Programma Management Ondersteuner
FlexSpot®Wil jij bijdragen aan een efficiënte en toekomstgerichte overheid? Voor het kerndepartement DGDOO, onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) zoeken wij een gedreven Programma Management Ondersteuner . Zet jouw expertise in en maakt impact op de maatschappij!
Werkzaamheden
Wat ga je doen?
Bewaken van voortgang: Samen met het programmamanagement bewaak je de dagelijkse voortgang en zet je acties uit aan de hand van een planning en actielijsten.
Rapportages opstellen: Je stelt voortgangs- en maandrapportages op in overleg met programmamanagement en projectleiders.
Communicatie: Je ondersteunt bij de communicatie naar teamleden, stakeholders en externe contactpersonen.
Administratieve ondersteuning: Je ondersteunt de programmamanager bij de (financiële) administratie.
Planningen opstellen: Samen met de programmamanager stel je programmaplanningen op.
Projectsites beheren: Je zet projectsites op en onderhoudt deze in SharePoint.
Beheer van informatie en documenten:
- Beheren van informatieprocessen, documentatie, en projectarchieven.
- Inrichten en onderhouden van de digitale projectadministratie, inclusief rechtenbeheer.
- Versiebeheer van documenten.
- Verzenden van informatie-updates en nieuwe versies van documenten.
- Maken en beheren van tools en templates.
Kwaliteitsbewaking: In overleg met de projectleider voer je tekstuele verbeteringen door op programmastukken.
Organisatie van vergaderingen: Je beheert agenda's, maakt afspraken en organiseert vergaderingen voor:
- De programmamanager en diens plaatsvervanger.
- Bijeenkomsten voor programma-, project- en werkgroepen.
Functie-eisen
- Je hebt minimaal HBO werk- en denkniveau;
- Je hebt ervaring met Prince2;
- Je hebt minimaal 3 jaar ervaring op het gebied van ict programma en/of ict project management ondersteuning bij de rijksoverheid.
Wensen:
- Je hebt ervaring met een “spin in het web” rol;
- Je hebt ervaring met project tools zoals Excel en SharePoint, maar ook FCC;
- Je hebt ervaring en/of affiniteit met de organisatie van de opdrachtgever.