Programmamanager MBS

Context:

Binnen de dienst Bedrijfsvoering (DBV) van de gemeente Den Haag is een programma opgestart voor de Modernisering van de BedrijfsvoeringsSystemen (MBS). De komende jaren zal een nieuw cloud-based Enterprise Resource Planning (ERP) systeem en een nieuw systeem voor personeels­administratie en -salarisverwerking worden voorbereid en zowel qua IT als qua bedrijfsprocessen worden geïmplementeerd. T.a.v. techniek, processen en organisatie is dit een programma met een grote reikwijdte en impact op de totale organisatie van de gemeente Den Haag (ca. 10.000 medewerkers). Er heeft een verkenning plaatsgevonden die heeft geleid tot de keuze voor één suite voor alle bedrijfsvoeringssystemen, met een specifieke oplossing voor payroll (salaris- en personeels-administratie). HR zal in 2025 en 2026 worden geïmplementeerd, in 2027 en 2028 Finance, Inkoop en projectmanagement.

Inmiddels is Oracle als leverancier voor de suite geselecteerd, met Visma-Raet  voor de implementatie van de payroll, en wordt de rol van implementatiepartner-HR deze weken gegund aan een ervaren extern bureau. Harde deadline voor de implementatie van de payroll is 1 januari 2026. Deloitte als regiepartner ondersteunt de gemeente Den Haag en levert waar nodig aanvullende expertise en ervaring. Het bureau Gartner is gecontracteerd als onafhankelijke kwaliteitspartner.

Een programmaplan is in wording, een eerste concept is bijgevoegd bij de uitvraag als bijlage 1.

Functieomschrijving

De gemeente Den Haag/DBV wil zich graag laten bijstaan door een ervaren programmamanager met een bewezen trackrecord op het gebied van (cloud based) ERP implementaties en HCM die actief de regie voert m.b.t. de voorbereiding, organisatie en implementatie van het nieuwe ERP-systeem, in eerste instantie voor de implementatie van HR (2025 – 2026). Wij zoeken iemand die ervaring heeft met grote technische en organisatorische veranderprogramma’s en het overgaan van een ‘on-premises-omgeving’ naar de cloud, en vooral ervaring heeft in het managen op strategisch, tactisch en operationeel niveau van de vele samenhangende onderwerpen en van de diverse betrokkenen en stakeholders met uiteenlopende belangen. Dit alles gericht op het realiseren van de doelen en tijdslijnen, zoals in het programmaplan opgenomen.

Wat ga je doen/ welke resultaten verwachten we?

De rol van programmamanager MBS invullen voor 32 tot 38 uur per week. Dit omvat het verder organiseren, leiden en aansturen van het programma. Je vult de programmamanager-rol in door de volgende taken uit te voeren:

• Het aansturen van het geheel/de samenhang en de diverse onderdelen van het programma, o.a. de deelprojecten HRS/M&O, Financiën, Inkoop, IT en data, evenals de control, communicatie, en organisatieontwikkeling van het programma.
• Je zorgt hierbij voor voortgang, overzicht, samenhang, en ook voor een goede onderlinge verbinding, samenwerking en werksfeer waarin iedereen het beste van zichzelf kan laten zien. Dat is nodig om de noodzakelijke deadlines te halen. Hierbij speel je in op wat de organisatieonderdelen nodig hebben, inspelend op de behoefte van de verantwoordelijke voor het programmaonderdeel. Steeds is sprake van heldere opdrachten en afgestemde wederzijdse verwachtingen.
• Het aansturen van het programma op strategisch, tactisch en operationeel niveau. D.w.z. overzicht op doelrealisatie bewaken en wat daarvoor nodig is, passende aanpakken ontwerpen, organiseren en realiseren die daarbij passen, aanspreken van en sparren met/ondersteunen van alle betrokkenen in het programma MBS om de diverse onderdelen steeds goed aan te haken op het geheel (het geheel en de delen managen).
• Je draagt steeds zorg voor duidelijke planningen en mijlpalen voor de programmaleden en haar omgeving, planningen die houvast geven en voor ‘rust’ zorgen in de uitvoering van dit uitdagende programma.
• Zorgdragen voor resultaatgericht werken. De programmamanager zorgt dat het team gefocust blijft op het behalen van de gestelde doelen en deadlines. Onder andere door het stellen van duidelijke verwachtingen en het regelmatig evalueren van de voortgang.
• Zorgdragen voor een positieve werkomgeving. De programmamanager zorgt voor een werkomgeving waarin hard werken wordt gecombineerd met plezier en positieve energie. Dit kan door teamactiviteiten, erkenning van prestaties en het bevorderen van een cultuur van samenwerking en wederzijds respect. Dit is extra belangrijk doordat er in de komende jaren regelmatig wisselende teamleden zullen zijn.
• Het opbouwen van en sturen op een ambitieuze maar realistische planning, incl. fasering en (deel)resultaten. Daarnaast het organiseren dat randvoorwaarden worden ingevuld en dat de planning daadwerkelijk wordt gerealiseerd,
• Zorgdragen voor het opbouwen van één suite in een gefaseerde aanpak, te beginnen met de omzetting van de personeels- en salarisadministratie /pay-roll en de verschillende P&O modules (2025 – 2026) en daarna financiën en de andere bedrijfsvoeringdisciplines (2027 – 2028),
• Het organiseren en coördineren van goede en scherpe monitoring, voortgangsrapportages en tijdige adviezen voor de Stuurgroep, die sturing door de programmadirecteur en de Stuurgroep mogelijk maken. Tevens zorg je voor programmahygiëne, i.c. heldere werkafspraken, opvolging, verslaglegging etc. etc., deze taak is (deels) binnen PMO (ProgrammaManagementOffice) belegd waarvoor je verantwoordelijk bent,
• Zorgdragen voor een grondige stakeholderanalyse en het monitoren van veranderingen daarin. Waarbij je inspeelt op de diverse behoeften en bezwaren van de stakeholders, in evenwicht met de programmadoelen en te behalen resultaten. Hierbij zal de uitdaging liggen in het vinden van een balans tussen een uniforme werkwijze, die data gestuurd en efficiënt werken mogelijk maakt, en het bieden van maatwerk.
• Leveren van een effectieve programmasturing die zorgt voor een effectieve verandering binnen de organisatie, maar ook zorgt voor voldoende vertegenwoordiging van alle betrokken partijen en zorgen dat al deze betrokken partijen binnen en buiten de Dienst Bedrijfsvoering goed zijn aangesloten op het programma MBS,
• Zorgen dat een goede set aan verander- en communicatiestrategieën worden gehanteerd om het programma en de te realiseren voordelen ervan worden overgebracht naar alle betrokken partijen en belanghebbenden.

De aanpak van de programmamanager laat zich kenmerken door een doordachte, effectieve en doelmatige opzet van het programma, transparantie, structuur en samenhang, daadkracht, verbinding, focus, realisme en soepel samenspel, samenwerking en verbinding tussen alle deelnemers aan het programma en mbt alle stakeholders. Een aanpak gebaseerd op gedegen ervaring en kennis met vergelijkbare transitie- en  migratietrajecten van ERP- implementaties (‘best practices’) toegepast in de context van de gemeente Den Haag.