Projectassistent – cluster SO

Waar ben jij van?
Jij bent van het bieden van de perfecte ondersteuning. Met jouw ervaring weet jij als geen ander wat er nodig is om het project naar het gewenste resultaat te leiden. Jij zorgt ervoor dat het project in alle fases soepel verloopt en dat alle partijen op de hoogte zijn van nieuwe ontwikkelingen en belangrijke informatie.

Jouw functie
Het Ingenieursbureau van de gemeente Rotterdam is op zoek naar een nieuwe collega die mee wil helpen de projecten die er worden gedaan in goede banen te leiden. Samen met jou zorgen wij ervoor dat wijken, wegen en groen in topconditie blijven en dat bewoners, bezoekers en bedrijven Rotterdam een prettige stad vinden om in te wonen, te werken en te ontspannen. Het Ingenieursbureau zoekt niet alleen voortdurend naar innovatieve oplossingen maar streeft ook naar continue verbetering van de eigen werkprocessen. Jij kunt daar een belangrijke bijdrage aan leveren.

De volgende werkzaamheden behoren tot het takenpakket:
• Het verzorgen van de omgevingscommunicatie;
• Het beheren van een projectenpostbus;
• Agendabeheer;
• Het maken van afspraken;
• Het voorbereiden van overleggen;
• Het maken van verslagen;
• Het opstellen van actie- en besluitenlijsten;
• Het maken en bewaken van planningen;
• Het bewaken van acties en zo nodig het begeleiden ervan.

Jouw profiel
Je bent een teamspeler die anderen graag ontzorgt. Je bent zorgvuldig en precies bij het uitvoeren van je taken, levert tijdig het afgesproken resultaat en koppelt op tijd terug (accuratesse). Je anticipeert op veranderende omstandigheden en schakelt gemakkelijk tussen je eigen werk en dat van anderen (flexibiliteit). Bij contacten van verschillende niveaus houd je rekening met verschillende behoeften en belangen, herkent tegenstellingen en kiest een geschikte aanpak. In een gesprek neem je zo nodig het initiatief en je luistert actief, vat samen, vraagt na bij de ander en maakt gevoelens bespreekbaar (communiceren). Je weet personen met uiteenlopende belangen op één lijn te krijgen. Je maakt en houdt je aan afspraken en bewaakt naleving van afspraken van anderen in de werkomgeving. Je bent in staat eigen en andermans werkzaamheden te benoemen in concrete doelen (resultaatgerichtheid), een realistische planning op te stellen en het werk van anderen te structureren (planmatig werken) en de planning en voortgang te bewaken en zo nodig in te grijpen (voortgang bewaken). Tot slot beschik je over een goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheid.