Projectleider – Onderzoek alternatieven MS Teams - Freelance opdracht

Beschrijving programma:

De huidige inzet van Microsoft Teams voldoet niet aan de rijksbrede kaders voor digitale autonomie, soevereiniteit, gegevensbescherming en regie op de informatievoorziening. Ter borging van een veilige, beheersbare en volledig binnen eigen regie opererende samenwerkingsvoorziening is een alternatief noodzakelijk.

In 2025 is een markt- en bureauonderzoek uitgevoerd. Daaruit zijn verschillende oplossingsrichtingen naar voren gekomen, die elk vanuit een eigen ontwerpprincipe als veelbelovend worden gezien. Voor 2026 staat gepland om deze richtingen verder te verdiepen door grootschalige proeftuinen uit te voeren binnen de bestaande werkplekken en infrastructuren. Op basis daarvan kan worden bepaald in welke mate de oplossingen geschikt zijn voor ingebruikname.

Omschrijving einde programma:

Indien een oplossingsrichting kansrijk blijkt voor ingebruikname, wordt een implementatieplan opgesteld en zal de oplossing gefaseerd worden uitgerold naar circa 75.000 werkplekken en gebruikers.

Voor de langere termijn bestaan er, nog niet concrete of definitieve, plannen om de gekozen oplossingsrichting verder uit te breiden met functionaliteiten voor de informatiehuishouding van de organisaties die de oplossing in gebruik nemen.

Welke rol heeft de professional binnen het programma:

De professional vervult de zelfstandige rol van Projectleider en realiseert in samenwerking met specialisten van onder meer shared service‑ en beheerorganisaties de proeftuinen. De Projectleider is verantwoordelijk voor de organisatie, planning en aansturing van multidisciplinaire teams.

Daarnaast stelt de Projectleider mede de scope, resultaten en doelen vast en adviseert de opdrachtgever over haalbaarheid, beoogde effecten, aanpak, benodigde capaciteit en risico’s. Op basis daarvan worden voorwaarden en afspraken vastgesteld. In de dynamische omgeving stemt de Projectleider verwachtingen continu af met specialisten, product owners en senior users. Ook worden besluitvormende documenten opgesteld en wordt de governance ingericht.

Tijdens de uitvoering bewaakt de Projectleider de integraliteit, stuurt betrokken disciplines aan en schakelt waar nodig interne en externe partijen in. Richting en keuzes worden tijdig afgestemd, resultaten gerealiseerd, geïmplementeerd, overgedragen en geëvalueerd, waarbij effectieve samenwerking en besluitvorming door de opdrachtgever centraal staan.

Welke opdracht gaat de professional uitvoeren en welke activiteiten horen daarbij?

De professional is als Projectleider verantwoordelijk voor het zelfstandig in afstemming met anderen opstellen en beheren van de hieronder nader te noemen technische onderdelen.

De activiteiten die horen bij het realiseren van de opdracht zijn

• Opstellen en bewaken van de scope, inclusief het definiëren van doelstellingen, resultaatindicatoren en deliverables, in overleg met de opdrachtgever.
• Adviseren van de opdrachtgever over de veranderdoelen, haalbaarheid, baten, risico’s en benodigde capaciteit.
• Opzetten van governance-structuur, inclusief rollen, besluitmomenten, en overlegvormen om sturing en verantwoording te waarborgen.
• Coördineren van multidisciplinaire teams, waaronder ICT-specialisten, infrastructuurexperts en informatiebeheerders, om de technische realisatie consistent en integraal te realiseren en te coördineren.
• Risicomanagement uitvoeren, door potentiële technische complicaties (bijv. integratie met legacy-systemen) te identificeren en mitigerende maatregelen voor te stellen.
• Stakeholdermanagement, waarbij interne en externe partijen (zoals beleidsafdelingen, leveranciers, gebruikers) betrokken worden, en relaties met de opdrachtgever effectief worden onderhouden.
• Sturen op realisatie, implementatie en overdracht van de oplossing: zorgen dat opgeleverde componenten worden geaccepteerd, geïmplementeerd en overgedragen aan de lijnorganisatie.
• Evalueren en rapporteren, door na oplevering een formele evaluatie uit te voeren en de opdrachtgever décharge te vragen, conform de afgesproken kwaliteits- en resultaatcriteria

Welke deelresultaten zal de professional dienen te behalen gedurende de opdracht:

• Technische ontwerpdocumenten, inclusief werkplekarchitectuur, beveiligingsarchitectuur en integratie‑aspecten.
• Inrichting van test-, acceptatie- en productieomgevingen.
• Migratiescripts, -planning en proefmigraties opgeleverd, inclusief validatie van datakwaliteit, volumes en gebruikersscenario’s.
• Functionele en technische testtrajecten uitgevoerd, met aantoonbare goedkeuring van key-users, security officers en beheerorganisaties.
• Beheer- en supportprocessen ingericht, zoals incident-, wijzigings- en releasemanagement, inclusief overdracht aan de lijn- en beheerorganisaties.

Welke eindresultaten zal de professional aan het einde van de opdracht moeten opleveren.

• Werkend alternatief voor MS Teams in de bestaande werkplekomgeving gerealiseerd en opgeleverd, inclusief configuratie, koppelingen, migratie en een volledig geteste productieomgeving.
• Governance- en beheerstructuur ingericht, met duidelijke rollen, verantwoordelijkheden, processen en beheerafspraken.
• Gebruikersorganisatie voorbereid, door training, communicatie, handleidingen en adoptieactiviteiten.
• Formele overdracht en acceptatie afgerond, inclusief vastgestelde evaluatie, nazorg, en verkregen décharge van de opdrachtgever.