Programmasecretaris digital first

Nationale Politie
Direct solliciteren

Het programma Digital First als onderdeel van de hoofdportefeuille Dienstverlening zoekt een programmasecretaris. Vanuit de portefeuille dienstverlening willen we in verbinding staan met de maatschappij. Onze dienstverlening van de toekomst omarmt nieuwe vormen van verbinding die digitaal, effectief en actief wederkerig zijn. Onze ambitie is Digitaal Intelligente & Fysiek Excellente dienstverlening waar het contact tussen burgers, bedrijven en de politie laagdrempelig is, plaatsvindt via kanalen die burgers wensen.

Verantwoordelijkheden

De programmasecretaris is verantwoordelijk voor programmasecretariaat. De nadruk ligt op de ondersteuning van de prgrammaboard.

  • Ondersteunen programmaboard in de meest brede zin van het woord zoals periodieke verslaglegging van de voortgang, bijhouden van actielijsten, bewaken van de gemaakte afspraken, verzamelen van stukken en opstellen agenda/ notulen etc., opstellen van concept plannen en presentaties, informatie delen bij ontwikkelingen en digitale archivering.
  • Bewaakt en adviseert programmaboard en inhoudelijk sparringpartner over planvorming, processen, samenwerking en uitvoering. De programmasecretaris signaleert kansen en risico’s en doet zelfstandig voorstellen om hierop te acteren.
  • Rappelleren en adviseren over afgestemde actiepunten om voortgang te stimuleren.
  • Bijhouden voortgang en ondersteunen bij verantwoordingsrapportages.
  • Integrale voorbereiding verzorgen van diverse overleggen en werksessies, inclusief planning en maken van afspraken.
  • Organiseren verschillende projecten/ werkbezoeken.
  • Voorbereiden, agenderen en verwerken van adviezen in notities aan advies- en besluitvormende gremia met vertegenwoordigers van partners.

Voor deze opdracht is een VOG van toepassing. Een positief besluit is een vereiste voor het uitvoeren van deze opdracht.

Als programmasecretaris ben je onderdeel van het programma Digital First. Je werkt nauw samen met de leden van de programmaboard. Je geeft richting aan en bent verantwoordelijk voor het secretariaat.
Je bewaakt de programmaplanning en de voortgang. Tevens houd je overzicht over projecten binnen het programma, waarbij je zorg draagt voor afstemming op beleidsniveau. Vanuit je rol heb je het contact met referenten van elke politie-eenheid, de projectleiders van de eenheden en vertegenwoordigers van de beleidsdirecties en/of Politiedienstencentrum.
Je bent verantwoordelijk voor zowel de inhoudelijke voorbereiding als de verslaglegging van bijeenkomsten en overleggen. Daarnaast ben je in staat om eventuele besluitvorming voor te bereiden. Het opstellen van rapportages behoort tot je activiteiten.

Het resultaat is behaald op het moment dat alle projecten binnen het programma zijn afgerond.

  • Regionale projectleiders in de eenheden.
  • Projectleden van de landelijke projectteams.
  • Leden van het portefeuilleteam programmaboard
  • Secretariaten van andere landelijke portefeuilles/programma’s.

Eisen

  • Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.
  • Bij voorkeur gecertificeerd in projectmanagement.

Wensen

  • In de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkervaring als project- of programmasecretaris.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring met het uitvoeren van projecten conform Prince2.
  • Minimaal 5 jaar werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen een organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid.
  • Werkervaring met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.
  • Werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau, webredactie, en het voorbereiden van besluitvorming.
  • Werkervaring binnen het Veiligheidsdomein, met de strafrechtsketen en/of met slachtofferzorg is een pre.

Competenties

  • Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.
  • Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.
  • Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.
  • Flexibiliteit: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.
  • Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.
  • Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

Eisen

  • Eis 1.
    Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de Externe.
    Dit in het Nederlands gesteld in PDF-formaat, van maximaal 7 pagina’s A4.
  • Eis 2.
    Een afgeronde, erkende en volwaardige opleiding op minimaal HBO niveau. Losse trainingen/certificaten worden niet als gelijkwaardig gezien.Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de aanvraag.
  • Eis 3.
    De kandidaat is in de afgelopen 10 jaar, minimaal 5 jaar werkzaam geweest als project- of programmasecretaris.Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 4.
    De kandidaat heeft minimaal 5 jaar ervaring met het uitvoeren van projecten.Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jjjj t/m mm-jjjj).
  • Eis 5.
    Vereiste (gedrags)competenties:Probleemanalyse: Signaleert problemen, zoekt en herkent belangrijke informatie, rafelt vraagstukken uiteen en legt verbanden tussen gegevens.

    Initiatief: Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.

    Klantgerichtheid: Herkent en onderzoekt de wensen en behoeften van anderen en speelt daarop in.

    Flexibel gedrag: Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

    Samenwerken: Heeft oog voor het groepsbelang en draagt actief bij aan het gemeenschappelijke resultaat.

    Resultaatgerichtheid: Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

    Bovenstaande competenties moeten middels concrete voorbeelden duidelijk uitkomen tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat tijdens het verificatiegesprek de kandidaat niet over de gevraagde competenties beschikt, zal dit leiden tot het terzijde leggen van de offerte.

Wensen

  • Wens 1.
    De kandidaat heeft aantoonbare werker met het (inhoudelijk) voorbereiden en het bewaken van de voortgang van programmaplanning.Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling.

    Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden.
    Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.

    Puntenverdeling:
    0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
    1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen
    2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
    3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
    4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen
    5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen

  • Wens 2.
    De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met verslaglegging, overzicht op projecten, afstemming op beleidsniveau en het voorbereiden van besluitvorming.Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een inhoudelijke situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt. De toelichting is beknopt, to the point en mag daar waar nodig puntsgewijs. Middels deze toelichting zal de mate van bekwaamheid beoordeeld worden d.m.v. een puntenverdeling.

    Tevens zal een inhoudelijke verificatie van dit criterium in de interviewfase plaatsvinden.
    Alleen een verwijzing naar het CV of een algemene motivatie is niet voldoende en zal geen punten genereren.

    Puntenverdeling:
    0/5= Onvoldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
    1/5= Matig t.a.v. de overige aanbiedingen
    2/5= Voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
    3/5= Ruim voldoende t.a.v. de overige aanbiedingen
    4/5= Goed t.a.v. de overige aanbiedingen
    5/5= Uitstekend t.a.v. de overige aanbiedingen

  • Wens 3.
    De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheidDe werkervaring zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het CV van de kandidaat. Noem het nummer van de wens in het CV en benoem in de toelichting de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj] waaruit blijkt dat de kandidaat aan de wens voldoet. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

    Puntenverdeling:
    0/5= De kandidaat heeft 1 tot 3 jaar aantoonbare werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid
    3/5= De kandidaat heeft 3 tot 5 jaar aantoonbare werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid
    5/5= De kandidaat heeft 5 jaar of meer aantoonbare werkervaring waarbij je als volwaardig gesprekspartner diende voor diverse lagen binnen de organisatie, op basis van senioriteit en vakbekwaamheid

  • Wens 4.
    De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement.Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. De kandidaat dient voor het verificatiegesprek het bewijsmiddel te kunnen overleggen. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde diploma/certificaat beschikt, worden geen punten toegekend.

    Puntenverdeling:
    0/5= De kandidaat is niet gecertificeerd in projectmanagement.
    5/5= De kandidaat is gecertificeerd in projectmanagement.

Vul hieronder je gegevens in en we nemen binnen 24 uur contact met je op om te kijken of er een match is. Heb je nog aanvullende vragen? Neem dan contact op met Eelco Grunenberg op +31 6 43 499 088 of via [email protected]

Direct solliciteren