Programmasecretaris Open op Orde

Het doel van deze opdracht is, om vanuit een programmasecretariële QA-rol het programma / de programmaorganisatie Open op Orde politie dusdanig te laten functioneren, dat de doelstellingen van het jaarplan Open op Orde politie 2025 zoveel mogelijk gerealiseerd kunnen worden. Daartoe zorgt de programmasecretaris er middels advies, monitoring en beoordeling voor, dat de inrichting van de programmaorganisatie zo optimaal mogelijk scoort op ‘integraliteit’, ‘doelgerichtheid’ en ‘kwaliteit’. Dit betreft de overleggen, rapportages, urenregistratie, budgettering, portfolio’s, registratiesystemen en communicatie met stakeholders (o.a. ministerie van BZK) die plaats zullen moeten vinden van april t/m december 2025.

De evaluatie van de doelstellingen van het Jaarplan Open op Orde politie 2025 wordt vastgelegd in het jaarplan Open op Orde politie 2026. Met de oplevering eind 2025 van het conceptjaarplan Open op Orde politie 2026 eindigt deze opdracht.

Op te leveren resultaat:
1. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor de tijdige aanlevering van de volgende rapportages, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit:

– Extern: de financiële tussenrapportage POK-IHH politie t.b.v. het Secretariaat Programma Open Overheid van het ministerie van BZK per 01-05-2025;
– Extern: input vanuit Open op Orde voor de tertaalrapportages t.b.v. het ministerie van JenV & het directoraat-generaal PenV over de tertalen T1, T2 en T3 van 2025;
– Intern: de maandelijkse hoofdpuntenrapportages Open op Orde t.b.v. het Project Management Office van de sector Project-, Programma- en Interim Management over de maanden april t/m december 2025;
– Intern: de maandelijkse Voortgangsrapportages Open op Orde t.b.v. de eigen programmaorganisatie over de maanden april t/m december 2025;
– Intern: input vanuit Open op Orde voor de tertaalrapportages t.b.v. de directie Facility Management over de tertalen T1, T2 en T3 van 2025.

2. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor tijdige aanlevering van programma-informatie, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit, t.b.v.:

– De kaderbrief 2026-2029 (vóór december 2025);
– Het boardplan GOMM 2026 (vóór december 2025);
– Het jaarplan PDC 2026 (vóór december 2025);
– Het jaarplan FM 2026 (vóór december 2025);
– De factsheet realisatie (vóór december 2025);
– Het IV-portfolio 2026 (vóór december 2025);
– Het CTO-portfolio 2026 (vóór december 2025);
– Het HRM-portfolio 2026 (vóór december 2025).

3. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor het organiseren van de volgende overleggen en bijeenkomsten, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit:

– De stand-up (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
– Het programmastafoverleg (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
– Het kernteamoverleg (wekelijks) in weken t/m 52 2025;
– Het projectleidersoverleg (maandelijks) in de maanden t/m december 2025;
– Het programmateamoverleg (maandelijks) in de maanden t/m december 2025;
– Het vooroverleg programmaboardoverleg (6-wekelijks) in de maanden t/m november 2025;
– Het programmaboardoverleg (6-wekelijks) in de maanden t/m december 2025;
– De teamdag Open op Orde 2025 (eenmalig) in juli of augustus 2025;
– De eindejaarsbijeenkomst Open op Orde 2025 (eenmalig) in december 2025.
4. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor het opstellen/onderhouden van de volgende overzichten, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit:

– De urenforecast en -realisatie Open op Orde t.b.v. het programmamanagement Open op Orde (maandelijks) over de maanden t/m november 2025;
– De urenrealisatie Open op Orde en E-mailarchivering t.b.v. de financial controller FUO Open op Orde (maandelijks) over de maanden t/m november 2025;
– De jaarkalender Open op Orde 2025 t.b.v. het programmateam Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
– Het conceptjaarplan Open op Orde politie 2026 t.b.v. het Secretariaat Programma Open Overheid van het ministerie van BZK, het programmateam & de Programmaboard Open op Orde en stakeholders daarbuiten (op te leveren in december 2025).

5. De programmasecretaris Open op Orde zorgt voor de inrichting en het up-to-date zijn van programma-informatie, getoetst vanuit de QA-rol op integraliteit, doelgerichtheid en kwaliteit, t.a.v. de volgende systemen:

– PD-BVCM-Personeel & Resource planning: urenregistratiesysteem voor het registreren van personeelsuren, besteed aan Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
– Fortes Change Cloud: projectmanagementsysteem voor Open op Orde (continu gedurende t/m december 2025);
– Mappen & schijven: programmamap Open op Orde incl. submappen op een netwerkschijf (continu gedurende t/m december 2025);
– Standaard mappen autorisatie registratie Tool: autorisatiesysteem voor toegang tot de programmamap op de netwerkschijf (continu gedurende t/m december 2025).

Daarnaast allerhande vormen van ad hoc advies (o.a. t.a.v. procesverbeteringen) en communicatie, nodig om t/m december 2025 de doelstellingen van het Jaarplan Open op Orde politie 2025 te realiseren.