Documentspecialist – Overheidsorganisatie - Verloning opdracht

Opdrachtomschrijving

Wat is Klantinteractie voorzieningen?
Klantinteractie voorzieningen is een agile lerende organisatie met professionele medewerkers, die bijdrage levert aan het verbeteren van de digitale dienstverlening van de overheid. Het organisatieonderdeel handelt zelfstandig en in lijn met de missie, visie en ambities van de overheid. Gebruikt daarbij de methodiek Service design om daarmee de externe en/of interne klant centraal te stellen. Klantinteractie voorzieningen vernieuwt formulieren, websites en portalen. Dat vraagt om een multidisciplinaire aanpak in agile teams.
Waarom dit project?
De organisatie werkt hard aan het verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven. Een belangrijk onderdeel daarvan is het duidelijk en consistent communiceren via onze brieven. Daarom stappen we organisatiebreed over op het gebruik van Generieke Document Creatie (GDC) – een softwareoplossing waarmee we kennisintensieve brieven efficiënt en uniform kunnen opstellen. Voordat collega’s met GDC aan de slag kunnen, moeten alle bestaande brieven zorgvuldig worden herbouwd in dit nieuwe systeem. Daarvoor is het Project Brievenbouw GDC in het leven geroepen.
Tijdelijke versterking gezocht
Door de intensieve voorbereidingsfase en de hoeveelheid brieven die moeten worden overgezet, ontstaat er tijdelijk extra werkdruk binnen het projectteam. Om die reden zoeken we versterking.
Organisatorische context en cultuur
De organisatie draagt bij aan een financieel gezond Nederland. Dat doen we door eerlijk en zorgvuldig belasting te heffen en te innen. Met deze missie zorgen we ervoor dat er in Nederland geld is voor onder meer zorg, onderwijs en openbaar vervoer. Onze visie helpt ons om onze taken uit te voeren in een steeds veranderende samenleving. De IV- organisatie is verantwoordelijk voor en verzorgt de ICT-voorzieningen. Dit gebeurt deels door gebruik te maken van de expertise die intern aanwezig is, maar ook door het aantrekken van (kant-en-klaar) oplossingen en expertise uit de markt.

Heldere en begrijpelijke communicatie met burgers en bedrijven is topprioriteit. Via brieven, beschikkingen en formulieren informeren we miljoenen mensen — en jij, als documentspecialist, speelt daarin een sleutelrol.
Je bent onderdeel van het RTO Beheer-team binnen de afdeling Klantinteractie & -Services in Utrecht. Hier werk je samen met documentbouwers, redacteuren, vakspecialisten, planners en product owners aan content die raakt. Binnen het team Generieke Document Creatie (GDC) ben jij de brug tussen inhoud, techniek en uitvoering.

• ondersteun je bouwers bij het opstellen van goed functionerende briefmodellen;
• leid je trainers op, zodat eindgebruikers goed voorbereid met GDC aan de slag kunnen;
• zorg je dat brieven ‘bouwklaar’ zijn door technische en inhoudelijke checks te doen;
• geef je gevraagd en ongevraagd advies over het bouwen van brieven en het verbeteren van processen;
• fungeer je als vraagbaak en kennisdrager binnen het project.

Je combineert technische precisie met communicatieve vaardigheid en weet complexe informatie toegankelijk te maken voor je collega’s. Je denkt vooruit, deelt je kennis actief en staat stevig in je schoenen wanneer je feedback geeft of ontvangt. Je werkt hybride, met Utrecht als standplaats — een plek waar collega’s regelmatig samenkomen om elkaar te helpen en te versterken.

Eisen

• hbo werk en denk niveau
• Ervaring met het bouwen en testen van brieven/briefmodellen in document opmaaksystemen
• Gemotiveerd zijn en graag willen leren
• Werkt zeer nauwkeurig (testmentaliteit), planmatig en gestructureerd
• Nauwkeurigheid, gevorderde kennis HTML en XML en XPath
• Opleiding op gebied van IT
• Senior bouwer, 3 jaar ervaring

Wensen

• Opleiding op gebied van IT
• Bewezen ervaring met documentcreatie en het vertalen van teksten naar brief- en huisstijlmodellen
• Ervaring met Word
• Ervaring met werken binnen een zelfsturend of zelfregulerend (scrum)team
• Affiniteit met IT, en kan goed analyseren en logisch denken
• Ambitie om je vast te bijten in complexe briefmodellen, formulieren en beschikkingen — en die zo op te bouwen dat ze technisch kloppen én voor de eindgebruiker helder zijn
• Klantgericht en weet snel tot de kern van de vraag te komen
• Helpt bouwers en opdrachtgevers om tot de beste oplossing te komen binnen GDC
• Deelt kennis, denkt mee en stelt de juiste vragen
• Legt makkelijk contact, werkt graag samen en vindt het vanzelfsprekend om anderen te coachen of op weg te helpen
• Enthousiast, betrokken en laat je niet uit het veld slaan als het even tegenzit
• Schakelt soepel tussen verschillende werkzaamheden en voelt je thuis in een organisatie die volop in beweging is
• Hybride werken; standplaats is Utrecht, waar regelmatig wordt samengewerkt aan goed gebouwde, begrijpelijke communicatie

Competenties

• Analytisch vermogen: Je doorziet snel complexe inhoud en vertaalt die naar heldere, logische documentstructuren.
• Technisch inzicht: Je begrijpt de werking van GDC en weet hoe je brieven functioneel en flexibel opbouwt.
• Kwaliteitsgerichtheid: Je levert nauwkeurig werk af en bewaakt de technische én inhoudelijke kwaliteit van documenten.
• Klantgerichtheid: Je stemt goed af met opdrachtgevers en bouwers, en denkt mee in werkbare oplossingen.
• Samenwerken: Je werkt prettig met redacteuren, bouwers, planners en andere specialisten aan één gezamenlijk doel.
• Communicatieve vaardigheid: Je weet je kennis duidelijk over te brengen, zowel mondeling als schriftelijk.
• Coachend vermogen: Je begeleidt collega’s, leidt trainers op en bent een vraagbaak binnen het project.
• Flexibiliteit: Je beweegt makkelijk mee met veranderende eisen, deadlines of teambehoeften.