysieke scan;
• Inrichten beheerfase.

Het uiteindelijke doel van het project is het voorbereiden en begeleiden van de daadwerkelijke scan-operatie in april-juni 2026 met succesvolle afronding van het proces voor >98% van alle medewerkers Belastingdienst, Doiuane en Toeslagen, inclusief begeleiding en afhandeling van uitzonderingen. De beoogd projectleider rapporteert aan de overkoepelende projectleider GCMS (Generiek Card Management Systeem).

Achtergrond opdracht
Binnen de Belastingdienst wordt een nieuw systeem voor toegangspassen gerealiseerd (GCMS project). Hierbij wordt gelijktijdig het gebruik van RIN (Rijks Identificatie Nummer) ingevoerd. Hiervoor dienen van alle medewerkers van Belastingdienst, Toeslagen en Douane de identificatiegegevens te worden verzameld. Voor alle bestaande medewerkers wordt dit in de periode april-juni 2026 voorzien. Dit verzamelen van ID-gegevens gaat via een bestaande app die medewerkers zelf bedienen en voor een klein deel van medewerkers bestaat de mogelijkheid om op een lokatie van Belastingdienst een scan van ID- gegevens te laten maken. Deze operatie omvat nauwgezette communicatie, zowel in bulk naar alle medewerkers als naar individuele collega's voor specifieke informatie. De regie ligt centraal bij het project en medewerkers worden uitgenodigd om een scan te maken waarbij ze een gedetailleerd proces voor het aanleveren van gegevens doorlopen. Deze processen dienen nauwkeurig te worden ontworpen, voorbereid en uitgevoerd. Het project valt binnen het bredere GCMS project, waarin ook de oplossingen voor kaartmanagement en updates voor toegangspunten wordt verzorgd. Het project is een éénmalige actie om de bulk van medewerkers van een RIN te voorzien met de bijbehorende scan van ID-gegevens. Het proces voor het toekennen van een RIN voor nieuwe medewerkers valt buiten de scope.

Eisen
Alleen Nederlandstalige CV’s aanbieden en kandidaten moeten perfect Nederlands kunnen spreken.
Opdracht is minder geschikt voor ZZP’ers ivm wet DBA

• Hands-on' ervaring met het voorbereiden en uitvoeren van een project met intensieve communicatie naar grote groepen mensen
• Eravaring met procesontwerp en testen van een end-to-end processen in een omgeving met veel belanghebbenden
• Zéér nauwgezet / secuur. Gezien de grote aantallen verwerkingen en contactmomenten met medewerkers dien de uitvoering tot in het grootste detail zijn voorbereid. Elke week worden zo'n 1.000 medewerkers uitgenodigd om een scan te maken en dit proces dient vlekkeloos te verlopen. Deze projectleider laat niets aan het toeval over.
• Projectleider dient ervaring te hebben met het testen van processen en ondersteunende systemen, gevoel te hebben voor het belang dat het proces end-to-end functioneert.
• Projectleider dient te begrijpen welke impact dit heeft op grote groepen en individuele medewerkers.
• De projectleider kan redeneren vanuit de behoefte van de medewerker en kan samen met de implementatiemanager de communicatie opstellen.
• Kennis van security management bij toegangssystemen is een pré
• Ervaring in het aansturen van een klein team en een groot aantal belanghebbenden daarbuiten (5 jaar)
• Ervaring in het opzetten van gedetailleerde procesgangen en het testen hiervan (5 jaar)
• Ervaring in het opstellen van communicatie naar grote groepen medewerkers en het in goede banen leiden van informatie en communicatie rondom het project (5 jaar)

Wensen

• Prince 2 Foundation gecertificeerd is een pré
• kennis van het brede terrein van bedrijfsvoering is een pré
• Kennis en ervaring met Agile werken is een pré

Competenties

• Eigen werk organiseren en zelfstandig te werk gaan
• Gestructureerd en zéér gedetailleerd werken
• Overzien van een complex werkveld met een grote verscheidenheid aan functionele gebieden en applicaties
• Combineren van zowel het ontwerpen van processen in de voorbereiding als het daadwerkelijk aansturen van de uitvoering van de processen
• Bij de uitvoering snel kunnen schakelen bij uitzonderingen of veranderingen
• Kunnen vertalen van technisch-inhoudelijke materie en presenteren aan management
• Snel kunnen bouwen en onderhouden van een netwerk van belanghebbenden

Aanvullende Informatie
Wanneer u bij ons als leverancier een professional aanbiedt en deze wordt geplaatst, hebben we informatie van u als contractpartij nodig, onder andere met betrekking tot de Wet keten- en inlenersaansprakelijkheid. De ‘WKA’ heeft als doel om misbruik te voorkomen bij de afdracht van loonheffingen bij alle schakels in de keten; van leverancier tot opdrachtgever. Wij dekken deze risico’s voor onze opdrachtgevers af middels een geblokkeerde rekening, de G-rekening. Dit is een rekening waarop een gedeelte van het factuurbedrag wordt gestort en waarvan u de loonheffingen en BTW kunt betalen aan de Belastingdienst. Het af te storten % hangt ervan af of u een SNA-certificering (NEN-4400-1 of NEN-4400-2) heeft of niet en of uw bedrijf in Nederland of daarbuiten is gevestigd. De G-rekening kunt u aanvragen bij de Belastingdienst. Indien u geen G-rekening kunt krijgen (en u kunt hier bewijs van de Belastingdienst van overleggen) dan heeft u ook de mogelijkheid elk kwartaal een accountantsverklaring (assurance report inzake inlening personeel) aan te leveren. Hierin zal een gecertificeerd accountant (AA of RA) een verklaring afgeven over de juistheid, volledigheid en tijdigheid van de afdrachten. Let wel, de kosten voor deze verklaring komen voor uw eigen rekening.