Interim Directiesecretaresse

Organisatie
Iedereen die bij de gemeente werkt, bouwt direct of indirect en uit volle overtuiging mee aan Zoetermeer. Door heldere keuzes te maken, verbindingen te leggen en uit te gaan van ieders eigen kracht zien we de stad mooier en beter worden. We zijn trots op het resultaat van vandaag en bouwen aan de resultaten van morgen.

Samen, open, flexibel en lerend creëren we oplossingen voor maatschappelijke vraagstukken. Groot en klein, voor de stad en de mensen, voor nu en de toekomst We zien mogelijkheden, benutten kansen en maken ruimte voor ideeën en initiatief. Met hart voor de stad samen bouwen aan het Zoetermeer van vandaag én morgen. Dat is de misse waar wij voor gaan!

Afdeling
De functie is gepositioneerd binnen het team Bestuursondersteuning, bestaande uit 25 collega’s. Er heerst een prettige werksfeer met veel ruimte om je werk naar eigen inzicht te kunnen doen. Het team Bestuursondersteuning heeft als ambitie bij te dragen aan een stabiel en optimaal functionerend gemeentebestuur. Samen met drie andere collega’s vorm je het Directiesecretariaat. Verder bestaat het team Bestuursondersteuning uit de volgende onderdelen: bestuurssecretariaat, bestuursadvies, bestuursondersteuning, kabinetszaken en public affairs, onder leiding van een teammanager. Allen werken op de as tussen de bestuurlijke en ambtelijke organisatie.

Opdracht
Als directiesecretaresse ben je de steun en toeverlaat van de directie en de ambtelijk opdrachtgevers. Je ontzorgt en voert administratieve werkzaamheden uit voor de individuele directieleden. Ook ondersteun je het managementteam, bijvoorbeeld met de organisatie van bijeenkomsten. Je werkt nauw samen met drie andere directiesecretaresses. Jullie stemmen onderling goed af; zo weten jullie niet alleen wat er bij alle directieleden speelt, maar kunnen jullie ook, waar nodig, zaken van elkaar overnemen. De afdeling is een slag aan het maken naar meer digitaal samenwerken. Jij draagt proactief je steentje bij aan deze ontwikkeling.

De werkzaamheden bestaan uit:
• complex agendabeheer, e-mailbeheer en het plannen van afspraken
• secretariële werkzaamheden en voorbereiden van overleggen
• behandelen van telefoontjes, aannemen van verzoeken en verstrekken van algemene informatie
• organiseren van bijeenkomsten voor het managementteam
• signaleren en proactief communiceren over zaken waar de directie, de directe collega ‘s en de organisatie van op de hoogte moeten zijn
• bijdragen aan de verdere ontwikkeling van digitaal samenwerken (Microsoft 365)