Managementassistent

De Connectie
Direct solliciteren

Als secretariële ondersteuner kom je te werken voor de arbeidsmarktregio Midden-Gelderland. In de arbeidsmarktregio werken werkgevers, werknemers, gemeenten, UWV en onderwijsinstellingen met elkaar samen in het Regionaal Werkbedrijf (RWB). De focus ligt op het duurzaam aan het werk helpen van inwoners die een steuntje in de rug kunnen gebruiken. Daarbij ondersteunen we de samenwerking tussen gemeenten en UWV rondom dit onderwerp en de modules participatie die in de Modulaire Gemeenschappelijke Regeling (MGR) zijn ondergebracht.

De samenwerking in de arbeidsmarktregio is complex. Er zijn veel partijen betrokken bij de samenwerking. Ieder met zijn eigen cultuur, inrichting, aansturing en belangen. Met de op handen zijnde herinrichting van de arbeidsmarktinfrastructuur gaat er de komende jaren mogelijk veel veranderen in de arbeidsmarktregio. Ook zijn er veel externe ontwikkelingen die van invloed zijn op wat wij doen.

Je komt te werken in een hecht netwerkteam. Dit netwerkteam staat opgesteld om de regionale samenwerking te stimuleren en te ondersteunen. Het team bestaat uit een coördinator, regiosecretaris, beleidsadviseurs en administratieve ondersteuning. Als secretariële ondersteuner ondersteun je de regiosecretaris en vorm je onderdeel van dit netwerkteam

Verantwoordelijkheden

Als nsecretariële ondersteuner biedt je primair ondersteuning aan de regiosecretaris die verantwoordelijk is voor agendering van alle overleggen die in de arbeidsmarktregio plaatsvinden. Daarnaast bied je hand- en spandiensten aan het netwerkteam van de arbeidsmarktregio Midden Gelderland.

De basistaken zijn:


  • Agendabeheer met als uitdaging de complexe afspraken

  • Mailverkeer/mailbox beheren

  • Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor (inplannen, organiseren faciliteiten en locaties, uitnodigingen verzenden en indien nodig verslagleggen)

  • Je bewaakt de administratieve organisatie (actie en afsprakenlijsten bijhouden, archiveren, etc)


Daarnaast:

  • Werk je samen met onze collega administratieve ondersteuning in het netwerkteam, zodat jullie elkaar kunnen opvangen tijdens bv vakanties. Zoals onder andere het coderen van facturen.

  • Heb je afstemming met de secretariële ondersteuners van de twee andere modules binnen de MGR, zodat jullie elkaar ook hier kunnen opvangen waar nodig.


Plannen & organiseren en ondersteunen zit in je bloed, daar bestaat geen twijfel over. Net als snel kunnen schakelen en initiatief nemen. Je maakt makkelijk verbinding binnen en buiten de organisatie. Daarnaast ben je flexibel, communicatief sterk in woord en schrift, nauwkeurig en resultaatgericht. Je bent zeer bedreven met Office 365; we werken veel met teams, word, powerpoint en excel.

De kandidaat is inzetbaar vanaf .03-06-2024 tot en met 31-10-2024 voor 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

Eisen



  • De kandidaat is inzetbaar vanaf .03-06-2024 tot en met 31-10-2024 voor 24 uur per week. De inhuuropdracht kan optioneel worden verlengd. De startdatum is onder voorbehoud van een tijdige afronding van de Offerteprocedure. Dit kan ook betekenen dat de startdatum van de opdracht zal moeten worden opgeschoven. Aan de vermelde startdatum in de Offerteaanvraag kunnen zodoende geen rechten worden ontleend.

  • Eis 1.
    U voegt een cv van maximaal 7 pagina's A4 toe. U dient gebruik te maken van het bijgevoegde template en alle gevraagde onderdelen in te vullen.

  • Eis 2.
    Voor deze aanvraag zetten wij voornamelijk in op relevante kennis en werkervaring:
    De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal MBO werk- en denkniveau.

    Dit is een eis en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Wanneer blijkt dat de kandidaat niet over het gevraagde werk- en denkniveau beschikt, zal uw bieding terzijde worden gelegd.


  • Eis 3.
    De kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 2 jaar werkervaring met secretariële werkzaamheden binnen een grote (500+) organisatie.

    Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj).


  • Eis 4.
    De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met het beheren van meerdere agenda

    Benoem het nummer van deze eis expliciet in het CV bij de werkzaamheden. Geef een beschrijving in het CV waar deze ervaring uit blijkt, benoem de naam van de opdrachtgever(s) en de perioden (mm-jj t/m mm-jj).


  • Eis 5.
    Vereiste (gedragscompetenties) en vaardigheden:
    Accuresse
    Werkt nauwkeurig en zorgvuldig, heeft oog voor detail en maakt weinig fouten.

    Besluitvaardigheid
    Neemt eigenstandig beslissingen of spreekt zijn mening uit, ook wanneer zaken onzeker zijn of risico’s inhouden. Toont zich op zijn handelen aanspreekbaar.

    Flexibel gedrag
    Staat open voor en speelt adequaat en doelgericht in op verander(en)de en snel wisselende omstandigheden.

    Initiatief
    Signaleert kansen. Handelt ernaar en durft daarbij risico’s te nemen om uiteindelijk een bepaald herkenbaar voordeel voor de organisatie te behalen. Begint liever uit zichzelf dan passief af te wachten.

    Luisteren
    Verzamelt belangrijke informatie uit mondelinge mededelingen. Geeft aandacht en ruimte aan gesprekspartners. Vraagt door en gaat in op reacties.

    Mondelinge uitdrukkingsvaardigheid
    Maakt feiten, meningen en ideeën aan anderen in begrijpelijke taal mondeling duidelijk.

    Organisatievermogen
    Bepaalt prioriteiten en geeft de benodigde acties, tijd en middelen aan om ervoor te zorgen dat activiteiten plaats vinden en zaken geregeld worden. Evalueert de voortgang en stelt waar nodig de planning en opzet bij.

    Resultaatgerichtheid
    Maakt een vertaalslag van doelen naar beoogde resultaten en weet deze op een efficiënte en effectieve wijze te realiseren. Toont zich aanspreekbaar op resultaten.

    Sociale vaardigheid
    Beweegt zich tactvol en gemakkelijk in contacten met anderen. Is in staat met zijn optreden emoties en de sociale interactie te beïnvloeden.

    Bovenstaande competenties / vaardigheden hoeven niet benoemd te worden in het CV maar dienen middels concrete voorbeelden duidelijk uit te komen tijdens het verificatiegesprek. Wanneer blijkt dat tijdens het verificatiegesprek de kandidaat niet over de gevraagde competenties / vaardigheden beschikt, zal dit leiden tot uitsluiting van de offerte.


  • Eis 6.
    Akkoordverklaring:

    De Connectie maakt gebruik van een broker. Bij een inzet zal de contractuele afhandeling door onze broker Headfirst worden gedaan. Tevens verloopt het facturatieproces ook via deze broker. Eventuele vragen hierover kunnen wij ten tijde van de gunning beantwoorden. Kijk voor algemene voorwaarden van Headfirst op de webiste: www.headfirst.nl en zie OSV in de documenten.



Wensen



  • Wens 1.
    De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledige diploma op minimaal MBO 3 Niveau.

    Dit is een wens en moet duidelijk blijken uit het CV van de kandidaat. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

    Puntenverdeling:
    0/5 = De kandidaat is niet aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledige diploma op minimaal MBO 3 Niveau.
    3/5 = De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledige diploma op minimaal MBO 3 Niveau.
    5/5 = De kandidaat is aantoonbaar in het bezit van een erkend, afgerond en volledige diploma op minimaal MBO 4 Niveau.


  • Wens 2.
    De kandidaat heeft aantoonbaar ervaring met notuleren en verslaglegging.

    Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt
    Middels deze toelichting zal de mate van vakbekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

    Puntenverdeling:
    0/5 = onvoldoende t.a.v. andere biedingen
    1/5 = matig t.a.v. andere biedingen
    2/5 = voldoende t.a.v. andere biedingen
    3/5 = ruim voldoende t.a.v. andere biedingen
    4/5 = goed t.a.v. andere biedingen
    5/5 = uitstekend t.a.v. andere biedingen


  • Wens 3.
    De kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring binnen de overheid.

    Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt
    Middels deze toelichting zal de mate van vakbekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

    Puntenverdeling:
    0/5 = De kandidaat heeft niet aantoonbaar werkervaring binnen de overheid.
    5/5 = De kandidaat heeft aantoonbaar werkervaring binnen de overheid.


  • Wens 4.
    De kandidaat heeft aantoonbaar intensieve kennis van Microsoft Office 365.

    Motiveer de rol van de kandidaat, geef in de toelichting aan hoeveel maanden ervaring met bovenstaande is opgedaan en geef een situatieschets waaruit deze werkervaring blijkt
    Middels deze toelichting zal de mate van vakbekwaamheid worden beoordeeld d.m.v. een puntenverdeling. Bij het niet duidelijk benoemen of alleen een verwijzing naar het CV, zal dit leiden tot geen toekenning van punten.

    Puntenverdeling:
    0/5 = onvoldoende t.a.v. andere biedingen
    1/5 = matig t.a.v. andere biedingen
    2/5 = voldoende t.a.v. andere biedingen
    3/5 = ruim voldoende t.a.v. andere biedingen
    4/5 = goed t.a.v. andere biedingen
    5/5 = uitstekend t.a.v. andere biedingen



Vul hieronder je gegevens in en we nemen binnen 24 uur contact met je op om te kijken of er een match is. Heb je nog aanvullende vragen? Neem dan contact op met Eelco Grunenberg op +31 6 43 499 088 of via [email protected]
Direct solliciteren