Project “Wasstraat” Informatiebeheer in beweging - Freelance opdracht in Nieuwegein

Gemeente Nieuwegein zoekt externe ondersteuning voor het begeleiden van haar (acht) afdelingen bij het versneld opschonen, opnieuw ordenen én beheren van hun oude documenten en data volgens een vaste aanpak, een ‘wasstraat’. Deze ondersteuning houdt zowel het formuleren en uitvoeren van een (bewezen) schoningsaanpak in als het begeleiden van de medewerkers tijdens die uitvoering. Het doel is om afdelingsgewijs meer grip te krijgen op de informatie in een nieuwe omgeving zodat deze vanaf dat moment beter vindbaar en beschikbaar is én blijft voor (her)gebruik en samenwerking binnen afdelingen en met andere stakeholders voor zolang dat nodig is. Gemeente Nieuwegein ziet een projectmatige aanpak voor zich. Projectmanagement is daarom onderdeel van de opdracht.

Het, volgens een vaste aanpak, begeleiden, ondersteunen en instrueren van alle afdelingen en hun medewerkers om (oude) informatie consequent en consistent op te schonen en, voor nu en in de toekomst, op de juiste locatie op te slaan. Met als resultaten:

• Opgeruimde en beheerde werkomgevingen, waarin alleen actuele en relevante informatie op de juiste plek bewaard blijft voor zolang dat nodig is;
• Niet relevante of verlopen informatie is verwijderd;
• Een professioneel gemanaged project met tijdig gemelde beheersrisico’s;
• Toepasbare en toekomstbestendige werkwijze(n) voor alle medewerkers in de omgang met documenten en informatie.

• Formuleren standaard schoningsaanpak van oude(re) informatie
• Dagelijkse projectleiding en -verantwoording (inclusief planning, sturing en rapportage)
• (Afdelingsgewijs) Uitvoeren schoningsaanpak
• Inventarisatie en analyse van de huidige document- en dataopslag
• Identificeren van exoten in de dataopslag
• Vertaling opslag huidige documenten naar de nieuwe documentopslag en –structuur
• Opschonen en plaatsen van documenten in een logische structuur
• Adviseren over structuur, retentietermijnen en metadata
• Begeleiden van en uitleg geven aan medewerkers tijdens en over de werkwijze
• Medewerkers coachen bij het bepalen welke informatie en bestanden moeten worden meegenomen naar de omgeving en welke moeten worden verwijderd, gearchiveerd of verplaatst
• Monitoren en vastleggen van de toepassing van de aanpak en signaleren van beheersrisico’s en verbeterpunten

Nieuwegein is een jonge, levendige stad met historische accenten. Een complete stad met veel ruimte en groen, uitstekende voorzieningen en moderne woningen. Nieuwegein ligt centraal gelegen en heeft eigen aansluitingen op de doorgaande autowegen A27, A2 en A12 en beschikt over efficiënt openbaar vervoer, waaronder een sneltramverbinding met de buurgemeenten IJsselstein en Utrecht. In deze complete stad ligt voor de Gemeente Nieuwegein ook een taak in het verduurzamen van de stad.

Met het verstrijken van de tijd raken dit soort omgevingen voller en voller. Hierdoor wordt het steeds lastiger om deze oude informatie snel en efficiënt terug te vinden. Naast stijgende beheerkosten neemt daarmee ook het risico toe dat belangrijke informatie over het hoofd wordt gezien, verloren gaat of niet tijdig vernietigd wordt. Om dit risico te beperken en de medewerkers meer houvast te bieden, maar ook als voorbereiding op toekomstige ontwikkelingen, is een gerichte opruimactie onvermijdelijk.

Door verschillende omstandigheden is het in de organisatie lastig gebleken een dergelijke opruimactie helemaal in eigen beheer uit te voeren. Gemeente Nieuwegein verwacht van de externe partij:

• Een voorstel voor een bewezen schoningsaanpak en grove planning om bovengenoemde doelen te bereiken;
• Medewerker(s) om die aanpak samen met de gemeente Nieuwegein uit te voeren;
• Dagelijkse leiding van het project;
• Sterke communicatieve vaardigheden, overtuigingskracht en coaching vaardigheden;
• Kennis van gemeentelijke werkprocessen en relevante wet- en regelgeving (informatiebeheer, privacywetgeving en retentietermijnen);
• Kennis van gemeentelijke documentomgevingen, zoals Teams, zaak- en processystemen, Document Managementsystemen;

Je begeleidt, ondersteunt en instrueert alle afdelingen en hun medewerkers volgens een vaste aanpak (een “wasstraat”) om oude en actuele informatie consequent en consistent op te schonen en op de juiste locatie op te slaan. Hierbij ligt de nadruk op vindbaarheid, beheer, retentie en toekomstige (her)bruikbaarheid en samenwerking.

• De wasstraat is organisatiebreed uitgevoerd en toegepast.
• Oude documenten en data zijn opgeschoond, verwijderd of verplaatst naar een nieuwe omgeving en waar nodig verrijkt met metadata.
• Medewerkers weten waar en hoe documenten (met welke metadata) nu en in de toekomst moeten worden opgeslagen.
• Documenten zijn beter vindbaar en (her)bruikbaar.
• Alle informatie is voorzien van retentietermijnen.
• Aantal dubbele en onjuist opgeslagen documenten is geminimaliseerd.
• Teams werken efficiënter samen door gezamenlijke afspraken, instructies en kennisoverdracht.
• Aandacht voor samenwerking, archivering en informatieveiligheid is verhoogd.

• Beschikbaarheid van medewerker(s) om de aanpak samen met de organisatie uit te voeren.
• DAGELIJKSE leiding van het project en sterke communicatieve, overtuigings- en coachingsvaardigheden.

• Opstellen en aanleveren van een plan van aanpak op hoofdlijnen waarin wordt beschreven hoe opdrachtnemer de beschreven opdracht zou realiseren (max. 6 pagina’s
• De projectleider en de in te zetten professionals hebben minstens drie soortgelijke opdrachten in de afgelopen vijf jaar uitgevoerd die aantoonbaar vergelijkbaar zijn met de beschreven opdracht van gemeente Nieuwegein
• vermeld de referentieprojecten in de offerte met rol, duur, behaalde resultaat en referenten

Wensen:

• Duidelijkheid in de beschrijving van de aanpak en de fasering om de gewenste situatie te realiseren
• Duidelijkheid in de beschrijving hoe er draagvlak wordt gecreëerd bij de afdelingen en hoe medewerkers worden gecoacht
• De wijze waarop opdrachtnemer de behaalde voortgang en resultaten borgt, zowel tijdens de opdracht als bij afronding
• Duidelijkheid in de beschrijving van de referentieprojecten, met specifieke aandacht voor de situatie voor aanvang, de situatie na afronding en de bijdrage of meerwaarde van opdrachtnemer
• De projectleider heeft aantoonbare ervaring met soortgelijke opdrachten innen een overheidsorganisatie en er worden duidelijke referentieprojecten in de offerte vermeld

• Projectmanagement
• Draagvlak creëren
• Proactief
• Communicatief vaardig

Duur: 6 maanden
Opties tot verlenging: 3x 3 maanden
Uren per week: 40
Start: 2026-11-01T22:59:00Z
Werkdagen: De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: maandag of woensdag, dinsdag en donderdag. Incidentieel ook in de avonden en weekenden.

Gespreksdata: gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 17 september 2026, tussen 08:30 uur en 12:30 uur