Medior functioneel beheerder

Functieomschrijving:

De functioneel beheerder is er primair verantwoordelijk voor dat een informatiesysteem (geautomatiseerd en niet geautomatiseerd) de werkprocessen goed ondersteunt, voldoet aan de eisen van de gebruikers, daaraan blijft voldoen en dat de functionaliteit consistent is. De functioneel beheerder werkt nauw samen met gebruikers voor het evalueren van de functionele specificaties van een informatiesysteem en het uitwerken van de functionele specificaties bij gewenste wijzigingen. Gerealiseerde wijzigingen worden door de functioneel beheerder getest met acceptatietesten. Daarnaast begeleidt de functioneel beheerder de transitie, m.a.w. de invoering van wijzigingen in de gebruikersorganisatie. Tot slot is de functioneel beheerder een vraagbaak voor gebruikers (in de eerste of tweede lijn) en coördineert oplossingen voor problemen. De functie kenmerkt zich in het overzicht kunnen geven en houden, plannen en organiseren van IV en vertoont voorbeeldgedrag. De functioneel beheerder bedient meerdere klantgebieden, meerdere IV-producten/ –processen zoals beschreven in het framework BiSL binnen de IV-keten. Daarnaast heeft de functioneel beheerder op dit niveau kennis van rijksbrede marktconforme standaarden en modellen op het gebied van infrastructuur, inzicht in de samenhang tussen business-, informatie- en IT-architectuur.

Hoofdtaken

Welke te behalen resultaten en/of hoofdtaken worden er opgedragen en uitgevoerd? Meestal is er sprake van 3 a 4 hoofdtaken. Geef ook de tijdsverdeling in % aan. En noem concrete voorbeelden uit de praktijk. Gebruikersondersteuning 40%: afhandelen van complexere gebruikersvragen en incidenten. Betrouwbare relaties met de gebruikers creëren en helpen in het identificeren van de klantbehoeften.

Communiceren over mogelijke risico’s en verstoringen oplossen. Het informeren van gebruikers over veranderingen in functionaliteit na wijzigingen in het systeem. uur. Beheer 20%: het zoveel mogelijk voorkomen van serviceonderbrekingen door proactief handelen. Risico’s tijdig signaleren en met mitigerende maatregelen ondersteunen. Sturen op KPI’s inclusief het handhaven ven informatiebeveiligingsvereisten.

De functioneel beheerder is verantwoordelijk voor het beheer van de parameters die de werking van de applicatie beïnvloeden en is verantwoordelijk voor de integriteit van de inhoud van de informatiesystemen. Het communiceren over het toezicht houden op de toepassing van het kwaliteitsbeleid in de organisatie

Changemanagement 20%: het toepassen van specifieke kennis om bestaande IV-processen en oplossingen te onderzoeken, zodat potentiële verbeteringen gesignaleerd kunnen worden. Het beoordelen van changes ten gevolge van life-cycle, gewijzigde of nieuwe functionaliteiten.

Testen 15%: het testen en adviseren om wel/niet te exploiteren van informatievoorziening-producten en -processen waarbij samengestelde vraagstukken worden geanalyseerd en definitieve oplossingen worden geleverd ten aanzien van of applicatie of infrastructuur. Projecten 5%: deelname (inter)departementale projecten op vakgebied. Eenvoudige projecten leiden op basis van projectmanagment principes en de kosten en ‘waste’ te minimaliseren. 

Achtergrond opdracht

Mag zelf beslissen wanneer hij gebruikers moet informeren over onbeschikbaarheid of over veranderingen in functionaliteit na wijzigingen. Hierbij het 4-ogenpricipe hanteren. Uitvoering van de informatievoorziening- diensten en -processen worden aan het eigen inzicht overgelaten Er is vrijheid om na analyse van de problematiek/ vraagstelling nieuwe oplossingen/alternatieven aan te dragen en deze af te stemmen op gewijzigde of zich wijzigende omstandigheden Meedenken in het advies of bepaalde informatievoorziening producten en -processen geëxploiteerd moeten worden. Het advies ligt bij de senior functioneel beheerder. Het besluit bij de businessMet wie zijn er contacten (intern en extern) en waarover en wat moet bereikt worden met deze contacten (informatie-uitwisseling, kennisdeling, afstemming op werk van anderen, beïnvloeding van werkzaamheden van anderen).

Concrete voorbeelden uit de praktijk.

• Met de gebruikers van de applicatie (dagelijks); per telefoon, mail of via het ticketingssysteem. Regelmatig contact met de externe dienstverlener die verantwoordelijk is voor het applicatie- en technisch beheer.
• Met eigen collega’s die verantwoordelijk zijn voor coördinatie van diverse processen (incident-, change-, probleem management)
• Met collega functioneel beheerders (in- of extern BuZa) van applicaties van andere afdelingen/ ketenpartners over problemen/ontwikkelingen in de gegevensuitwisseling tussen systemen.
• Met collega IV medewerkers (in- of extern BuZa), zoals business analisten, architecturen en specialisten op het gebied van Privacy en Informatiebeveiliging en Business Intelligence/Datanalyse. 

Over de klant:

Bij BZ zijn wereldwijd ongeveer 5000 medewerkers werkzaam op vertegenwoordigingen in ca. 130 landen. Deze vertegenwoordigingen zijn verbonden in één wereldwijde ICT-infrastructuur bestaande uit diverse informatiesystemen, netwerken en communicatiemiddelen. Binnen BZ zijn een groot aantal IV-taken gebundeld bij de Directie Informatievoorziening en Digital Innovatie (IDI). IDI regisseert o.a. de relatie tussen klanten/opdrachtgevers en leveranciers, met als doel de primaire processen van BZ optimaal te ondersteunen en de medewerkers van BZ zo flexibel mogelijk te laten werken met een eigentijdse, veilige en betrouwbare digitale werkomgeving. Het beheer en onderhoud van de ICT-omgeving (applicaties en techniek) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (BZ) is uitbesteed aan diverse leveranciers, zowel commerciële marktpartijen als overheidsinstellingen. De IDI-organisatie is verantwoordelijk voor strategische regievoering en ondersteuning van de CIO bij het uitvoeren van zijn (inter-) departementale taken op bestuursniveau alsmede voor tactische regievoering (vraag van projectleiders en directeuren / aanbod van SSC’s en andere externe leveranciers) en operationeel niveau (vraag van verschillende gebruikersgroepen en aanbod van specifieke diensten door derden).

Eisen:

• HBO Werk- en denkniveau  
• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring  
• Kennis van ASL, ITIL en BiSL  
• Kennis van en/of ervaring met werken met privacy gevoelige data (AVG) en Informatiebeveiligings richtlijnen (IB/BIO) en het aansturen van leveranciers op deze dossiers
• BISL, HBO diploma Functioneel beheer of vergelijkbaar 
• ITIL Foundation 
• BISL

Wensen:

• Kennis en ervaring met testen
• Kennis en ervaring met personeelsapplicaties
• Kennis en ervaring van bedrijfsprocessen en in het bijzonder HR en salarisprocessen
• Vaardig in het overbrengen van kennis op en het ondersteunen en opleiden van gebruikers in het gebruik van de applicatie en het schrijven 
• van werkinstructies
• Bereidheid tot (incidenteel) uitvoeren van werkzaamheden buiten regulier kantoortijden
• Goede mondelinge en schriftelijke vaardigheden
• Goed ontwikkelde gesprekstechnieken (Spiegelen, Luisteren Samenvatten Doorvragen (LSD))
• Sociaal netwerken (kennishouders in kaart om informatievragen te kunnen beantwoorden)
• Goede mondelnge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden in zowel het nederlands en engels
• Je hebt een resultaatgerichte werkinstelling
• Je bent organisatie sensitief

Competenties:

• Kennis en ervaring met testen
• Kennis en ervaring met personeelsapplicaties
• Kennis en ervaring van bedrijfsprocessen en in het bijzonder HR en salarisprocessen
• Vaardig in het overbrengen van kennis op en het ondersteunen en opleiden van gebruikers in het gebruik van de applicatie en het schrijven 
• van werkinstructies
• Bereidheid tot (incidenteel) uitvoeren van werkzaamheden buiten regulier kantoortijden

Arbeidsvoorwaarden:

Interesse?

Stuur ons dan uiterlijk 3 januari 2025, voor 11:00 uur je recente CV + motivatie voor deze rol, samen met je beschikbaarheid/geplande vakanties en je all-in uurtarief excl. BTW.

Let op: De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past niet binnen de wet DBA. Hierdoor is het niet mogelijk om ZZP'ers te contracteren. Eventueel geïnteresseerde ZZP'ers kunnen zich op detacheringsbasis (= in loondienst) laten aanbieden door partner. Voor vragen over deze procedure kunt u contact opnemen met Lisa Verheij