Projectleider aanbesteding financieel systeem

De gemeente Katwijk zoekt op korte termijn een Projectleider voor de Europese aanbesteding van een nieuw financieel systeem met de optie tot verlening voor de implementatie en nazorg.
 
De gemeente Katwijk groeit. Alleen al op de locatie Valkenhorst (het voormalig vliegveld Valkenburg) bouwen we straks 5.600 woningen. Dit vraagt om aanpassing van onze infrastructuur (wegen), sociale voorzieningen, maar ook de dienstverlening. Met deze opdracht krijg je de mogelijkheid om samen te werken met professionals in de gehele organisatie, je netwerk uit te breiden en waardevolle relaties op te bouwen. De uitvraag voor deze uitdagende opdracht wordt gedaan door het cluster financiën van de gemeente Katwijk dat onderdeel uitmaakt van het domein interne en externe dienstverlening.

Dit cluster bestaat uit medewerkers van de financiële administratie, financieel adviseurs en senior beleidsmedewerkers (circa 25 medewerkers). Samen zorgen zij voor een optimale, juiste en complete financiële huishouding van deze gemeente. Wij vinden het belangrijk om ons te ontwikkelen en elkaar te versterken, zowel op vakinhoudelijk als persoonlijk vlak. Daarnaast werken we actief samen aan een fijne sfeer in het team om zo optimaal mogelijk te kunnen samenwerken.

Toelichting opdracht
De gemeente Katwijk wil een (Europese) aanbesteding starten voor een nieuw aan te schaffen financieel systeem, waarna uiterlijk 1-1-2026 de implementatie van dit nieuwe systeem van start gaat. De beoogde livegang van het (nieuwe) systeem is 1-1-2027.
Ter ondersteuning van het cluster financiën zijn wij opzoek naar een Projectleider voor de aanbesteding en implementatie van een nieuw financieel systeem tot maximaal 24 uur per week. Wij vragen een flexibele inzet vanwege de wisselende capaciteitsbehoefte bij dit project.

Als Projectleider ben je de trekker van de aanbesteding voor een nieuw financieel systeem. Je bent verantwoordelijk voor het succesvol samenstellen en opleveren van alle benodigde documenten in de voorbereidende fase voor de Openbare Europese aanbesteding. 
Het doel is om begin juni 2025 een marktconsultatie te organiseren. In het derde kwartaal 2025 wordt de aanbesteding gepubliceerd, waardoor vanaf september demo’s en vervolgens de gunning kan plaatsvinden. 

Wat ga je doen?  
Als Projectleider financieel systeem start en begeleid je het aanbestedingsproces. Dit loopt volgens planning tot eind 2025. Een belangrijk onderdeel daarvan is het inventariseren van de behoeften van de gemeente Katwijk met betrekking tot het financiële systeem en dit verwerken in een programma van eisen en wensen. Ook het beheren van de planning om ervoor te zorgen dat alle deadlines worden gehaald is van groot belang.

Daarna leid je de implementatie met de gegunde leverancier in goede banen. Jij geeft daar richting en sturing aan. In het traject ben je verantwoordelijk voor de afstemming met de stakeholders, zoals projectgroep, directie, ondernemingsraad, cluster financiën en cluster informatisering en automatisering. Het is vanzelfsprekend dat je de financiën daarbij bewaakt en oog hebt voor knelpunten en mogelijke risico’s. De planning is om op 1 januari 2027 het (nieuwe) financieel systeem in gebruik te nemen. De laatste fase is die van nazorg en uitfasering huidig financieel systeem.

Je bent als projectleider als geen ander in staat om collega’s te betrekken bij de te verrichten werkzaamheden en stippelt samen met hen de koers uit. Je staat de collega’s pro-actief met raad en daad bij. Je hebt ervaring met Europese aanbestedingen van een (financieel) systeem en de inbedding daarvan.

Verantwoordelijkheden
Wij zoeken een ervaren projectleider die verantwoordelijk is voor het succesvol opleveren van alle benodigde aanbestedingsdocumenten van een nieuw financieel systeem voor de gemeente Katwijk. Daarnaast zorg je voor een projectplan van het gehele proces van aanbesteding tot en met gunning. Deze aanbesteding zal worden uitgevoerd conform de Openbare Europese aanbestedingsprocedure en is van cruciaal belang voor de toekomstige financiële infrastructuur van de gemeente.

• Aantoonbare en relevante werkervaring als projectleider bij Europese aanbestedingen en implementatie van financiële systemen bij gemeenten;
• Resultaatgericht: In staat om meetbare doelstellingen te formuleren en te behalen.
• Communicatief sterk: Effectieve communicatie met diverse belanghebbenden binnen en buiten de organisatie.
• Samenwerken: Vermogen om constructief samen te werken in multidisciplinaire teams.
• Omgaan met tegenstrijdige belangen: In staat om belangen binnen de gemeente te begrijpen en te balanceren.
• Conform de hierboven genoemde data onder “wat ga je doen” het opleveren van alle relevante documenten t.b.v. de aanbesteding van het financieel systeem.

De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de start- en einddatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen

• De kandidaat heeft ervaring als projectleider bij Europese aanbestedingstrajecten van financiële boekhoudsystemen bij een gemeentelijke organisatie.
• De kandidaat heeft minimaal een succesvol afgeronde HBO bachelor opleiding. Dit moet blijken uit het cv.
• De kandidaat is onafhankelijk en niet verbonden aan een organisatie die financiële systemen leveren
• De kandidaat is op korte termijn inzetbaar (start tussen 15 april en 15 mei) 2025 tot en met 31 december 2025 voor max. 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de start- en einddatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.
• U voegt een cv van maximaal 5 pagina's A4 toe.

Wensen

• De kandidaat beschikt over NEVI-2 en is in staat om zelfstandig de benodigde documentatie op te stellen en zelfstandig de aanbestedingsstukken, inclusief Programma Van Eisen, uit te werken. Dit moet blijken uit het CV.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring in het verlenen van nazorg bij de implementatie van een financieel boekhoudsysteem bij een gemeentelijke organisatie.
• De kandidaat heeft aantoonbare ervaring met het inrichten en implementeren van minimaal drie financiële boekhoudsystemen bij gemeentelijke organisaties (3=40, 2=24, 1=16).

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op verborgen of stuur een e-mail naar  We helpen je graag verder!