Managementassistent(e) directeur-generaal vastgoed en bedrijfsvoering rijk

Managementondersteuner directeur-generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk

Wil je werken voor de top in Den Haag? Dat kan als managementondersteuner van directeur-
generaal Vastgoed en Bedrijfsvoering Rijk. Je ontzorgt de directeur-generaal in haar vele
verantwoordelijkheden.
Vanuit Den Haag beheer je onder anderen haar uitdagende agenda. Jouw werk is van groot belang
en onmisbaar voor het Rijksvastgoedbedrijf en de shared serviceorganisaties.

Als managementondersteuner ben je een kei in complex agendabeheer. Je zorgt ervoor dat het
secretariaat op rolletjes loopt. Je houdt agenda's bij, organiseert besprekingen en bereidt deze tot
in de puntjes voor.
Verder bestaan jouw werkzaamheden uit het:
• Toezien dat de directeur-generaal haar vergaderstukken op tijd krijgt;
• Bewaken van de juiste afhandeling van voorgenomen acties;
• Samenvatten van informatie en hier een overzicht van maken;
• Ondersteunen bij vergaderingen zoals het directieteamoverleg en bijeenkomsten (je zorgt voor
een zaal, catering en andere benodigdheden).

Je gaat aan de slag in een bruisende omgeving. Je werkdagen kunnen soms best druk zijn, maar
dit is iets waar jij tegen kunt en wat je prettig vindt. Gelukkig doe je je werk ook niet alleen, je
kunt altijd op je collega’s rekenen, en zij op jou. Denk aan je collega secretaresse met wie je
samen het dg-secreteriaat voert, adviseurs van de directeur-generaal, met wie je in het team van
Bureau DG zit. Maar ook directeuren, de secretaris-generaal en minister en hun secretariaten.

Meest essentiële competenties
Het is belangrijk dat je zelfstandig, nauwkeurig en proactief kunt werken. Ook ben je collegiaal en
discreet. Je bent bewust van de politieke en maatschappelijke afbreukrisico's in het werk. Je hebt
geen 9-tot-5-mentaliteit en doet graag een stapje extra. Je bent integer en laat dat zien in de
omgang met collega's en met vertrouwelijke informatie. Je kunt goed onder druk werken en laat je
niet gek maken door de waan van de dag en hebt een flexibele werkhouding. Ook ben je in staat
om snel te schakelen tussen verschillende onderwerpen. Je hebt humor, bent een teamplayer en
draagt bij aan een plezierige sfeer in het team. Ook ben je leergierig en reflecteer je op je eigen
manier van werken. Je bent klantvriendelijk en hanteert een goede balans tussen een
dienstverlenende en een assertieve houding.

Verder heb je:
• talent voor plannen en organiseren;
• een helikopterview waarmee je gemakkelijk overzicht houdt en op het totale proces kunt sturen

Eisen

• Eis01: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over MBO4 werk- en denkniveau, aangetoond door een MBO4 diploma in de richting van managementassistent of minimaal 10 jaar ervaring als managementassistent. Toelichting: Deze afgeronde en erkende opleidingen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij elke opleiding of deze is afgerond en wanneer het diploma is behaald. Bij het niet benoemen of het diploma is behaald zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
• Eis02: De aangeboden kandidaat beschikt minimaal over minimaal 7 jaar werkervaring, op het gebied van organisatorische en/of management/project ondersteuning. Hierbij is minimaal sprake van: – Minimaal 1 jaar ervaring op directeurs-niveau binnen een overheidsorganisatie; – Ervaring met MS Windows, Outlook en Word. Toelichting: Deze kennis moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van het aantal jaren waarin de kennis is opgedaan en bij welke opdrachtgever, zal de aanbieding terzijde worden gelegd.
• Eis03: De aangeboden kandidaat verklaart dat hij/zij beschikbaar is conform het opdrachtprofiel (uren en opdrachtperiode inclusief eventuele verlengingen). Toelichting: De opdrachtnemer deelt zijn werkzaamheden zelfstandig in. Wel vindt, voor zover dat voor de uitvoering van de opdracht nodig is, afstemming met het Rijksoverheid plaats in geval van samenwerking met anderen, zodat deze optimaal zal verlopen. Indien noodzakelijk voor de werkzaamheden richt de opdrachtnemer zich naar de arbeidstijden bij het Rijksoverheid.
• Eis05: Benoem duidelijk in het cv bij de opleiding en werkervaringen aan welke eis (onder vermelding van het nummer van deze eis) hiermee wordt voldaan. Onder een cv verstaan wij een overzicht van de werkervaring van de kandidaat. Dit is in het Nederlands opgesteld en in Pdf-formaat van maximaal 7 pagina's A4. De kandidaat beschrijft per wens, met behulp van en verwijzing naar referenties, niet ouder dan 7 jaar, hoe en in welke mate hij daaraan voldoet. Hierbij dient het verband tussen de wens en de referentie telkens duidelijk te worden omschreven, per aspect en waar mogelijk aan de hand van concrete voorbeelden en situaties. *De offerte is uitgebracht in PDF conform de richtlijnen van de Wet AVG (zie bijzonderheden). LET OP: Er kan in totaal 1 document worden geüpload. Het CV en de beschrijving van de wensen kunnen worden samengevoegd in 1 document, waardoor er een bestand (van maximaal 10 pagina’s A4) geüpload kan worden. Toelichting: de Inhuurdesk behoudt zich het recht voor om aanbiedingen terzijde te leggen indien er overmatig veel taal- en/of spelfouten in het cv en/of referentie voorkomen. In het cv dient te allen tijde een vermelding van de functienaam, start- en einddatum van de werkzaamheden en aantal gewerkte uren per week te zijn vermeld. Toelichting eisen: de werkervaring en afgeronde opleidingen zoals gevraagd in de eisen moet duidelijk zijn benoemd in het cv van de kandidaat. Benoem de functie, bij welke opdrachtgever deze werkervaring is opgedaan en de periode [mm-jjjj]. Bij het niet benoemen van de functie, het aantal jaren werkervaring en bij welke opdrachtgever deze gevraagde ervaring / kennis is opgedaan, zal de aanbieding terzijde worden gelegd. Toelichting wensen: de werkervaring / kennis zoals gevraagd in de wensen moet middels concrete voorbeelden duidelijk zijn in het cv van de kandidaat. Noem de functie, werkzaamheden, naam van de opdrachtgever(s) en de periode [dd-mm-jjjj]. Bij het niet duidelijk benoemen zal dit leiden tot aftrek van punten.
• Eis06: De aangeboden kandidaat dient te beschikken over voor de uitvoering van de opdracht geschikte elektronische hulpmiddelen. De elektronische hulpmiddelen worden niet door het Rijksvastgoedbedrijf ter beschikking gesteld. Onder elektronische hulpmiddelen vallen mobiele telefoon, computer, laptop en/of tablet.
• Eis07: In verband met de werkzaamheden is het een eis dat een positieve referentie omtrent integriteit verifieerbaar is. Daarnaast dient de kandidaat een Verklaring Omtrent Gedrag te kunnen overleggen binnen 4-6 weken na start van de opdracht.

Wensen

• Wens 01: De mate van organisatorische en/of management/project ondersteunende werkervaring Aspecten: • Ervaring met agendabeheer • Ervaring met het schakelen tussen de verschillende bestuurslagen binnen en buiten de organisatie; • Ervaring met ondersteunen bij vergaderingen; • Ervaring met het samenvatten en overzichtelijk maken van informatie.
• Wens 02: De mate van ervaring als managementassistent binnen een (rijks) overheidsorganisatie Aspecten: • Ervaring als managementassistent op DG-niveau. • Ervaring met het omgaan met vertrouwelijke informatie; • Ervaring met politiek/bestuurlijke aspecten; • Ervaring met Filenet/DigiJust en Digidoc;

Vul je gegevens hieronder in, dan nemen we binnen 2 uur contact met je op om samen te kijken of er een match is. Heb je nog vragen? Bel ons op verborgen of stuur een e-mail naar  We helpen je graag verder!