Inkoopadministrateur - Freelance opdracht in Rotterdam

Jij bent bekend met het motto van Rotterdam ‘geen woorden, maar daden’. Naast het maken van de nodige meters ben jij het gezicht van de afdeling Frontoffice Inkoop. Jij weet ze allemaal te voorzien van de juiste informatie als het gaat om inkoopzaken en inkoopprocedures.

Jouw functie
Na een heerlijk kopje Rotterdamse koffie ga je aan de slag met een aantal bestelaanvragen. Je controleert ze op volledigheid en juistheid, zet ze om in een inkooporder en stuurt ze door naar de leverancier. In de middag heb je een afspraak met één van je interne collega’s die advies nodig heeft voor een aanbesteding. Je levert input en adviseert over het bestelproces.

Vervolgens pak je met je collega’s de onvolledige dossiers op en zorg je ervoor dat alle gegevens juist verwerkt worden in het systeem Oracle. Je checkt of alle gegevens juist zijn aangeleverd door de inkopers en stuurt de contracten door naar de aanbestedingsspecialisten voor een laatste check. Verder ben je ook verantwoordelijk voor contracten die administratief verlengd moeten worden. Tegen het eind van het jaar sluiten we aan de hand van lijstwerk de inkoopordernummers af en helpen we elkaar in deze drukke periode waar nodig is.

De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken van het cluster Bestuurs- en Concernondersteuning (BCO) van de gemeente Rotterdam draagt zorg voor de steeds verdere professionalisering van de inkoopfunctie binnen de gemeente en draagt zorg voor het efficiënt, doelmatig en rechtmatig inkopen van leveringen, diensten en werken ten behoeve van het concern. Uitgangspunt is dat inkoop ingezet wordt om via de externe markt ‘het beste voor Rotterdam’ te verkrijgen. Dit impliceert dat middels inkoop een bijdrage wordt geleverd aan het verwezenlijken van concerndoelstellingen, zoals het realiseren van besparingen, het optimaliseren van bedrijfsprocessen, kansen bieden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt en het verwezenlijken van duurzaamheidsdoelstellingen.

Om tot deze doelstellingen te komen is een goed ingerichte en efficiënte inkoopadministratie van belang. De afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken bestaat uit meerdere backoffice teams (inkopers) en de Frontoffice Inkoop. Als inkoopadministrateur ben je werkzaam bij de Frontoffice van de afdeling Inkoop en Aanbestedingszaken en is het eerste ingangspunt voor de clusters en leveranciers bij vragen over inkoop.

Onze organisatie
Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Die bekend staat als innovatief en internationaal. Een stad met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven, in deze voorhoede werk jij. Met de stad als leerschool kun je aan de slag met onderwerpen waar jij van bent en van wilt zijn. Voor en samen met meer dan 630.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Een organisatie die jou de ruimte geeft om te groeien, die je de vrijheid en verantwoordelijkheid biedt om Rotterdam en jezelf vooruit te helpen.

Je bent dé inkoopadministrateur met een hands-on mentaliteit en durft in ons frisse jonge team in elk gat te springen.
Met jouw leervermogen laat jij zien dat je aan de hand van informatie, handleidingen en instructies het werk snel kunt oppakken. Je gaat daarbij integer en proactief te werk. Daarnaast ben je communicatief zeer vaardig en weet jij sterk maar dienstverlenend op te treden naar interne klanten, leveranciers en collega’s. Je bent resultaatgericht en laat dit terugzien in de opgeleverde dossiers. Goed samenwerken en flexibiliteit vind je belangrijk. Daarentegen kun je ook goed zelfstandig werken en krijg je met regelmaat complimenten terug uit je team over jouw probleemoplossend vermogen. Je werkt accuraat en planmatig, daarnaast ben je ondernemend en kom je tijdens een teamvergadering geregeld met goede ideeën om de klanttevredenheid nog meer te verhogen.

• Je beschikt over minimaal een afgeronde hbo-opleiding.

• Je hebt in de afgelopen twee jaar werkervaring opgedaan als inkoopadministrateur, waarbij je aantoonbaar ervaring hebt met het toetsen van binnenkomende bestelaanvragen op rechtmatigheid en doelmatigheid en het zorgvuldig vastleggen van de uitkomsten. Daarnaast heb je ervaring met het verstrekken van inkoopopdrachten aan leveranciers, fungeer je als aanspreekpunt voor inkoopvraagstukken en adviseer je collega’s ten behoeve van de inrichting en optimalisatie van bestelprocessen.

• Je hebt in de afgelopen twee jaar aantoonbare kennis van en werkervaring met het systeem Oracle Cloud opgedaan.

De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.

Wensen

• Je beschikt over een afgeronde inkoopopleiding, zoals Nevi 1, Nevi 2 of een afgeronde minor inkoop.

• Je hebt werkervaring opgedaan als medewerker debiteuren en/of medewerker crediteuren.

• Je hebt werkervaring opgedaan als inkoopadministrateur of operationeel inkoper binnen een gemeente.

• Je hebt kennis van en werkervaring met een contractbeheersysteem.

• Werklocatie: Wilhelminakade 179
• Thuiswerkbeleid: De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats op kantoor en deels vanuit huis.
• Startdatum: Naar verwachting begin/medio februari
• Aantal medewerkers: 2
• Uren per week: 36–40 uur
• Duur opdracht: 4 maanden
• Verlengingsopties: 2 x 4 maanden
• Data voor verificatiegesprek: Week 4
• De aangeboden kandidaat gaat akkoord met detachering.