Eventmanager Griffie/Griffiemedewerker - Freelance opdracht in Arnhem

Vanwege langdurige ziekte van de eventmanager/griffiemedewerker bij de griffie zijn we op zoek naar tijdelijke vervanging. De griffie is een team met zeer betrokken, enthousiaste en deskundige collega’s. We zijn er om het democratisch proces te ondersteunen en staan klaar voor alle Statenleden en fractievolgers. Wij zijn deskundig, toegankelijk, vernieuwend, toegewijd en integer.

Samen met de griffier, de plv. griffier, drie Statenadviseurs, een junior Statenadviseur, een communicatieadviseur, een office/informatiemanager, een griffiemedewerker en een functioneel beheerder zetten we alles op alles om Provinciale Staten (PS) met haar 55 Statenleden en de 15 fracties continu in positie te brengen. Als griffie opereren wij onafhankelijk in het politiek gevoelige, complexe krachtenveld en netwerk van de provincie.

Samen met de office/informatiemanager, functioneel beheerder en de griffiemedewerker, vormt de eventmanager/griffiemedewerker het ondersteuningsteam van de griffie.

De eventmanager/griffiemedewerker:

• is eindverantwoordelijk voor alle organisatorische zaken van de verschillende vergaderingen en evenementen van Provinciale Staten en de griffie (regelen locatie/zalen, catering, aanspreekpunt facilitaire dienst, opstellen van een draaiboek);
• is het aanspreekpunt voor de sprekers bij in- en externe evenementen/bijeenkomsten;
• coördineert diverse evenementen, zoals het Provinciespel, Provinciale Staten trekken de streken in, Opening statenjaar, IPO jaarcongres (in overleg met statenadviseur), Bezoeken aan HdP (w.o. gemeentebezoeken);
• is verantwoordelijk voor het hele proces rond de wisselingen statenleden, fractievolgers en fractiemedewerkers;
• is managementondersteuner van de griffier;
• verzorgt, samen met het ondersteuningsteam, de (digitale) stukkenstroom van en naar Provinciale Staten;
• ondersteunt bij alle overige voorkomende administratieve en organisatorische zaken bij de griffie.

Daarnaast werkt de eventmanager/griffiemedewerker nauw samen met de griffiemedewerker en functioneel beheerder en vervangen ze elkaar bij afwezigheid en/of piekmomenten.

Gelderland, de mooiste provincie van Nederland! Elke dag werken we in de grootste provincie van Nederland samen met 1.500 medewerkers om Gelderland mooi, schoon, welvarend en veilig te houden van en voor ons allemaal. We doen dit met veel inzet, motivatie, kennis en kunde en uiteraard samen met allerlei organisaties en partijen. Samen zoeken we telkens naar nieuwe passende oplossingen voor complexe maatschappelijke opgaven zoals bijvoorbeeld energietransitie, woningbouw, mobiliteit, natuur of milieu. Dit maakt ons werk uitdagend, interessant en zinvol.

• De kandidaat gaat akkoord met detachering
• Je voegt een CV van maximaal 5 pagina's A4 toe.
• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een afgeronde HBO opleiding.
• Kandidaat heeft minimaal 3 maanden werkervaring bij of voor een overheidsorganisatie met het organiseren van vergaderingen en evenementen in een politieke setting.

Wensen:

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over werkervaring bij of voor een griffie, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
  - Kandidaat beschikt over tenminste 3 jaar werkervaring bij of voor een griffie (60 punten)
  - Kandidaat beschikt over 2 tot 3 jaar werkervaring bij of voor een griffie (40 punten)
  - Kandidaat beschikt over 1 tot 2 jaar werkervaring bij of voor een griffie (30 punten)
  - Kandidaat beschikt over 0 tot 1 jaar werkervaring bij of voor een griffie (20 punten)
  - Kandidaat heeft geen werkervaring bij of voor een griffie (0 punten)

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz, aan te tonen met praktijkvoorbeelden.
  - Kandidaat heeft tenminste 2 jaar ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (20 punten)
  - Kandidaat heeft over 1 tot 2 jaar ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (10 punten)
  - Kandidaat heeft over 0 tot 1 jaar ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (5 punten)
  - Kandidaat heeft geen ervaring met het werken met een informatiesysteem, zoals Ibabs of Notubiz (0 punten)

• Kandidaat beschikt over een minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie, aan te tonen met het opleidingsinstituut, de plaats en het afstudeerjaar.
  - Kandidaat beschikt over minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie (20 punten)
  - Kandidaat beschikt niet over minimaal een afgeronde HBO opleiding, met als specifieke afstudeerrichting bestuurskunde of politicologie (0 punten)

• Plannen en organiseren: Je bepaalt op effectieve wijze doelen, prioriteiten en benodigde acties. Bovendien geef je tijd en middelen aan om deze doelen te kunnen bereiken.
• Politiek-bestuurlijke sensitiviteit: Je bent je bewust van de behoeftes en belangen in het bestuurlijke krachtenveld én je eigen invloed hierop. Je weet wat er speelt, wat bestuurders drijft en je weet je effectief te manifesteren in complexe krachtenvelden. Je begrijpt de politiek-bestuurlijke belangen en maatschappelijke verhoudingen.
• Nauwkeurigheid: Je bent zorgvuldig en werkt secuur. Je vindt kwaliteit belangrijk en probeert fouten te voorkomen. Je behoudt overzicht en voert je taken uit op een georganiseerde manier.
• Verbindend vermogen (netwerken): Je bent in staat relaties op te bouwen, te onderhouden en diverse partijen bij elkaar te brengen en aan elkaar te verbinden om tot resultaat te komen.
• Proactief/initiatief nemend: Je onderzoekt de wensen en behoeften van de (interne of externe) klant/gebruiker en handelt hiernaar. Hiermee begin je liever uit jezelf dan dat je passief afwacht. Je wil verbeteren en denkt vooruit.

Startdatum: 12-01-2026
Einddatum: 11-07-2026
Optie tot verlengen: 2 maal 6 maand(en)
Aantal uur per week: 32-36 uur

De interviews vinden plaats op donderdag 18 december 2025. Kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn, ontvangen uiterlijk op maandag 15 december 2025 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.